Apariencia
9. MANUAL DEL OPERADOR
¿Quién debe leer este capítulo? El Operador es el usuario interno que captura y gestiona la información del día a día: crea actividades, elabora cotizaciones, atiende tickets y mantiene actualizada la información de clientes.
9.1 Crear una Actividad de Servicio
Ruta: Menú lateral → Actividades → + Nueva Actividad
Formulario de Nueva Actividad
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Servicio | Tipo de servicio a realizar (del catálogo) | ✅ Sí |
| Cliente | Cliente para quien se realiza el servicio | ✅ Sí |
| Sitio | Ubicación donde se realizará | ✅ Sí |
| Unidad | Área o equipo específico (si aplica) | No |
| Técnico asignado | Usuario que ejecutará el trabajo | ✅ Sí |
| Fecha programada | Fecha y hora de inicio | ✅ Sí |
| Duración estimada | Tiempo esperado de ejecución (horas/minutos) | No |
| Prioridad | Normal / Alta / Urgente | ✅ Sí |
| Descripción | Instrucciones o detalles para el técnico | No |
| Notas internas | Comentarios solo visibles para el equipo | No |
Paso a paso:
- Vaya a Actividades → + Nueva Actividad.
- Seleccione el Servicio del catálogo. Los campos del formulario se actualizan según el servicio seleccionado.
- Seleccione el Cliente. Automáticamente se cargan sus sitios disponibles.
- Seleccione el Sitio. Si el sitio tiene unidades, se cargan en el campo siguiente.
- Asigne un Técnico del listado de usuarios activos.
- Establezca la Fecha y hora programada.
- Complete los campos adicionales según sea necesario.
- Haga clic en Crear Actividad.
Resultado esperado: La actividad queda registrada con estado "Pendiente" y aparece en el calendario. El técnico asignado recibe una notificación.
Detección de empalme de horario
Si el técnico seleccionado ya tiene otra actividad programada en el mismo horario, el sistema muestra una advertencia con el detalle del conflicto antes de guardar.
Tiene dos opciones:
- Cancelar — para ajustar la fecha, hora o técnico asignado.
- Guardar de todas formas — si el empalme es intencional o ya fue coordinado con el técnico.
Esta verificación también aplica al editar una actividad y al convertir una cotización en orden de trabajo.
📸 Captura pendiente
** — Formulario de nueva actividad
9.2 Elaborar una Cotización
Ruta: Menú lateral → Cotizaciones → + Nueva Cotización
9.2.1 Formulario de Nueva Cotización
Paso a paso:
- Vaya a Cotizaciones → + Nueva Cotización.
- Seleccione el Cliente destinatario.
- Seleccione el Sitio (si aplica).
- Complete la información del encabezado:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título | Nombre descriptivo de la cotización |
| Número de referencia | Se genera automáticamente (ej: COT-0042) |
| Fecha de emisión | Fecha actual (editable) |
| Fecha de vencimiento | Hasta cuándo es válida la cotización |
| Frecuencia de cobro | Periodicidad del servicio (semanal, quincenal, mensual, etc.) — opcional. Al convertir la cotización en contrato, este valor se transfiere automáticamente. |
| Moneda | Moneda de la cotización |
| Condiciones de pago | Ej: "Pago a 30 días" |
Agregue las partidas (líneas de la cotización):
- Haga clic en + Agregar Partida.
- Seleccione el producto/servicio del catálogo, o escriba uno manual.
- Ingrese la cantidad.
- El precio unitario se llena automáticamente si está en el catálogo (editable).
- Seleccione si aplica descuento o impuesto a esa línea.
- Repita para cada partida.
En la sección de totales:
- Subtotal: se calcula automáticamente.
- Descuento global: porcentaje o monto fijo.
- IVA: se calcula según la configuración.
- Total: Se muestra el monto final.
Escriba Notas y condiciones en el campo de texto libre.
Haga clic en:
- Guardar como Borrador → para revisar después.
- Guardar y Enviar → para enviar directamente al cliente.
📸 Captura pendiente
** — Editor de cotización con partidas
9.2.2 Enviar Cotización al Cliente
- Abra la cotización (en estado Borrador).
