Apariencia
8. MANUAL DEL SUPERVISOR
¿Quién debe leer este capítulo? El Supervisor es el responsable de coordinar al equipo operativo: asigna actividades, verifica avances, gestiona tickets y apoya en la aprobación de cotizaciones.
8.1 Dashboard del Supervisor
Al iniciar sesión, el Supervisor ve el Dashboard General con los siguientes indicadores:
| Indicador | Descripción |
|---|---|
| Actividades de hoy | Total programadas para la fecha actual |
| Pendientes de confirmación | Actividades que el técnico no ha confirmado |
| En proceso | Actividades iniciadas pero no completadas |
| Completadas hoy | Finalizadas en el día |
| Tickets abiertos | Tickets sin resolver |
| Cotizaciones en espera de aprobación | Cotizaciones enviadas al cliente sin respuesta |
📸 Captura pendiente
** — Dashboard del Supervisor
8.2 Calendario de Actividades
Ruta: Menú lateral → Actividades → Calendario
Nombre de la pantalla: Calendario de Actividades
Objetivo: Visualizar todas las actividades programadas en formato de calendario mensual, semanal o diario.
Elementos de la pantalla:
- Vista de calendario (mes/semana/día)
- Filtros: por técnico, por cliente, por estado, por tipo de servicio
- Cada actividad aparece como un bloque de color según su estado
- Botón + Nueva Actividad
Cómo usar el calendario:
- Seleccione la vista deseada (mes, semana o día) con los botones superiores.
- Use los filtros para concentrarse en un técnico o cliente específico.
- Haga clic sobre una actividad para ver su resumen rápido.
- Haga clic en Ver detalle para abrir la actividad completa.
- Para crear una actividad directamente en el calendario, haga clic en el día/hora deseado.
Colores en el calendario:
| Color | Estado |
|---|---|
| Azul | Pendiente |
| Naranja | Confirmada |
| Verde oscuro | En proceso |
| Verde | Completada |
| Rojo | Cancelada |
📸 Captura pendiente
** — Calendario mensual con actividades
8.3 Gestión de Actividades (Supervisor)
8.3.1 Ver Lista de Actividades
- Vaya a Actividades → Lista.
- Use los filtros disponibles:
- Técnico asignado
- Cliente
- Estado (Pendiente / Confirmada / En proceso / Completada / Cancelada)
- Período (fecha inicio – fecha fin)
- Servicio
- Haga clic en cualquier actividad para ver su detalle.
8.3.2 Ver Detalle de una Actividad
La pantalla de detalle de actividad contiene:
| Sección | Contenido |
|---|---|
| Información general | Folio, servicio, cliente, sitio, unidad, técnico asignado |
| Programación | Fecha y hora programada, duración estimada |
| Estado | Estado actual con historial de cambios |
| Formulario de servicio | Respuestas del técnico a los campos del formulario |
| Evidencias | Fotos y documentos adjuntos |
| Comentarios | Hilo de comentarios internos y externos |
| Seguimiento | Actividades de seguimiento creadas desde esta orden (colapsable) |
| Tickets reportados | Tickets vinculados a esta actividad (colapsable) |
| Gestión | Cobros, pagos y cierre del servicio (colapsable) |
| Origen | Si se generó desde una cotización o ticket |
📸 Captura pendiente
** — Pantalla de detalle de actividad
8.3.3 Cambiar el Estado de una Actividad
El Supervisor puede cambiar el estado de cualquier actividad:
- Abra el detalle de la actividad.
- Haga clic en el botón de estado actual (ej: "Pendiente").
- Seleccione el nuevo estado del menú.
- Confirme el cambio.
Flujo de estados permitido:
Pendiente → Confirmada → En Proceso → Completada
↓ ↑
└──────────── Cancelada ───────────────┘Reglas importantes:
- Una actividad Completada o Cancelada no puede volver a estados anteriores (a menos que el usuario tenga permiso especial de "editar actividades cerradas").
- Solo el Administrador o un usuario con permiso especial puede editar una actividad Completada.
8.3.4 Reasignar una Actividad a Otro Técnico
- Abra el detalle de la actividad.
- Haga clic en el nombre del técnico asignado (o en el botón "Reasignar").
- Seleccione el nuevo técnico de la lista.
- El sistema puede enviar una notificación automática al nuevo técnico asignado.
- Haga clic en Guardar.
Detección de empalme al reasignar
Al guardar los cambios, el sistema verifica si el nuevo técnico ya tiene una actividad en el mismo horario. Si hay conflicto, aparece una advertencia con el detalle. Puede cancelar para elegir otro técnico u horario, o confirmar para guardar de todas formas.
8.3.5 Agregar Comentario a una Actividad
Los comentarios permiten comunicación interna del equipo y seguimiento del trabajo:
- Abra el detalle de la actividad.
- Desplácese hasta la sección Comentarios.
- Escriba su mensaje en el campo de texto.
- Seleccione si el comentario es Interno (solo visible para el equipo) o Externo (visible también para el cliente).
- Haga clic en Agregar Comentario.
Nota: Los comentarios externos son visibles en el portal del cliente. Use comentarios internos para comunicación del equipo.
