7. MANUAL DEL ADMINISTRADOR

¿Quién debe leer este capítulo? El Administrador de la empresa que usa SERVIX. Es la persona responsable de configurar el sistema, gestionar usuarios internos, supervisar toda la operación y tomar decisiones administrativas.

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7.1 Primer Acceso y Configuración Inicial

Al crear su cuenta de empresa en SERVIX, recibirá un correo electrónico con sus credenciales de acceso. La primera vez que inicie sesión, el sistema lo llevará automáticamente al asistente de configuración inicial.

Asistente de Configuración Inicial (Wizard)

El wizard tiene 4 pasos y tarda menos de 2 minutos en completarse. Todo lo que configure aquí puede modificarse después desde Configuración → Mi Empresa.

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Paso 1 — Bienvenida:

El sistema muestra una pantalla de bienvenida con el nombre de su empresa y un resumen de lo que configurará. Tiene dos opciones:

• "Comenzar configuración" → continúa al paso 2 (recomendado).
• "Omitir y entrar al panel" → salta el wizard y va directo al dashboard. Puede configurarlo después.

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Paso 2 — Tu giro:

Seleccione el giro que mejor describe a su empresa (por ejemplo HVAC y refrigeración, Plomería, Electricidad, Elevadores, CCTV y seguridad, Energía solar, Servicios contables, entre otros). Esto precarga automáticamente en su catálogo los tipos de servicio, categorías de producto y categorías de gasto más comunes de ese giro, para no empezar desde cero.

• Si su giro no aparece en la lista, seleccione "Otro / prefiero omitir" — el sistema sigue funcionando normalmente con un catálogo genérico que puede editar libremente.
• Puede cambiar el giro más adelante desde Configuración → Mi Empresa — al hacerlo, se agregan los servicios y categorías de ese giro sin borrar nada que ya haya personalizado.

Algunos giros también cambian cómo se llaman "Cliente" y "Técnico". Por ejemplo, si su empresa es una clínica médica, en toda la interfaz (menús, formularios, reportes, PDFs, correos, portal de acceso externo) verá "Paciente" en vez de "Cliente" y "Médico" en vez de "Técnico" — no cambia nada en el funcionamiento, solo el nombre con el que se refiere a esas personas. La mayoría de los giros se quedan con las palabras genéricas "Cliente" y "Técnico" porque ya son las correctas para ese tipo de negocio. El cambio de nombre aplica de inmediato al elegir o cambiar el giro, sin necesidad de cerrar sesión.

(Captura pendiente — Paso 2 del wizard: selección de giro)

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Paso 3 — Personalización:

Configure la apariencia de su espacio de trabajo:

Teléfono de contacto: si su empresa quedó sin teléfono registrado (se registró antes de que este campo existiera, o se dio de alta manualmente desde la plataforma sin capturarlo), este paso pide el dato como respaldo — para poder contactarlo si necesita ayuda y no lo ve conectarse. El campo solo aparece si tenants.phone sigue vacío; si su empresa ya tiene teléfono, no lo verá aquí.

Campo	Descripción	Obligatorio
Nombre del sistema	Texto que aparece en el encabezado (ej: "Acme — Servicio Técnico"). Si lo deja vacío, se usa el nombre de la empresa.	No
País de operación	Determina la moneda, la etiqueta de identificación fiscal (RFC/NIT/RUC/RUT/CUIT según el país) y las zonas horarias disponibles en el siguiente campo. SERVIX soporta México, Colombia, Perú, Chile, Argentina y Ecuador.	✅ Sí
Zona horaria	Afecta cómo se muestran fechas y horas en todo el sistema. Las opciones dependen del país elegido arriba.	✅ Sí
Color principal de marca	El color que se usará en botones y acentos visuales. Elija uno de los presets o use el selector de color personalizado.	No
Logo	Imagen que aparecerá en reportes PDF y cotizaciones. Formatos aceptados: PNG, JPG, SVG, WebP. Recomendación: use PNG con fondo transparente para mejor resultado en documentos.	No

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Paso 4 — Confirmación:

El sistema muestra un resumen de lo que configuró: giro elegido, nombre del sistema, zona horaria, color y estado del logo. Revise que todo sea correcto.

