Apariencia
13. DIAGRAMAS DE FLUJO
13.1 Flujo: Ciclo Completo de una Actividad
INICIO
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¿Proviene de una cotización aprobada?
├─ Sí → Abrir cotización → Clic en "Convertir a Actividad"
└─ No → Ir a Actividades → + Nueva Actividad
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Completar formulario de creación
(Servicio, Cliente, Sitio, Técnico, Fecha, Prioridad)
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¿Todos los campos obligatorios están llenos?
├─ No → El sistema muestra errores en rojo → Corregir → Reintentar
└─ Sí → Continuar
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Actividad creada → Estado: PENDIENTE
Técnico recibe notificación por correo y en la app
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Técnico revisa la actividad
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¿Técnico confirma la actividad?
├─ Sí → Estado: CONFIRMADA → Supervisor recibe notificación
└─ No → Supervisor contacta al técnico para verificar
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Llega la fecha programada del servicio
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Técnico llega al sitio del cliente
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Técnico registra llegada (QR o manual)
Estado: EN PROCESO
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Técnico ejecuta el servicio
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Técnico llena el formulario de servicio
(Se guarda automáticamente cada 30 segundos)
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Técnico sube evidencias fotográficas
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¿Se identificó trabajo adicional?
├─ Sí → Crear Actividad de Seguimiento (vinculada a la actual) → Continuar
└─ No → Continuar
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¿Todos los campos obligatorios llenos y evidencias subidas?
├─ No → El sistema bloquea el cierre → Completar los faltantes
└─ Sí → Continuar
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Técnico hace clic en "Marcar como Completada"
Estado: COMPLETADA
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Sistema notifica a cliente, supervisor y operador
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¿Se requiere reporte PDF?
├─ Sí → Administrador/Supervisor genera reporte → Descarga o envía al cliente
└─ No → Proceso terminado
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FIN DEL CICLO13.2 Flujo: Proceso de Cotización y Aprobación
INICIO
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Operador crea nueva cotización
(Cliente, Sitio, Título, Partidas, Precios, Condiciones)
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¿Usar sugerencias de IA?
├─ Sí → Describir el trabajo → IA sugiere partidas → Revisar y aceptar/modificar
└─ No → Agregar partidas manualmente
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Cotización guardada como BORRADOR
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¿Requiere revisión interna?
├─ Sí → Supervisor/Administrador revisa y valida → Ajustes si necesario
└─ No → Continuar
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Operador hace clic en "Enviar al Cliente"
Sistema genera enlace único y envía correo al cliente
Estado: ENVIADA
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Cliente recibe el correo con la cotización
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¿El cliente toma una decisión antes del vencimiento?
├─ No → La cotización vence → Crear nueva versión o extender vigencia
└─ Sí → Continuar
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¿El cliente aprueba la cotización?
├─ Sí → Estado: APROBADA → Equipo recibe notificación
└─ No → Estado: RECHAZADA → Equipo recibe notificación con motivo
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¿Se puede renegociar?
├─ Sí → Crear nueva cotización ajustada → Reiniciar proceso
└─ No → Proceso terminado (oportunidad perdida)
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Operador/Supervisor abre la cotización aprobada
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¿Qué tipo de trabajo es?
├─ Trabajo puntual → Clic en "Convertir a Actividad" → Asignar técnico y fecha
│ Estado cotización: CONVERTIDA
├─ Servicio recurrente/largo plazo → Clic en ícono contrato (morado)
│ Formulario pre-llenado → Ajustar vigencia y frecuencia
│ Crear contrato → Folio CON-PREFIX-AÑO-NNNN generado
└─ Solo factura → Registrar pago directamente
│
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¿Se recibe pago?
├─ Sí → Registrar pago en el Cobro asociado + subir comprobante
│ (el estado de pago vive en el Cobro, no en la cotización:
│ Pendiente / Pago parcial / Pagado / Vencido)
└─ No → Dar seguimiento al pago según política comercial
│
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FIN13.3 Flujo: Ciclo de Vida de un Contrato
INICIO
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¿De dónde proviene el contrato?
├─ Cotización aprobada → Clic en ícono contrato (morado) en lista de cotizaciones
│ Formulario pre-llenado con datos de la cotización
└─ Directo → Contratos → + Nuevo contrato → Completar formulario manualmente
│
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Completar formulario:
- Título, Cliente, Sitio (opcional)
- Fecha inicio / Fecha fin
- Frecuencia de pago
- Valor total
- Notas y condiciones
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¿Estado inicial?
├─ Borrador → Contrato guardado como BORRADOR (en preparación)
└─ Activo → Contrato ACTIVO inmediatamente
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Contrato creado → Folio CON-PREFIX-AÑO-NNNN asignado
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[Durante la vigencia]
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¿Hay cambios en condiciones?
├─ Sí → Editar contrato → Actualizar campos → Guardar
└─ No → Continuar
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¿La fecha de fin llegó o el contrato termina anticipadamente?
├─ No → Continuar operando
└─ Sí → Continuar
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¿Cómo termina?
