Apariencia
9. MANUAL DEL OPERADOR
¿Quién debe leer este capítulo? El Operador es el usuario interno que captura y gestiona la información del día a día: crea actividades, elabora cotizaciones, atiende tickets y mantiene actualizada la información de clientes.
9.1 Crear una Actividad de Servicio
Ruta: Menú lateral → Actividades → + Nueva Actividad
Formulario de Nueva Actividad
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Servicio | Tipo de servicio a realizar (del catálogo) | ✅ Sí |
| Cliente | Cliente para quien se realiza el servicio | ✅ Sí |
| Sitio | Ubicación donde se realizará | ✅ Sí |
| Unidad | Área o equipo específico (si aplica) | No |
| Técnico asignado | Usuario que ejecutará el trabajo | ✅ Sí |
| Fecha programada | Fecha y hora de inicio | ✅ Sí |
| Duración estimada | Tiempo esperado de ejecución (horas/minutos) | No |
| Prioridad | Normal / Alta / Urgente | ✅ Sí |
| Descripción | Instrucciones o detalles para el técnico | No |
| Notas internas | Comentarios solo visibles para el equipo | No |
Paso a paso:
- Vaya a Actividades → + Nueva Actividad.
- Seleccione el Servicio del catálogo. Los campos del formulario se actualizan según el servicio seleccionado.
- Seleccione el Cliente. Automáticamente se cargan sus sitios disponibles.
- Seleccione el Sitio. Si el sitio tiene unidades, se cargan en el campo siguiente.
- Asigne un Técnico del listado de usuarios activos.
- Establezca la Fecha y hora programada.
- Complete los campos adicionales según sea necesario.
- Haga clic en Crear Actividad.
Resultado esperado: La actividad queda registrada con estado "Pendiente" y aparece en el calendario. El técnico asignado recibe una notificación.
📸 Captura pendiente
** — Formulario de nueva actividad
9.2 Elaborar una Cotización
Ruta: Menú lateral → Cotizaciones → + Nueva Cotización
9.2.1 Formulario de Nueva Cotización
Paso a paso:
- Vaya a Cotizaciones → + Nueva Cotización.
- Seleccione el Cliente destinatario.
- Seleccione el Sitio (si aplica).
- Complete la información del encabezado:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título | Nombre descriptivo de la cotización |
| Número de referencia | Se genera automáticamente (ej: COT-0042) |
| Fecha de emisión | Fecha actual (editable) |
| Fecha de vencimiento | Hasta cuándo es válida la cotización |
| Moneda | Moneda de la cotización |
| Condiciones de pago | Ej: "Pago a 30 días" |
Agregue las partidas (líneas de la cotización):
- Haga clic en + Agregar Partida.
- Seleccione el producto/servicio del catálogo, o escriba uno manual.
- Ingrese la cantidad.
- El precio unitario se llena automáticamente si está en el catálogo (editable).
- Seleccione si aplica descuento o impuesto a esa línea.
- Repita para cada partida.
En la sección de totales:
- Subtotal: se calcula automáticamente.
- Descuento global: porcentaje o monto fijo.
- IVA: se calcula según la configuración.
- Total: Se muestra el monto final.
Escriba Notas y condiciones en el campo de texto libre.
Haga clic en:
- Guardar como Borrador → para revisar después.
- Guardar y Enviar → para enviar directamente al cliente.
📸 Captura pendiente
** — Editor de cotización con partidas
9.2.2 Enviar Cotización al Cliente
- Abra la cotización (en estado Borrador).
- Haga clic en Enviar al Cliente.
- El sistema genera un enlace único para que el cliente revise y apruebe la cotización.
- El cliente recibe un correo con el enlace.
- La cotización cambia a estado "Enviada".
Función AI: Haga clic en Sugerir partidas con IA para obtener sugerencias automáticas de productos y servicios según la descripción del trabajo. Revise y ajuste las sugerencias antes de aceptarlas.
9.2.3 Registrar un Pago en una Cotización
Una vez que el cliente paga (total o parcialmente):
- Abra la cotización aprobada.
- Haga clic en Registrar Pago.
- Complete:
- Monto recibido
- Fecha de pago
- Método de pago (transferencia, tarjeta, efectivo, OXXO)
- Referencia del pago
- Suba el comprobante (imagen o PDF).
- Haga clic en Guardar Pago.
📸 Captura pendiente
** — Modal de registro de pago
9.3 Crear y Atender Tickets de Soporte
9.3.1 Crear un Ticket
Ruta: Menú lateral → Tickets → + Nuevo Ticket
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Título | Resumen breve del problema | ✅ Sí |
| Descripción | Detalle completo del problema | ✅ Sí |
| Cliente | Cliente que reporta el problema | ✅ Sí |
| Prioridad | Urgente / Alta / Media / Baja | ✅ Sí |
| Asignado a | Usuario que atenderá el ticket | No |
| Categoría / Tipo | Clasificación del problema | No |
| Archivos adjuntos | Capturas de pantalla, documentos, etc. | No |
Cómo determinar la prioridad:
| Prioridad | Descripción |
|---|---|
| Urgente | El cliente no puede operar. Impacto crítico en su negocio. |
| Alta | El problema afecta significativamente la operación. |
| Media | El problema tiene impacto moderado, existe solución alterna. |
| Baja | Consulta, solicitud menor, sin impacto operativo. |
Función AI Draft: Haga clic en Generar con IA para que el asistente redacte automáticamente el contenido del ticket basándose en una breve descripción del problema.
9.3.2 Responder un Ticket
- Abra el ticket.
- Revise el historial de conversación.
- Escriba su respuesta en el campo inferior.
- Adjunte archivos si es necesario.
- Haga clic en Enviar Respuesta.
El cliente recibe una notificación por correo con su respuesta.
9.4 Gestión del Asistente de IA
Ruta: Menú lateral → IA → Chat
9.4.1 Chat del Asistente IA
El asistente de inteligencia artificial de SERVIX puede ayudarle a:
- Redactar respuestas profesionales a clientes.
- Generar partidas para cotizaciones.
- Analizar el estado de actividades y sugerir acciones.
- Responder preguntas sobre los procesos del sistema.
- Crear contenido para comunicaciones.
Cómo usar el chat:
- Haga clic en IA → Chat en el menú lateral.
- Escriba su pregunta o solicitud en el campo de texto.
- Presione Enter o haga clic en el botón de enviar.
- El asistente responde en pocos segundos.
- Puede continuar la conversación haciendo preguntas de seguimiento.
Ejemplos de consultas útiles:
- "Redacta una respuesta profesional para el cliente que pregunta sobre el retraso en su actividad"
- "Sugiere partidas para una cotización de mantenimiento de sistemas HVAC"
- "¿Cuáles son los pasos para cerrar una actividad en SERVIX?"
Límite de uso: El sistema tiene un límite diario de consultas de IA por usuario. Si alcanza el límite, el chat mostrará un mensaje de pausa hasta el siguiente día.
📸 Captura pendiente
** — Interfaz del chat de IA