• Si algo está mal, haga clic en "Atrás" para corregirlo.
• Si todo está bien, haga clic en "Guardar e ir al Dashboard".

Al guardar, el wizard se marca como completado y no volverá a aparecer. El sistema lo lleva directamente al Dashboard principal.

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¿Qué sigue después del wizard?

El wizard cubre solo la apariencia básica. Para que SERVIX esté completamente listo para operar, el Administrador debe completar los siguientes pasos adicionales desde el Dashboard. Consulte la Guía de Inicio Rápido al inicio de este manual para la lista completa ordenada por prioridad.

En resumen, los pasos posteriores son:

1. Completar los datos fiscales y cuenta bancaria de la empresa (para que aparezcan en cotizaciones y para recibir el CFDI de su suscripción a SERVIX).
2. Crear al menos un servicio en el catálogo.
3. Registrar al menos un cliente.
4. Crear los usuarios del equipo (técnicos, operadores, supervisores).
5. Crear la primera actividad de prueba.

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7.2 Configuración de la Empresa

Ruta: Menú lateral → Configuración → Empresa

Esta pantalla permite actualizar toda la información de la empresa en cualquier momento. Está organizada en pestañas: Mi empresa, Datos fiscales, Cuenta bancaria, Operaciones, Tu plan, Módulos (7.2.5) y Agentes (7.2.6). Algunas pestañas y campos solo aparecen si el módulo al que pertenecen está activo.

7.2.1 Información General

Campo	Descripción
Nombre de la empresa	Nombre comercial visible en cotizaciones y reportes
Nombre del sistema	Texto que aparece en el encabezado de la app (ej: "Acme — Servicio Técnico"). Si se deja vacío se usa el nombre de la empresa.
Logotipo	Imagen que aparece en los documentos PDF generados y en el encabezado de los correos enviados a sus clientes
País	Afecta el símbolo de moneda, el formato de números, la etiqueta del Tax ID y la zona horaria por defecto. SERVIX soporta 6 países: México (RFC), Colombia (NIT), Perú (RUC), Chile (RUT), Argentina (CUIT) y Ecuador (RUC)
Zona horaria	Campo crítico. Define la hora local usada en todo el sistema: inicio y finalización de servicios, tickets, recordatorios automáticos y reportes. Debe corresponder al país donde opera su empresa. Si se configura incorrectamente, los registros de hora quedarán desfasados
Giro	El sector de su empresa (ej. HVAC, Plomería, Servicios contables). Si lo cambia respecto al que tenía, se agregan al catálogo los servicios y categorías típicos de ese giro — nunca borra lo que ya haya personalizado. Es el mismo selector del Paso 2 del wizard (7.1); puede dejarlo en "Otro / prefiero omitir" si el suyo no aparece en la lista. Algunos giros también cambian cómo se llaman "Cliente" y "Técnico" en toda la interfaz (ej. "Paciente"/"Médico" en clínicas) — ver nota en 7.1
Idioma	Idioma de la interfaz (actualmente: español)
Describe tu negocio	Texto libre opcional (máximo 300 caracteres) donde explica a qué se dedica su empresa, con sus palabras. Útil cuando hace varias cosas y ningún Giro la describe bien; los agentes de IA lo usan para hablar con el vocabulario de su negocio
Color de marca	Color que se usa en botones, acentos visuales, encabezados de los PDFs y de los correos enviados a sus clientes. El portal de clientes también lo usa, salvo que le asigne su propio color en el campo siguiente
Color del portal de clientes	Color del encabezado, los botones y el menú del portal de sus clientes (manual del Cliente, 11). Viene con la casilla Igual que el color de marca marcada: mientras siga así, el portal usa el color de marca y no cambia nada. Desmárquela para darle al portal un color distinto al de sus PDFs y correos
Color de acento (portal de clientes)	Color de los resaltes del portal: contorno de la foto de perfil, aviso de notificaciones y detalles sobre el encabezado. Junto al selector hay una vista previa sobre el color del portal y un aviso en ámbar cuando el acento contrasta poco con ese fondo
Correo de respuesta (Reply-To)	Cuando un cliente responde a un correo enviado por SERVIX (cobro, cotización, ticket, etc.), la respuesta llega a esta dirección. Si se deja vacío, las respuestas llegan al correo de la cuenta del tenant.