- Haga clic en Enviar al Cliente.
- El sistema genera un enlace único para que el cliente revise y apruebe la cotización.
- El cliente recibe un correo con el enlace.
- La cotización cambia a estado "Enviada".
Función AI: Haga clic en Sugerir partidas con IA para obtener sugerencias automáticas de productos y servicios según la descripción del trabajo. Revise y ajuste las sugerencias antes de aceptarlas.
9.2.3 Registrar un Pago en una Cotización
Una vez que el cliente paga (total o parcialmente):
- Abra la cotización aprobada.
- Haga clic en Registrar Pago.
- Complete:
- Monto recibido
- Fecha de pago
- Método de pago (transferencia, tarjeta, efectivo, cheque)
- Referencia del pago
- Suba el comprobante (imagen o PDF).
- Haga clic en Guardar Pago.
📸 Captura pendiente
** — Modal de registro de pago
9.3 Crear y Atender Tickets de Soporte
9.3.1 Crear un Ticket
Ruta: Menú lateral → Tickets → + Nuevo Ticket
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Título | Resumen breve del problema | ✅ Sí |
| Descripción | Detalle completo del problema | ✅ Sí |
| Cliente | Cliente que reporta el problema | ✅ Sí |
| Prioridad | Urgente / Alta / Media / Baja | ✅ Sí |
| Asignado a | Usuario que atenderá el ticket | No |
| Categoría / Tipo | Clasificación del problema | No |
| Archivos adjuntos | Capturas de pantalla, documentos, etc. | No |
Cómo determinar la prioridad:
| Prioridad | Descripción |
|---|---|
| Urgente | El cliente no puede operar. Impacto crítico en su negocio. |
| Alta | El problema afecta significativamente la operación. |
| Media | El problema tiene impacto moderado, existe solución alterna. |
| Baja | Consulta, solicitud menor, sin impacto operativo. |
Función AI Draft: Haga clic en Generar con IA para que el asistente redacte automáticamente el contenido del ticket basándose en una breve descripción del problema.
9.3.2 Responder un Ticket
- Abra el ticket.
- Revise el historial de conversación.
- Escriba su respuesta en el campo inferior.
- Adjunte archivos si es necesario.
- Haga clic en Enviar Respuesta.
El cliente recibe una notificación por correo con su respuesta.
9.4 Gestión del Asistente de IA
Ruta: Menú lateral → IA → Chat
9.4.1 Chat del Asistente IA
El asistente de inteligencia artificial de SERVIX puede ayudarle a:
- Redactar respuestas profesionales a clientes.
- Generar partidas para cotizaciones.
- Analizar el estado de actividades y sugerir acciones.
- Responder preguntas sobre los procesos del sistema.
- Crear contenido para comunicaciones.
Cómo usar el chat:
- Haga clic en IA → Chat en el menú lateral.
- Escriba su pregunta o solicitud en el campo de texto.
- Presione Enter o haga clic en el botón de enviar.
- El asistente responde en pocos segundos.
- Puede continuar la conversación haciendo preguntas de seguimiento.
Ejemplos de consultas útiles:
- "Redacta una respuesta profesional para el cliente que pregunta sobre el retraso en su actividad"
- "Sugiere partidas para una cotización de mantenimiento de sistemas HVAC"
- "¿Cuáles son los pasos para cerrar una actividad en SERVIX?"
Límite de uso: El sistema tiene un límite diario de consultas de IA por usuario. Si alcanza el límite, el chat mostrará un mensaje de pausa hasta el siguiente día.
📸 Captura pendiente
** — Interfaz del chat de IA
9.5 Gestión de Cobros
Ruta: Menú lateral → Cobros
¿Qué es un Cobro? Es el documento de cargo que se emite al cliente para cobrar un servicio. Puede originarse automáticamente al aprobar una cotización, vincularse a una actividad de servicio, o crearse de forma directa.
