Apariencia
7. MANUAL DEL ADMINISTRADOR
¿Quién debe leer este capítulo? El Administrador de la empresa que usa SERVIX. Es la persona responsable de configurar el sistema, gestionar usuarios internos, supervisar toda la operación y tomar decisiones administrativas.
7.1 Primer Acceso y Configuración Inicial
Al crear su cuenta de empresa en SERVIX, recibirá un correo electrónico con sus credenciales de acceso. La primera vez que inicie sesión, el sistema lo llevará automáticamente al asistente de configuración inicial.
Asistente de Configuración Inicial (Wizard)
El wizard tiene 3 pasos y tarda menos de 2 minutos en completarse. Todo lo que configure aquí puede modificarse después desde Configuración → Mi Empresa.
Paso 1 — Bienvenida:
El sistema muestra una pantalla de bienvenida con el nombre de su empresa y un resumen de lo que configurará. Tiene dos opciones:
- "Comenzar configuración" → continúa al paso 2 (recomendado).
- "Omitir y entrar al panel" → salta el wizard y va directo al dashboard. Puede configurarlo después.
📸 Captura pendiente
** — Paso 1 del wizard: pantalla de bienvenida
Paso 2 — Personalización:
Configure la apariencia de su espacio de trabajo:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre del sistema | Texto que aparece en el encabezado (ej: "Acme — Servicio Técnico"). Si lo deja vacío, se usa el nombre de la empresa. | No |
| Zona horaria | Afecta cómo se muestran fechas y horas en todo el sistema. Para México: seleccione la región correspondiente. | ✅ Sí |
| Color principal de marca | El color que se usará en botones y acentos visuales. Elija uno de los presets o use el selector de color personalizado. | No |
| Logo | Imagen que aparecerá en reportes PDF y cotizaciones. Formatos aceptados: PNG, JPG, SVG, WebP. Recomendación: use PNG con fondo transparente para mejor resultado en documentos. | No |
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** — Paso 2 del wizard: nombre, zona horaria, color y logo
Paso 3 — Confirmación:
El sistema muestra un resumen de lo que configuró: nombre del sistema, zona horaria, color y estado del logo. Revise que todo sea correcto.
- Si algo está mal, haga clic en "Atrás" para corregirlo.
- Si todo está bien, haga clic en "Guardar e ir al Dashboard".
Al guardar, el wizard se marca como completado y no volverá a aparecer. El sistema lo lleva directamente al Dashboard principal.
📸 Captura pendiente
** — Paso 3 del wizard: pantalla de confirmación
¿Qué sigue después del wizard?
El wizard cubre solo la apariencia básica. Para que SERVIX esté completamente listo para operar, el Administrador debe completar los siguientes pasos adicionales desde el Dashboard. Consulte la Guía de Inicio Rápido al inicio de este manual para la lista completa ordenada por prioridad.
En resumen, los pasos posteriores son:
- Completar los datos fiscales y cuenta bancaria de la empresa (para que aparezcan en cotizaciones y para recibir el CFDI de su suscripción a SERVIX).
- Crear al menos un servicio en el catálogo.
- Registrar al menos un cliente.
- Crear los usuarios del equipo (técnicos, operadores, supervisores).
- Crear la primera actividad de prueba.
7.2 Configuración de la Empresa
Ruta: Menú lateral → Configuración → Empresa
Esta pantalla permite actualizar toda la información de la empresa en cualquier momento.