Sugerir con IA: los tres campos de color tienen un botón Sugerir con IA (aparece solo si su plan incluye funciones de IA). Parte de su logotipo y de su color de marca para proponer un color, y solo propone colores donde el texto encima se lee bien (contraste AA 4.5:1). Al aplicar la sugerencia del color del portal, la casilla Igual que el color de marca se desmarca sola. La sugerencia se ve en pantalla al instante, pero hay que Guardar para aplicarla.

Sus clientes ven los cambios sin volver a entrar: el portal relee su nombre, logotipo y colores por lo menos cada 10 minutos. Antes, un cambio de marca no le llegaba al cliente hasta que cerraba sesión y volvía a iniciarla.

Cómo aparecen sus correos ante el cliente: Los correos de cobros, cotizaciones, tickets y actividades se envían con el remitente "[Nombre del sistema] vía Servix" y el Reply-To configurado. El encabezado del correo muestra su logotipo (si está configurado) sobre fondo blanco con una franja del color de su marca; si no hay logotipo, se muestra el nombre del sistema sobre el color de marca. De esta forma el cliente ve la identidad de su empresa y, si responde, el mensaje le llega a usted directamente.

Solo con el Portal de clientes activo: los campos Color del portal de clientes y Color de acento solo aparecen si el módulo Portal de clientes está prendido (7.2.5). Si lo apaga, los colores se ocultan pero se conservan.

Link para instalar la app con tu logo: debajo del nombre de la empresa hay un campo de solo lectura con un enlace público (con botón Copiar). Se muestra siempre: compártalo con su equipo y, si tiene el Portal de clientes prendido, también con sus clientes, por correo o WhatsApp. Abre una página con su logotipo y nombre explicando cómo agregar la app a la pantalla de inicio del celular (iOS/Android/escritorio, con los pasos según el dispositivo), y termina en la pantalla de inicio de sesión, también con su logotipo. La app que se instala lleva el nombre, el color y el ícono de su empresa, en iPhone y en Android, y lo mismo pasa si alguien la instala desde dentro del sistema (el aviso dice "Instalar [su empresa]"). Si su empresa no tiene Logotipo, la app se instala con el de Servix. Es una página pública: no requiere cuenta ni permisos.

Cuando da de alta a un usuario, el correo de bienvenida incluye este mismo enlace para que instale la app en su celular después de crear su contraseña.

7.2.2 Datos Fiscales

Campo	Descripción
RFC / RUC / Tax ID	Identificación fiscal de su empresa. La etiqueta cambia según el país configurado (RFC en México, RUC en Perú). Se imprime en el encabezado de las cotizaciones y es requerido para que SERVIX le emita el comprobante de su suscripción
Razón social	Nombre legal de la empresa; aparece en documentos oficiales y cotizaciones
Régimen fiscal	Requerido para que SERVIX genere correctamente el comprobante de su suscripción
Dirección fiscal	Calle, número, colonia, ciudad, estado, CP; se imprime en documentos

Representante legal: el campo de quién firma los contratos a nombre de su empresa solo aparece con el módulo Contratos activo.

