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14. PREGUNTAS FRECUENTES (FAQ)
Acceso y Seguridad
P: ¿Qué hago si olvidé mi contraseña?
R: En la pantalla de inicio de sesión, haga clic en "¿Olvidé mi contraseña?", ingrese su correo y recibirá un enlace para restablecerla. El enlace expira en 24 horas. Si no recibe el correo, revise su carpeta de spam o contacte a su administrador para que le envíe acceso manual.
P: No recibo el correo de recuperación de contraseña. ¿Qué hago?
R: Revise la carpeta de correo no deseado o spam. Si usa correo corporativo, es posible que su filtro de seguridad esté bloqueando los correos. Contacte a su administrador para que le reenvíe la contraseña directamente desde el módulo de Usuarios.
P: Mi cuenta fue bloqueada. ¿Por qué y cómo la desbloqueo?
R: El sistema bloquea temporalmente una cuenta después de varios intentos fallidos de contraseña consecutivos. Espere 15 minutos e intente de nuevo, o solicite a su administrador que desbloquee la cuenta desde el módulo de Usuarios.
P: ¿Puedo iniciar sesión desde mi teléfono?
R: Sí. SERVIX funciona desde el navegador de cualquier dispositivo (teléfono, tablet, computadora). Use Chrome o Safari para la mejor experiencia. No necesita instalar ninguna aplicación.
P: ¿Qué es la autenticación de dos factores (2FA) y debo activarla?
R: Es una capa adicional de seguridad que solicita un código de 6 dígitos generado por una aplicación en su teléfono (como Google Authenticator) además de su contraseña. Es altamente recomendable para cuentas con acceso a información sensible (Administrador, Supervisor). Actívela desde Mi Perfil → Autenticación de dos factores.
P: Perdí mi teléfono y tengo activado el 2FA. ¿Cómo entro al sistema?
R: Use los códigos de respaldo que debió guardar al activar el 2FA. Si no los tiene, solicite a su administrador que desactive el 2FA de su cuenta desde el módulo de Usuarios.
Actividades
P: ¿Por qué no puedo editar una actividad que ya está completada?
R: Las actividades completadas quedan bloqueadas para proteger la integridad del registro histórico. Solo un usuario con el permiso especial "editar actividades cerradas" puede modificarlas. Solicite este permiso a su administrador si necesita realizar correcciones.
P: Creé una actividad con la fecha incorrecta. ¿Cómo la corrijo?
R: Si la actividad aún está en estado Pendiente o Confirmada, puede editarla desde el detalle de la actividad haciendo clic en el ícono de edición. Si ya fue completada, contacte a su administrador.
P: El técnico dice que no le llegó la notificación de la actividad. ¿Qué hago?
R: Verifique que el correo del técnico sea correcto en el módulo de Usuarios. Revise también la bandeja de spam del técnico. Como alternativa inmediata, el técnico puede ver sus actividades directamente en su Dashboard de Campo al iniciar sesión.
P: ¿Puedo asignar una actividad a más de un técnico?
R: El sistema actualmente asigna actividades a un técnico principal. Si necesita que dos técnicos trabajen juntos, asigne al técnico principal y use los comentarios internos para coordinar con el segundo técnico.
P: El formulario de servicio no aparece cuando creo una actividad. ¿Qué falta?
R: El formulario personalizado debe estar configurado en el catálogo de Servicios. Vaya a Catálogos → Servicios, seleccione el servicio en cuestión y verifique que tenga campos definidos en la sección de "Constructor de Formulario".
P: ¿Cómo cancelo una actividad ya creada?
R: Abra la actividad → haga clic en el botón de estado → seleccione Cancelada. Escriba el motivo de cancelación. El técnico y el cliente recibirán notificación automática.
P: La actividad está en proceso pero el técnico necesita parar por hoy y continuar mañana. ¿Qué se hace?
R: El técnico puede dejar el formulario incompleto (el autoguardado conservará su progreso) y cambiar el estado a Pausada si ese estado está habilitado, o simplemente dejar la actividad En Proceso y registrar en los comentarios que se continuará al día siguiente. Cuando regrese, continúa donde quedó.
Cotizaciones
P: El cliente dice que el enlace de la cotización no funciona o está vencido. ¿Qué hago?
R: El enlace tiene una fecha de vigencia igual a la fecha de vencimiento de la cotización. Si ya venció, abra la cotización, cambie la fecha de vencimiento a una fecha futura y haga clic en Reenviar al Cliente para generar un nuevo enlace.
P: ¿Puedo enviar la cotización en PDF directamente sin usar el enlace de aprobación en línea?