9.5.1 Lista de Cobros
La pantalla principal muestra todos los cobros con:
- Folio (CB-XXXX), cliente, título y monto total
- Badge de estado: Pendiente (azul) / Pago parcial (naranja) / Pagado (verde)
- Badge "Vencido" en rojo si la fecha de vencimiento pasó sin estar liquidado
- Badge "Facturado" en verde si el cobro tiene CFDI adjunto
- Barra de progreso del monto cobrado vs. total
Filtros disponibles:
- Por estado (Pendiente / Pago parcial / Pagado)
- Sin facturar — cobros pagados sin CFDI adjunto (útil para cierre de mes)
- Por texto libre (cliente o folio)
9.5.2 Crear Cobro Manual
Los cobros vinculados a cotizaciones se crean automáticamente cuando el cliente aprueba la cotización. Para cobros adicionales:
- Haga clic en + Nuevo Cobro.
- Seleccione el Cliente.
- Elija el Origen: Cotización, Actividad o Directo.
- Complete el Título y la Fecha de vencimiento (recomendada para control de vencidos).
- Agregue los conceptos: descripción, cantidad, precio unitario.
- Haga clic en Guardar.
9.5.3 Registrar un Pago
Cuando el cliente realiza un pago (total o parcial):
- Abra el cobro desde la lista.
- En la sección Pagos, haga clic en Registrar Pago.
- Complete los campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo | Anticipo (pago previo parcial) o Pago final (liquida el cobro) |
| Monto | Cantidad recibida |
| Método | Transferencia / Efectivo / Tarjeta / Cheque / Otro |
| Referencia | Número de operación bancaria |
| Fecha | Fecha en que se recibió el pago |
| Notas | Observaciones internas opcionales |
- Suba el comprobante (JPG, PNG o PDF) — opcional pero recomendado.
- Haga clic en Guardar Pago.
El pago queda en estado Pendiente hasta que un Administrador o Supervisor lo verifique. El estado del cobro se actualiza automáticamente según los pagos verificados.
9.5.4 Estados de los Pagos
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Pendiente | Registrado, en espera de verificación |
| Verificado | Confirmado — suma al monto cobrado del cobro |
| Rechazado | Comprobante inválido o pago no localizado |
| Cancelado | Pago verificado revertido (ej: error de captura) |
9.5.5 Adjuntar Factura (CFDI)
Una vez emitida la factura fiscal al cliente con su sistema de facturación:
- Abra el cobro.
- En la sección Factura, haga clic en Adjuntar Factura.
- Complete:
- Folio fiscal (número de la factura)
- Fecha de emisión del CFDI
- UUID del CFDI (código de 36 caracteres del SAT)
- Archivo PDF de la factura
- Archivo XML del CFDI
- Haga clic en Guardar Factura.
El cobro mostrará el badge "Facturado" en la lista y los archivos quedan disponibles para descarga desde el detalle.
Nota: SERVIX no genera CFDI. Esta función es para adjuntar la factura que usted emite con su propio sistema de facturación, para tener todo en un mismo lugar.
9.6 Gestión de Contratos
Ruta: Menú lateral → Contratos
Permisos requeridos: contracts.list · contracts.view · contracts.create · contracts.edit · contracts.delete
Los contratos permiten formalizar los acuerdos de servicio con sus clientes, registrar vigencias, condiciones de pago y valores totales pactados. Se integran con el módulo de Cotizaciones para convertir una propuesta aprobada directamente en un contrato.
9.6.1 Lista de Contratos
Ruta: Menú lateral → Contratos
Muestra todos los contratos del tenant con filtros por estado (Borrador, Activo, Vencido, Cancelado), búsqueda por folio/título/cliente y filtro adicional por cliente.
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Folio / Título | Identificador único (CON-PREFIX-AÑO-NNNN) y nombre del contrato |
| Cliente | Cliente al que pertenece el contrato, y sitio si aplica |
| Vigencia | Rango de fechas inicio–fin |
| Valor | Monto total del contrato |
| Frecuencia | Periodicidad de pago pactada |
| Estado | Borrador / Enviado / Activo / Vencido / Cancelado |
9.6.2 Crear un Contrato
Hay dos formas de crear un contrato:
Opción A — Desde cero:
- Vaya a Contratos → + Nuevo contrato.