Facturar automáticamente mis pagos a Servix: casilla al final de la tarjeta de datos fiscales, encendida por defecto. Se guarda sola al marcarla o desmarcarla y no le pide capturar sus datos fiscales. Si la desactiva, sus pagos de la suscripción se registran igual y reciben su recibo, pero SERVIX no les genera factura (CFDI). Si después necesita la factura de algún pago, pídala desde Mis Pagos con Solicitar factura (7.10.2); para eso sí necesita sus datos fiscales.

Nota importante: Estos datos fiscales corresponden a su empresa como suscriptora de SERVIX. SERVIX los usa únicamente para emitirle el CFDI por el pago de su suscripción mensual o anual. SERVIX no genera ni emite CFDI a los clientes de su empresa; el control de cobros a sus clientes se gestiona desde el módulo de Cotizaciones.

7.2.3 Configuración de Operaciones

Ruta: Configuración → pestaña Operaciones

Campo	Descripción
Términos y condiciones	Texto legal al pie de cada cotización
Condiciones de pago	Texto que aparece al pie del PDF de pre-factura/Cobros (ej: "Pago a 30 días") — no es un texto de cotizaciones, ese es "Términos y condiciones" de arriba
Recordatorio de actividades	Días de anticipación para avisar al técnico, creador y colaboradores que deben contactar al cliente antes del servicio. El aviso se envía a la misma hora en que está programada la actividad. Pon 0 para desactivar.
Aviso de último momento	Segundo recordatorio, independiente del anterior, en horas de anticipación en vez de días — para un último aviso justo antes del servicio. Puede estar activo junto con el recordatorio en días. Pon 0 para desactivar.
Verificación QR de llegada	Toggle activo/inactivo. Cuando está activo, los técnicos deben escanear el código QR de la unidad, sitio o cliente vinculado a la actividad antes de poder registrar su llegada. Los administradores y gerentes acceden sin escanear. Si la actividad no tiene ningún código QR asignado, la verificación se omite automáticamente.

Campos del reporte PDF de actividad: casillas para elegir qué información aparece en el PDF de cada actividad (botón "Descargar reporte PDF", disponible tanto dentro del sistema como en el Portal Cliente) — Cliente, Contacto del cliente, Sitio/Planta, Unidad/Equipo, Clave/Código, Descripción del equipo, Tipo de servicio, Técnico asignado, Fecha programada, Llegada al domicilio, Inicio del servicio, Fecha completada, Apertura por QR, Duración, Descripción de la actividad y Notas internas. Por defecto están las dieciséis activas; si se desmarcan todas, el sistema vuelve a mostrarlas todas al guardar. Los campos del formulario del servicio (checklist, firmas, fotos, evidencia) no se ven afectados por este control — siempre se imprimen completos.

Evidencias fotográficas: tarjeta para controlar las fotos que su equipo sube a las actividades. Toda foto nueva se guarda ya reducida (para que suba rápido y ocupe menos) y con la orientación corregida, esté o no prendido lo demás. Opciones:

Opción	Qué hace	Por defecto
Sello en las fotos	Franja en la parte de abajo de cada foto nueva. La fecha y hora las pone el servidor, así que no se pueden alterar desde el celular. Puede elegir qué lleva: Fecha y hora, Técnico y folio, Ubicación (sitio y coordenadas GPS del momento; si el técnico no da permiso de ubicación, la de su llegada o la del sitio, y lo indica), y si va abajo a la izquierda o abajo a la derecha	Apagado
Guardar también la foto original sin sello	Conserva la foto limpia además de la sellada. Ocupa el doble de espacio	Apagado
Tamaño de las fotos en el reporte PDF	Chico (varias por renglón), Mediano (2 por renglón) o Grande (1 por renglón)	Mediano
Incluir las evidencias de la actividad en el PDF	Agrega al reporte la sección Evidencias fotográficas, además de las fotos de los campos del formulario	Encendido
Avisar si la foto se tomó lejos del sitio	Marca la foto si se tomó a más de los metros que indique (300 por defecto, de 50 a 5,000) del sitio de la actividad. Queda marcada en la actividad, en la bitácora y en el PDF	Encendido
Solo fotos tomadas en el momento	El botón abre la cámara en lugar de la galería y rechaza fotos de hace más de 15 minutos	Apagado