7.2.1 Información General
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre de la empresa | Nombre comercial visible en cotizaciones y reportes |
| Logotipo | Imagen que aparece en los documentos PDF generados |
| País | Afecta el formato de fechas y moneda |
| Zona horaria | Afecta la hora mostrada en actividades y tickets |
| Idioma | Idioma de la interfaz (actualmente: español) |
7.2.2 Datos Fiscales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| RFC / Tax ID | Se imprime en el encabezado de las cotizaciones y es requerido para que SERVIX le emita el CFDI de su suscripción |
| Razón social | Nombre legal de la empresa; aparece en documentos oficiales y cotizaciones |
| Régimen fiscal | Requerido para que SERVIX genere correctamente el CFDI de su suscripción |
| Dirección fiscal | Calle, número, colonia, ciudad, estado, CP; se imprime en documentos |
Nota importante: Estos datos fiscales corresponden a su empresa como suscriptora de SERVIX. SERVIX los usa únicamente para emitirle el CFDI por el pago de su suscripción mensual o anual. SERVIX no genera ni emite CFDI a los clientes de su empresa; el control de cobros a sus clientes se gestiona desde el módulo de Cotizaciones.
7.2.3 Configuración de Cotizaciones
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Moneda | Moneda en que se expresan los montos |
| Condiciones de pago | Texto predeterminado en cotizaciones (ej: "Pago a 30 días") |
| Términos y condiciones | Texto legal al pie de cada cotización |
| Vigencia predeterminada | Días de validez de una cotización nueva |
| IVA predeterminado | Porcentaje de impuesto predeterminado |
| Prefijo de folio | Ej: "COT-" para que los folios sean COT-0001, COT-0002 |
7.2.4 Cuenta Bancaria
Información mostrada en las cotizaciones para pagos por transferencia:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Banco | Nombre del banco |
| Número de cuenta | Número de cuenta bancaria |
| CLABE interbancaria | Para transferencias nacionales en México |
| Beneficiario | Nombre del titular de la cuenta |
Instrucciones para guardar cambios:
- Modifique los campos deseados.
- Haga clic en Guardar Cambios al final de cada sección.
- El sistema confirma con un mensaje verde: "Configuración actualizada correctamente".
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** — Pantalla de configuración de empresa
7.3 Gestión de Usuarios
Ruta: Menú lateral → Administración → Usuarios
7.3.1 Lista de Usuarios
Nombre de la pantalla: Lista de Usuarios
Objetivo: Ver todos los usuarios activos de la empresa y gestionar su acceso.
Elementos de la pantalla:
- Tabla con: Nombre, Correo, Rol, Estado (Activo/Inactivo), Último acceso
- Botón + Nuevo Usuario
- Filtros por rol y estado
- Opciones por usuario: Ver, Editar, Enviar contraseña, Desactivar
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** — Lista de usuarios de la empresa
7.3.2 Crear Nuevo Usuario
Paso a paso:
- Haga clic en + Nuevo Usuario.
- Complete el formulario:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre completo | Nombre y apellido del usuario | ✅ Sí |
| Correo electrónico | Será su nombre de usuario para ingresar | ✅ Sí |
| Teléfono | Número de contacto | No |
| Rol | Seleccione el rol asignado (Supervisor, Operador, Técnico, etc.) | ✅ Sí |
| Contraseña temporal | El sistema genera una automáticamente, o puede escribir una | ✅ Sí |
| Enviar correo de bienvenida | Activa el envío automático de credenciales al usuario | No |
- Haga clic en Crear Usuario.
- Si activó "Enviar correo de bienvenida", el usuario recibirá sus credenciales por correo electrónico.
Resultado esperado: El usuario aparece en la lista y puede iniciar sesión con su correo y contraseña temporal.
Posibles errores:
- "El correo ya está registrado": Ese correo ya tiene una cuenta. Use uno diferente.
- "El rol seleccionado no existe": Verifique que el rol esté activo en el módulo de Roles.
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** — Formulario de nuevo usuario
7.3.3 Editar Usuario
- En la lista de usuarios, haga clic en el ícono ✏️ del usuario.
- Modifique los campos necesarios.
- Haga clic en Guardar Cambios.
Nota: No se puede editar el correo electrónico de un usuario existente directamente. Si necesita cambiar el correo, debe crear un nuevo usuario.