├─ Venció por fecha → Cambiar estado a VENCIDO
├─ Cancelación anticipada → Cambiar estado a CANCELADO
└─ Renovación → Extender fecha fin o crear nuevo contrato
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FIN13.4 Flujo: Atención de Ticket de Soporte
INICIO
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Se recibe reporte de problema (teléfono, correo, portal)
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Operador crea el ticket en SERVIX
(Título, descripción, cliente, prioridad)
Estado: ABIERTO
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Sistema asigna SLA según prioridad
(Contador de tiempo de respuesta comienza)
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¿Ticket tiene usuario asignado?
├─ No → Supervisor asigna al técnico/operador responsable
└─ Sí → Continuar
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Responsable asignado revisa el ticket
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¿Tiempo de primera respuesta dentro del SLA?
├─ No → Alerta de SLA vencido → Supervisor notificado → Escalar
└─ Sí → Continuar
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Responsable escribe primera respuesta
(o usa IA para generar borrador)
Estado: EN PROCESO
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¿Se necesita más información del cliente?
├─ Sí → Enviar respuesta solicitando datos → Esperar respuesta del cliente
└─ No → Trabajar en la solución
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¿Se requiere visita en campo?
├─ Sí → Crear Actividad de Servicio vinculada al ticket → Ejecutar actividad
└─ No → Resolver directamente con instrucciones/guía
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Problema resuelto
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Enviar respuesta de resolución al cliente
Estado: RESUELTO
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Sistema envía encuesta de satisfacción al cliente
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¿El cliente responde la encuesta?
├─ Sí → Calificación registrada
└─ No → Después de X horas → El sistema cierra automáticamente
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¿El cliente reabre el ticket porque el problema persiste?
├─ Sí → Estado: ABIERTO nuevamente → Reiniciar desde el paso de revisión
└─ No → Estado: CERRADO
│
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FIN13.5 Flujo: Ciclo Completo de un Cobro
INICIO
│
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¿El cobro proviene de una cotización?
├─ Sí → ¿El cliente la aprobó y "Cobro automático al aprobar" está activo
│ (por defecto: sí) o la cotización exige anticipo?
│ ├─ Sí → Sistema crea el cobro en el momento de la aprobación
│ └─ No → Cotización queda Aprobada sin cobro
│ ¿Se convierte en OT con "Generar cobro por esta orden" marcado?
│ ├─ Sí → Sistema crea el cobro al convertir (no duplica uno existente)
│ └─ No → Operador/Admin lo genera después con el botón
│ "Generar cobro" en la cotización (mismo desglose)
└─ No → Operador/Admin crea cobro manual
(Origen: Actividad o Directo; agrega conceptos y fecha de vencimiento)
(¿Aprobó por error y el cobro no tiene pagos ni factura? "Revertir aprobación"
regresa la cotización a Enviada y elimina el cobro — ver 7.15.5)
│
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Cobro creado → Estado: PENDIENTE
(sin pagos verificados)
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¿La fecha de vencimiento pasó sin ningún pago?
├─ Sí → Badge "VENCIDO" en rojo (alerta visual, el cobro sigue pendiente)
└─ No → Continuar esperando pago
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Cliente realiza un pago (total o parcial)
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Operador/Admin registra el pago en el cobro
(Tipo: Anticipo o Pago final; Método; Monto; Referencia; Comprobante)
Pago queda en estado: PENDIENTE DE VERIFICACIÓN
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Administrador o Supervisor revisa el comprobante
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¿El comprobante es válido?
├─ No → Pago marcado como RECHAZADO → Notificar al operador → Registrar de nuevo
└─ Sí → Pago marcado como VERIFICADO
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Sistema recalcula el monto cobrado del cobro
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¿El total cobrado (verificado) cubre el monto del cobro?
├─ No → Estado cobro: PAGO PARCIAL → Esperar siguiente pago
└─ Sí → Estado cobro: PAGADO
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¿Se emitió factura (CFDI) al cliente?
├─ Sí → Operador adjunta el PDF + XML del CFDI al cobro
│ Cobro muestra badge "FACTURADO"
└─ No → Cobro queda en filtro "Sin facturar" para seguimiento posterior
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FIN DEL CICLO13.6 Flujo: Recuperación de Contraseña
INICIO
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Usuario en la pantalla de inicio de sesión
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Haga clic en "¿Olvidé mi contraseña?"
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Ingresa su correo electrónico registrado
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¿El correo existe en el sistema?
├─ No → Mensaje: "Si el correo existe, recibirá instrucciones" (por seguridad, mismo mensaje)
└─ Sí → El sistema envía un correo con enlace de recuperación
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Usuario revisa su correo (puede tardar 1-5 minutos)
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¿Recibió el correo?
├─ No → Revisar carpeta de spam/correo no deseado
│ ¿Sigue sin aparecer después de 10 minutos?
│ └─ Sí → Contactar al administrador para que envíe contraseña manualmente
└─ Sí → Clic en el enlace del correo
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¿El enlace está vigente? (expira en 24 horas)
├─ No → Mensaje de enlace expirado → Solicitar nuevo enlace desde la pantalla de login
└─ Sí → Se abre la pantalla para crear nueva contraseña
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Ingresa la nueva contraseña (mínimo 8 caracteres)
Confirma la nueva contraseña
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¿Las contraseñas coinciden?
├─ No → Mensaje de error → Reingresar
└─ Sí → Contraseña actualizada correctamente
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Redirige al inicio de sesión
│
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Usuario inicia sesión con su nueva contraseña
│
▼
FIN