Aparte de lo anterior, si una foto viene de un archivo de más de 2 horas, se marca como posible foto de galería. Las alertas se ven en la sección Evidencias de la actividad ("N fotos con alerta"), en la bitácora como Alerta de foto y en el pie de la foto en el PDF. Presione Guardar en la tarjeta para aplicar los cambios.

SLA de tickets: cuatro campos, uno por prioridad (Urgente, Alta, Media, Baja), para definir en cuántas horas debe atenderse un ticket de esa prioridad — se cuentan desde que se crea el ticket. Cada campo muestra como referencia el valor por defecto de la plataforma (ej. "Plataforma: 1h") y, si se deja vacío, el ticket usa ese valor. Un ticket ya creado conserva el SLA que tenía al momento de crearse — cambiar estos campos solo afecta a los tickets nuevos, no recalcula los que ya estaban en curso.

La moneda, la vigencia y el IVA de una cotización no se configuran aquí. La moneda depende del país de operación de su empresa (7.1); la vigencia y el porcentaje de IVA se fijan individualmente en cada cotización al crearla o editarla. El folio de cada cotización (ej. COT-0001) tampoco es configurable — se genera automáticamente a partir del nombre de su empresa.

7.2.4 Cuenta Bancaria

Información de pago que puede aparecer en el PDF de cotizaciones. La pestaña solo aparece con el módulo Cotizaciones y cobros activo (7.2.5):

Campo	Descripción
Banco	Nombre del banco
Número de cuenta	Número de cuenta bancaria
CLABE / CCI / Cuenta	Clave bancaria para transferencias. En México: CLABE interbancaria (18 dígitos). En Perú: CCI (Código de Cuenta Interbancario).
Beneficiario	Nombre del titular de la cuenta

Toggle "Datos bancarios en el PDF": En la pestaña Operaciones de esta misma pantalla puede activar o desactivar si estos datos aparecen en el PDF. Útil cuando prefiere no incluirlos en cotizaciones formales.

Toggle "Imagen de producto en el PDF": También en la pestaña Operaciones. Cuando está activo, cada concepto de la cotización que provenga del catálogo de Inventario muestra su foto (o un ícono de producto/servicio si no tiene foto cargada) junto a la descripción, tanto en el PDF descargable como en el correo enviado al cliente. Los conceptos escritos manualmente (sin producto del catálogo) no muestran imagen. Inactivo por defecto. La vista de detalle de la cotización dentro del sistema (y en el portal del cliente) siempre muestra la imagen o ícono cuando existe, independientemente de este toggle — este control solo afecta el PDF y el correo.

Tamaño de imagen del producto: Cuando el toggle anterior está activo, un selector adicional (Pequeña / Mediana / Grande) controla qué tan grande se ve esa foto o ícono. Aplica de forma consistente en la vista de detalle de la cotización, el PDF y el portal del cliente. Por defecto: Pequeña.

Columnas de la tabla de conceptos: Casillas para elegir qué columnas se muestran en la tabla de partidas de la cotización — Código/SKU, Descripción, Unidad, Cant., P. Unitario y Subtotal. Aplica en la vista de detalle, el PDF, el portal del cliente y la liga pública de revisión. Por defecto están las seis activas; el sistema nunca deja la tabla sin columnas (si se desmarcan todas, vuelve a los valores por defecto al guardar).