R: Sí. Desde el detalle de la cotización, haga clic en Descargar PDF y envíe el archivo adjunto por su propio correo. En ese caso, deberá registrar la aprobación manualmente en el sistema cuando el cliente responda.
P: Un cliente aprobó la cotización pero quiere hacer cambios. ¿Puedo editarla?
R: Las cotizaciones aprobadas no se pueden editar directamente. El procedimiento correcto es:
- Duplicar la cotización (si la función está disponible) o crear una nueva.
- Realizar los ajustes solicitados.
- Enviar la nueva versión al cliente para su aprobación.
P: ¿Cómo sé cuánto llevamos cobrado de una cotización con pagos parciales?
R: Abra la cotización → vaya a la pestaña Pagos. Verá un resumen del monto total, monto cobrado y saldo pendiente.
Tickets
P: ¿Por qué el ticket cambió a "Cerrado" sin que yo lo cerrara?
R: El sistema tiene un cierre automático configurado: si el ticket está en estado Resuelto y el cliente no responde en un número de horas determinado (configurable por el administrador), se cierra automáticamente. Esto es normal y evita tickets olvidados abiertos por tiempo indefinido.
P: El cliente dijo que su problema no fue resuelto pero el ticket ya está cerrado. ¿Qué hago?
R: Puede reabrir el ticket. Vaya al ticket cerrado y haga clic en Reabrir Ticket. Cambiará a estado Abierto nuevamente y podrá continuar la atención.
P: ¿Puedo responder un ticket por correo electrónico sin entrar al sistema?
R: Esta función depende de la configuración de su empresa. Si está habilitada la respuesta por correo (IMAP), simplemente responda el correo de notificación que recibió y su respuesta se agrega automáticamente al hilo del ticket. Si no está habilitada, debe ingresar al sistema para responder.
Inventario
P: Un producto aparece con alerta de stock bajo. ¿Qué debo hacer?
R: El badge amarillo indica que el inventario está por debajo del nivel mínimo configurado. Genere una orden de compra al proveedor registrado y, cuando reciba el material, registre la Entrada de Stock desde el módulo de Inventario para actualizar los niveles.
P: ¿Cómo sé qué actividades consumieron determinado producto?
R: Desde el detalle del producto, en la pestaña Historial de Movimientos, verá cada entrada y salida con referencia a la actividad que generó el movimiento (si se registró correctamente en la salida de stock).
Usuarios y Permisos
P: Un usuario no puede ver cierta sección del menú. ¿Por qué?
R: El menú muestra solo las secciones permitidas según el rol del usuario. Si necesita que un usuario acceda a una sección adicional, el administrador debe modificar su rol o crear un rol personalizado con los permisos necesarios.
P: ¿Puedo tener el mismo correo en dos empresas diferentes dentro de SERVIX?
R: No. Cada correo electrónico corresponde a una cuenta única en la plataforma. Si una persona trabaja en dos empresas dentro de SERVIX, necesita usar correos electrónicos diferentes para cada cuenta.
P: ¿Qué pasa con los registros de un usuario que fue desactivado?
R: Los registros se conservan intactos. Las actividades, cotizaciones y tickets creados por ese usuario siguen visibles. Solo se bloquea su acceso al sistema. Para eliminar permanentemente al usuario es necesario contactar al administrador.
Facturación
P: Mi pago por transferencia fue rechazado. ¿Qué hago?
R: Verifique que suba el comprobante correcto con el número de referencia visible. El comprobante debe ser el original de la transferencia (no una fotografía borrosa). Si el rechazo persiste, contacte directamente al equipo de SERVIX.
P: Quiero cambiar a un plan superior. ¿Cómo lo hago?
R: Vaya a Configuración → Plan → Solicitar Cambio de Plan, seleccione el plan deseado y envíe la solicitud. El equipo de SERVIX la revisará y aplicará el cambio.
Inteligencia Artificial
P: El asistente de IA dice que alcancé el límite diario. ¿Cuándo puedo volver a usarlo?
R: El límite se reinicia a la medianoche de cada día. Si necesita un límite mayor, solicite a su administrador que gestione un aumento de cuota con el equipo de SERVIX.
P: Las respuestas del asistente de IA no son precisas o no reflejan mis procesos. ¿Qué puedo hacer?
R: Contacte al equipo de soporte de SERVIX para solicitar que se actualice el contexto del asistente de IA con información de su negocio. Esto mejora significativamente la precisión de las respuestas.
P: ¿El asistente de IA tiene acceso a mis datos privados?
R: El asistente utiliza únicamente el contexto que usted le proporciona en la conversación y el documento de contexto cargado por el administrador. No accede a registros de otros clientes ni a información confidencial del sistema sin que usted se la indique explícitamente.