7.3.4 Enviar Nueva Contraseña
Si un usuario olvidó su contraseña o necesita acceso urgente:
- Haga clic en el ícono de "Enviar contraseña" (candado con flecha) del usuario.
- Confirme la acción.
- El sistema envía un correo con un enlace para restablecer la contraseña.
7.3.5 Desactivar/Reactivar Usuario
- Para desactivar: Haga clic en el toggle de estado → confirme. El usuario no podrá iniciar sesión.
- Para reactivar: Haga clic nuevamente en el toggle → confirme. El usuario recupera el acceso.
Nota: Desactivar un usuario no elimina sus registros ni historial.
7.4 Gestión de Roles
Ruta: Menú lateral → Administración → Roles
7.4.1 ¿Qué es un rol?
Un rol es un conjunto de permisos que define qué puede hacer un usuario en el sistema. SERVIX viene con roles predefinidos, pero el Administrador puede crear roles personalizados con exactamente los permisos que necesita.
7.4.2 Crear Rol Personalizado
Paso a paso:
- Vaya a Administración → Roles.
- Haga clic en + Nuevo Rol.
- Ingrese el nombre del rol (ej: "Coordinador de Servicio").
- Escriba una descripción breve.
- En la sección de permisos, active cada permiso que este rol tendrá.
- Los permisos están organizados por módulo. Expanda cada módulo para ver sus permisos disponibles.
- Haga clic en Guardar Rol.
- Asigne este rol a los usuarios correspondientes.
Recomendación: Cree roles con el principio de "mínimo privilegio": otorgue solo los permisos estrictamente necesarios para las funciones del puesto.
📸 Captura pendiente
** — Editor de roles y permisos
7.5 Gestión de Clientes
Ruta: Menú lateral → Clientes
7.5.1 Lista de Clientes
Nombre de la pantalla: Lista de Clientes
Objetivo: Ver todos los clientes registrados de la empresa.
Elementos de la pantalla:
- Tabla con: Nombre, Correo, Teléfono, RFC, Número de sitios, Estado
- Botón + Nuevo Cliente
- Buscador por nombre o correo
- Opciones: Ver, Editar, Vista 360°, Eliminar
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** — Lista de clientes
7.5.2 Crear Cliente
Paso a paso:
- Haga clic en + Nuevo Cliente.
- Complete el formulario:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre / Razón social | Nombre del cliente o empresa | ✅ Sí |
| Correo electrónico | Email de contacto principal | ✅ Sí |
| Teléfono | Número de contacto | No |
| RFC / Tax ID | Para facturación | No |
| Dirección | Dirección principal | No |
| Notas | Comentarios internos sobre el cliente | No |
- Haga clic en Crear Cliente.
Resultado esperado: El cliente aparece en la lista y se puede asociar a sitios y actividades.
7.5.3 Vista 360° del Cliente
Objetivo: Tener una visión completa del historial y estado actual de un cliente.
Información mostrada:
- Total de actividades (completadas, pendientes, canceladas)
- Total de cotizaciones (aprobadas, pendientes, rechazadas)
- Total de tickets (abiertos, cerrados)
- Monto total cotizado vs. monto aprobado
- Lista de sus sitios y unidades
- Última actividad registrada
- Historial de comentarios
Instrucciones de uso:
- En la lista de clientes, haga clic en el ícono de "Vista 360°" (círculo con flechas).
- Explore las pestañas: Resumen, Actividades, Cotizaciones, Tickets, Sitios.
- Haga clic en cualquier registro para ver su detalle completo.
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** — Vista 360° del cliente
7.6 Gestión de Sitios y Unidades
7.6.1 ¿Qué es un Sitio?
Un Sitio es la ubicación física de un cliente: su oficina, planta, sucursal, instalación o proyecto. Un cliente puede tener múltiples sitios.
Ejemplo: Cliente "Empresa ABC" tiene los sitios: "Corporativo Norte", "Planta Guadalajara", "Bodega Central".