8.4 Gestión de Cotizaciones (Supervisor)
8.4.1 Lista de Cotizaciones
Ruta: Menú lateral → Cotizaciones
Objetivo: Ver el estado del pipeline de ventas: qué cotizaciones están pendientes de aprobación, cuáles fueron aprobadas y cuáles convertidas en trabajo.
Pipeline de estados:
Borrador → Enviada → Aprobada → Convertida
↓
Rechazada8.4.2 Aprobar o Rechazar una Cotización
Cuando un cliente aprueba una cotización a través del portal externo, el Supervisor debe confirmar la conversión:
- Vaya a Cotizaciones.
- Filtre por estado "Aprobada".
- Haga clic en la cotización aprobada.
- Revise los detalles y partidas.
- Haga clic en Convertir a Actividad para generar automáticamente la actividad de servicio.
- Complete los datos adicionales: técnico asignado, fecha programada.
- Confirme la conversión.
📸 Captura pendiente
** — Vista de cotización con opciones de conversión
8.5 Gestión de Tickets de Soporte (Supervisor)
8.5.1 Lista de Tickets
Ruta: Menú lateral → Tickets
Los tickets se muestran ordenados por prioridad y fecha de creación. Los tickets urgentes aparecen destacados en la parte superior.
Filtros disponibles:
- Estado: Abierto / En proceso / Resuelto / Cerrado
- Prioridad: Urgente / Alta / Media / Baja
- Asignado a: (nombre del usuario)
- Cliente
- Período
8.5.2 Asignar un Ticket
- Abra el ticket.
- Haga clic en Asignar.
- Seleccione el usuario responsable de resolver el ticket.
- El sistema notifica al usuario asignado.
8.5.3 Cambiar el Estado de un Ticket
| Estado | Cuándo usarlo |
|---|---|
| Abierto | Recién creado, sin atención |
| En proceso | Se está trabajando en la solución |
| Resuelto | El problema fue solucionado |
| Cerrado | El cliente confirma satisfacción o pasa el tiempo de respuesta |
8.5.4 Responder un Ticket
- Abra el ticket.
- Lea el hilo de conversación completo.
- Escriba su respuesta en el campo de texto.
- Opcionalmente, adjunte archivos como evidencia.
- Haga clic en Enviar Respuesta.
Función AI: Si tiene acceso a la función de IA, haga clic en Sugerir respuesta con IA para obtener un borrador automático basado en el contexto del ticket. Revise y edite antes de enviar.
📸 Captura pendiente
** — Hilo de conversación de un ticket
8.6 Vista Scheduler (Planificación de Actividades)
Ruta: Menú lateral → Actividades → ícono de rejilla / toggle de vista
El Scheduler es una vista alternativa al calendario clásico, diseñada para planificar y redistribuir actividades de forma visual con arrastrando y soltando. El sistema recuerda la vista preferida de cada usuario.
Elementos de la pantalla:
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Mini-calendario lateral | Navegar entre semanas o días rápidamente |
| Sidebar de técnicos | Lista de técnicos disponibles con su carga actual |
| Columnas por técnico | Bloques de actividades organizados por responsable |
| Filtros superiores | Cliente, estado, servicio, rango de fechas |
| Indicador de empalme | Aviso visual si dos actividades del mismo técnico se superponen en horario |
Reasignar una actividad desde el Scheduler
- Localice la actividad que desea mover (bloque de color en la columna del técnico).
- Haga clic y arrastre el bloque hacia la columna del técnico al que desea reasignar.
- Suelte sobre el horario deseado.
- Si hay empalme, el sistema muestra una advertencia; puede confirmar o cancelar la acción.
Descargar actividades para uso sin internet (Offline)
Si el equipo trabaja en zonas sin señal, puede preparar un paquete offline desde el Scheduler:
- En el Scheduler, seleccione el rango de fechas del día o semana de trabajo.
- Haga clic en el botón ↓ Offline (esquina superior derecha).
- El sistema empaqueta todas las actividades del período seleccionado para consulta sin conexión.
- Comparta el enlace de descarga con los técnicos o descargue directamente.
El técnico también puede descargar su propia actividad de forma individual desde la vista de detalle (ver Manual del Técnico §10.1 → Modo Fuera de Línea).
Cambiar entre Vista Clásica y Scheduler
Use el ícono de toggle en la parte superior derecha de la pantalla de Actividades:
- Ícono de calendario → Vista clásica (mes/semana/día)
- Ícono de rejilla → Vista Scheduler (columnas por técnico)
La preferencia se guarda automáticamente por usuario.
📸 Captura pendiente
** — Vista Scheduler con columnas por técnico
8.7 Notificaciones
Ruta: Ícono de campana 🔔 en la barra superior
Las notificaciones informan al Supervisor sobre eventos importantes:
- Nueva actividad asignada
- Cambio de estado en actividad
- Nuevo ticket recibido
- Cotización aprobada o rechazada por el cliente
- Factura vencida
Para ver las notificaciones:
- Haga clic en el ícono de campana 🔔 en la esquina superior derecha.
- Se despliega el panel de notificaciones recientes.
- Haga clic en una notificación para ir directamente al registro relacionado.
- Haga clic en Marcar todo como leído para limpiar el contador.
📸 Captura pendiente
** — Panel de notificaciones