Toggle "Estatus en el PDF": Controla si el PDF descargable muestra la etiqueta de estatus (Borrador, Enviada, Aprobada, etc.) junto al folio. Útil para empresas que comparten cotizaciones en borrador de forma informal antes de enviarlas formalmente por el sistema y no quieren que el PDF diga "Borrador". Activo por defecto.

Toggle "Cobro automático al aprobar": Controla si el cobro de una cotización se genera solo en el momento en que el cliente la aprueba (desde su Portal o desde el enlace del correo). Activo por defecto, así que nada cambia si no lo toca. Si lo desactiva, la cotización queda Aprobada sin cobro y usted lo genera cuando quiera con el botón Generar cobro en su detalle (7.15.4). Tres aclaraciones: (1) si la cotización exige anticipo, el cobro se genera siempre al aprobar aunque el toggle esté apagado, porque el cliente paga el anticipo contra ese cobro en el mismo paso; (2) el toggle no afecta la conversión en Orden de Trabajo, que tiene su propio checkbox "Generar cobro por esta orden" (8.4.2 en el manual de Supervisor); (3) cuando un usuario del equipo marca la cotización como Aprobada a mano desde el sistema, nunca se genera cobro automático, con el toggle activo o no.

Plantilla de PDF: Selector entre Predeterminada (el diseño estándar de Servix) y, si su empresa tiene una plantilla a la medida habilitada, una opción Personalizada con su propio diseño y campos adicionales (ej. RFC y dirección del cliente en el encabezado). Las plantillas a la medida son desarrollos por encargo — Servix las construye y habilita por empresa; si no ve más que "Predeterminada" en el selector, es porque su empresa no tiene ninguna plantilla adicional contratada.

Instrucciones para guardar cambios:

1. Modifique los campos deseados.
2. Haga clic en Guardar al final de cada sección.
3. El sistema confirma con un mensaje verde.

7.2.5 Módulos: prenda solo lo que usa su empresa

Ruta: Configuración → pestaña Módulos

Cada empresa puede apagar las partes de SERVIX que no usa. Al apagar un módulo, desaparece del menú y de las pantallas para todo su equipo y sus procesos automáticos (recordatorios, cobros o gastos recurrentes, avisos) se detienen. Su información no se borra: al volver a prenderlo, todo sigue donde estaba.

Cada módulo aparece como una tarjeta con su color, su descripción y un interruptor:

Módulo	Qué incluye	Depende de
Cotizaciones y cobros	Cotizaciones, cobros, cobros recurrentes y Venta Rápida. En la actividad: cobro, cotización y margen	—
Contratos	Contratos con clientes, plantillas y firma	Cotizaciones y cobros
Inventario	Productos, existencias, categorías, marcas y unidades. En la actividad: materiales usados	—
Compras y gastos	Compras, gastos, categorías de gasto y gastos recurrentes. En la actividad: gastos con foto del ticket	—
Tickets	Tickets e incidentes de clientes, con tiempos de respuesta	—
Series de actividades	Actividades recurrentes programadas por calendario o contrato	—
Portal de clientes	Acceso y app para que sus clientes vean sus actividades, cotizaciones, cobros y tickets	—
Reportes	Reportes de actividades, cotizaciones, cobros, tickets, compras y rentabilidad	—
Inteligencia artificial	Asistente, ayuda y funciones con IA (lectura de tickets de compra, diagnósticos). Usa la cuota de IA de su plan	—
Auditoría	Bitácora de accesos y cambios	—

Siempre activos (no se pueden apagar): clientes, sitios y equipos, servicios, actividades, calendario, usuarios y roles.

Periodo de prueba: mientras su empresa está en prueba, todos los módulos están disponibles aunque el plan elegido no los incluya; usted decide cuáles prender.

Al registrarse: según su giro, una empresa nueva puede arrancar solo con los módulos típicos de ese giro prendidos; los demás los puede prender aquí cuando los necesite.