7.6.2 ¿Qué es una Unidad?
Una Unidad es una subdivisión dentro de un sitio: un piso, área, equipo, máquina o cuarto específico donde se presta el servicio.
Ejemplo: Dentro del sitio "Planta Guadalajara": "Línea de Producción 1", "Compresor Central", "Subestación Eléctrica".
7.6.3 Crear Sitio
- Vaya a Clientes → seleccione un cliente → Agregar Sitio, o desde el menú Sitios → + Nuevo Sitio.
- Complete el formulario:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre del sitio | Nombre descriptivo | ✅ Sí |
| Cliente | Cliente al que pertenece | ✅ Sí |
| Dirección completa | Calle, número, colonia, ciudad, estado | No |
| Contacto del sitio | Nombre de la persona de contacto en ese sitio | No |
| Teléfono del sitio | Teléfono del contacto en el sitio | No |
| Correo del sitio | Email del contacto | No |
| Notas | Indicaciones especiales para el técnico (ej: "tocar en portería 2") | No |
- Haga clic en Crear Sitio.
7.6.4 Crear Unidad
- Desde el detalle del sitio, haga clic en + Nueva Unidad.
- Complete:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre de la unidad | Identificación del equipo o área |
| Descripción | Detalles técnicos o ubicación exacta |
| Servicios asociados | Seleccione qué servicios aplican a esta unidad |
- Haga clic en Crear Unidad.
Nota: Asociar servicios a una unidad facilita la creación de actividades, ya que el sistema sugiere automáticamente los servicios disponibles para esa unidad.
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** — Vista de sitio con sus unidades
7.7 Gestión de Servicios (Catálogo)
Ruta: Menú lateral → Catálogos → Servicios
7.7.1 ¿Qué es un Servicio?
El catálogo de servicios define los tipos de trabajo que su empresa realiza. Cada servicio puede tener un formulario personalizado con los campos específicos que el técnico debe llenar al ejecutarlo.
Ejemplos de servicios: "Mantenimiento Preventivo de Compresor", "Limpieza de Ductos HVAC", "Inspección Eléctrica", "Instalación de Equipo".
7.7.2 Crear Servicio
- Vaya a Catálogos → Servicios → + Nuevo Servicio.
- Ingrese el nombre y descripción del servicio.
- En la sección Formulario del Servicio, defina los campos que el técnico debe llenar:
| Tipo de campo | Descripción |
|---|---|
| Texto corto | Para respuestas breves (ej: "Número de serie") |
| Texto largo | Para comentarios extensos (ej: "Descripción del trabajo realizado") |
| Número | Para valores numéricos (ej: "Presión del compresor: ____ PSI") |
| Lista desplegable | Para elegir entre opciones predefinidas |
| Casilla de verificación | Para confirmaciones (ej: "¿Se realizó prueba de funcionamiento? □ Sí □ No") |
| Fecha | Para registrar fechas específicas (ej: "Próximo mantenimiento") |
| Firma | Para capturar la firma del cliente en campo |
- Arrastre y suelte los campos para ordenarlos.
- Marque los campos como "Obligatorio" si deben ser llenados para completar la actividad.
- Haga clic en Guardar Servicio.
📸 Captura pendiente
** — Editor de servicio con constructor de formulario
7.8 Gestión de Inventario
Ruta: Menú lateral → Inventario
7.8.1 Lista de Productos
Objetivo: Ver y gestionar todos los productos del almacén con sus niveles de stock actuales.
Alerta de stock bajo: Los productos con inventario por debajo del mínimo configurado se muestran con una insignia de advertencia (🟡) para llamar la atención del administrador.
7.8.2 Crear Producto
- Haga clic en + Nuevo Producto.