- Complete los campos del formulario (ver tabla a continuación).
- Haga clic en Crear contrato.
Opción B — Desde una cotización aprobada:
- Vaya a Cotizaciones.
- Localice una cotización en estado Aprobada.
- Haga clic en el ícono morado de contrato en la columna de acciones.
- El formulario se pre-llena automáticamente con los datos de la cotización (cliente, sitio, título, valor y frecuencia de cobro si fue capturada).
- Ajuste fechas y demás campos según sea necesario.
- Haga clic en Crear contrato.
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Título | Nombre descriptivo del contrato | ✅ Sí |
| Cliente | Cliente al que aplica el contrato | ✅ Sí |
| Sitio | Ubicación o sucursal específica | No |
| Estado | Borrador / Activo / Vencido / Cancelado | ✅ Sí |
| Fecha de inicio | Inicio de la vigencia | No |
| Fecha de fin | Fin de la vigencia | No |
| Renovación automática | Si el contrato se renueva al vencer | No |
| Frecuencia de pago | Mensual, trimestral, semestral, anual, único | No |
| Valor total | Monto total pactado del contrato | No |
| Notas | Términos, condiciones u observaciones adicionales | No |
9.6.3 Estados del Contrato
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Borrador | Contrato en preparación, aún no vigente |
| Enviado | Contrato enviado al cliente por correo; pendiente de respuesta |
| Activo | Contrato vigente y en operación |
| Vencido | Contrato cuya fecha de fin ya pasó |
| Cancelado | Contrato terminado antes de su fecha de fin |
9.6.4 Ver y Editar un Contrato
Desde el detalle del contrato (Contratos → [folio]) los botones de acción están en la columna derecha de la tarjeta:
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Compartir | Genera un enlace público único y lo copia al portapapeles. El cliente puede abrirlo sin cuenta. |
| Firma de proveedor | Genera un enlace independiente para que un proveedor externo firme el contrato. |
| Descarga el contrato en PDF. El recuadro de valor total muestra la etiqueta de la frecuencia pactada (ej. "Cobro mensual"). | |
| Firmar | Registra la firma de su empresa en el contrato. |
| Enviar al cliente | Envía el contrato por correo electrónico al cliente y cambia el estado a Enviado. Solo disponible en estado Borrador. |
| Editar | Modifica cualquier campo del contrato. Solo disponible en estado Borrador. |
| Cambiar estado | Panel para mover el contrato a un estado siguiente permitido (ver tabla de transiciones abajo). |
Transiciones de estado permitidas:
| Estado actual | Puede cambiar a |
|---|---|
| Borrador | Activo, Cancelado |
| Enviado | Activo, Cancelado |
| Activo | Cancelado |
| Vencido | Cancelado |
Eliminar: disponible desde la lista (ícono de papelera), elimina permanentemente el contrato tras confirmación.
9.6.5 Compartir un Contrato con el Cliente
Hay tres formas de que el cliente acceda a su contrato:
Opción A — Enviar al cliente (correo electrónico)
- Abra el detalle del contrato (debe estar en estado Borrador).
- Haga clic en "Enviar al cliente".
- Confirme la acción en el diálogo.
- El sistema envía un correo con los datos del contrato al correo del cliente y cambia el estado a Enviado.
Opción B — Link público (sin cuenta)
- Abra el detalle del contrato.
- Haga clic en "Compartir".
- Se genera automáticamente un enlace único y se copia al portapapeles.
- Comparta el enlace por WhatsApp u otro medio.
- El cliente lo abre, ve todos los datos del contrato y puede descargar el PDF — sin necesidad de cuenta en el portal.
El link no expira, pero puede regenerarse si necesita invalidar el anterior.
Opción C — Portal del cliente (con cuenta)
Si el cliente tiene acceso al portal y el permiso client.contracts.view está activo en su rol:
- El cliente inicia sesión en el portal.
- En el menú lateral aparece la sección "Contratos".
- Puede ver todos sus contratos activos, consultar el detalle y descargar el PDF.