- Complete el formulario:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre del producto | Nombre descriptivo |
| SKU / Código | Código interno de identificación |
| Categoría | Seleccione de su catálogo de categorías |
| Marca | Seleccione de su catálogo de marcas |
| Proveedor | Seleccione el proveedor habitual |
| Unidad de medida | Piezas, litros, metros, etc. |
| Precio de costo | Precio de compra al proveedor |
| Precio de venta | Precio al cliente (para cotizaciones) |
| Stock inicial | Cantidad inicial en almacén |
| Stock mínimo | Nivel mínimo antes de generar alerta |
| Descripción | Detalles técnicos del producto |
- Haga clic en Guardar Producto.
7.8.3 Registrar Movimiento de Stock
Cada vez que ingrese o salga material del almacén, registre el movimiento:
- Vaya al detalle del producto.
- Haga clic en Registrar Movimiento.
- Seleccione el tipo:
- Entrada: Compra, devolución, ajuste positivo
- Salida: Uso en servicio, ajuste negativo, merma
- Ingrese la cantidad y el motivo.
- Haga clic en Registrar.
El historial de movimientos queda registrado para trazabilidad.
📸 Captura pendiente
** — Vista de producto con historial de movimientos
7.9 Reportes
Ruta: Menú lateral → Reportes
7.9.1 Tipos de Reportes Disponibles
| Reporte | Descripción |
|---|---|
| Resumen de actividades | Total de actividades por estado, técnico y período |
| Pipeline de cotizaciones | Valor y cantidad de cotizaciones por etapa del flujo |
| Métricas de tickets | Tickets por prioridad, estado y tiempo de respuesta |
| Rendimiento por técnico | Actividades completadas por usuario |
7.9.2 Generar un Reporte
- Vaya a Reportes.
- Seleccione el tipo de reporte.
- Configure los filtros:
- Período (fecha inicio – fecha fin)
- Técnico o usuario (opcional)
- Cliente (opcional)
- Estado (opcional)
- Haga clic en Generar Reporte.
- Para descargar, haga clic en Exportar → seleccione Excel o PDF.
📸 Captura pendiente
** — Pantalla de reportes con filtros
7.10 Plan y Suscripción a SERVIX
Ruta: Menú lateral → Mi Facturación (o Configuración → Plan)
Aclaración importante: Esta sección cubre exclusivamente el pago de la suscripción de su empresa a la plataforma SERVIX. No tiene relación con los cobros que su empresa realiza a sus propios clientes; esos se gestionan desde el módulo de Cotizaciones → Pagos.
7.10.1 Ver Mi Plan Actual
Muestra: Plan activo, fecha de renovación, funcionalidades incluidas y límites de uso (usuarios, actividades, IA, etc.).
7.10.2 Pagar Mi Suscripción
Cuando SERVIX genera una factura por su período de suscripción:
- Vaya a Mi Facturación.
- Vea la lista de cargos pendientes con su estado.
- Para pagar:
- Por tarjeta: Haga clic en Pagar con tarjeta e ingrese los datos de la tarjeta.
- Por OXXO: Haga clic en Pagar en OXXO y descargue el código de barras para pagar en tienda.
- Por transferencia: Descargue la referencia bancaria, realice la transferencia y suba el comprobante de pago.
- Una vez que SERVIX confirme el pago, puede solicitar el CFDI (factura fiscal) de su suscripción haciendo clic en Solicitar CFDI.
Nota: El CFDI es emitido por SERVIX a nombre de su empresa por concepto de suscripción al servicio. Para que el CFDI se genere correctamente, asegúrese de tener su RFC y datos fiscales completos en Configuración → Mi Empresa → Datos Fiscales.
7.10.3 Solicitar Cambio de Plan
- Vaya a Configuración → Plan.
- Haga clic en Solicitar Cambio de Plan.
- Seleccione el plan deseado.
- Agregue un mensaje opcional con el motivo.
- Haga clic en Enviar Solicitud.
- El equipo de soporte de SERVIX revisará y aplicará el cambio.
📸 Captura pendiente
** — Pantalla de facturación del tenant