Para apagar un módulo:

1. Toque su interruptor.
2. Aparece una confirmación que le dice qué más se apaga (por ejemplo, al apagar Cotizaciones y cobros también se apaga Contratos) y qué tiene en curso en ese módulo.
3. Haga clic en Apagar. La página se recarga con el cambio aplicado.

Para prenderlo, toque el interruptor de nuevo; no pide confirmación.

Notas que puede ver en una tarjeta:

Nota	Significado
No incluido en tu plan / Disponible en el plan …	Su plan no incluye el módulo; el interruptor está bloqueado. Para usarlo, cambie de plan (7.10.4)
Apagado porque … está apagado · vuelve solo al prenderlo	Usted lo tenía prendido, pero depende de otro módulo que está apagado. En cuanto prenda ese otro, este regresa solo
Requiere …: actívalo primero	Depende de otro módulo apagado y usted lo tenía apagado también. Prenda primero el módulo del que depende
Incluido como cortesía de Servix	SERVIX le regaló este módulo aunque su plan no lo incluye
Usa …	Solo informativo: indica de qué módulo depende

Qué cambia en otras pantallas al apagar un módulo:

• Configuración: los colores del portal y el link para instalar la app solo aparecen con el Portal de clientes activo (7.2.1); el Representante legal de Datos fiscales, solo con Contratos (7.2.2); la pestaña Cuenta bancaria, solo con Cotizaciones y cobros (7.2.4). Los valores ocultos se conservan.
• Roles: los permisos de los módulos apagados no se muestran, y al guardar el rol se conservan para cuando vuelva a prender el módulo. Un rol que se queda sin ningún permiso activo (por ejemplo Cliente con el Portal apagado) se oculta de Roles y de los selectores de usuario (7.4.2).
• Usuarios y clientes: con el Portal de clientes apagado no aparecen los usuarios de portal en Usuarios, no se ofrece vincular usuarios a un cliente, la pestaña Usuarios asignados del cliente se oculta y sus clientes no pueden entrar al portal.
• Vista 360° del cliente: no muestra cotizaciones, cobros, contratos ni tickets si su módulo está apagado.
• Reportes: cada pestaña aparece solo si sus módulos están activos (7.9.1).
• Métodos de pago: solo aparecen si está activo Cotizaciones y cobros o Compras y gastos.
• Inteligencia artificial: con la IA apagada no se hace ninguna consulta de IA en ningún lugar del sistema (cotizaciones, contratos, formularios, gastos, agentes); si alguien intenta usar una función de IA, un mensaje le indica dónde activarla.
• Página de inicio del rol: si la página de inicio de un rol pertenece a un módulo apagado, se ignora y el usuario entra a la página de inicio normal.
• Procesos automáticos: los recurrentes (cobros, gastos, series) no acumulan los periodos que pasaron con el módulo apagado: al prenderlo, continúan desde el siguiente periodo.

Su equipo ve el cambio sin volver a entrar: quien tenga una sesión abierta ve el cambio al abrir su siguiente página (el sistema revisa permisos y módulos como máximo una vez por minuto). Lo mismo aplica a los cambios en los permisos de un rol.

7.2.6 Agentes

Ruta: Configuración → pestaña Agentes

Los agentes revisan su información todos los días y le avisan solo de lo que vale la pena atender. Lo que encuentran queda en la Bandeja de agentes (7.23), donde lo marca como atendido o como "no aplica". Ningún agente cambia, cobra ni cancela nada por su cuenta.

Cada agente es una tarjeta con su interruptor, qué hace y a qué hora corre:

Agente	Qué hace	Cuándo corre	Requiere
Clientes	Avisa de clientes con pagos atrasados o con un contrato por vencer sin renovación automática. También pone las etiquetas de la lista de clientes (7.5.1)	Diario, 7:40 am	Cotizaciones y cobros o Contratos
Cobranza	Manda a su cliente dos recordatorios de pago por correo (solo en cobros donde activó el aviso al cliente) y, si sigue sin pagar, deja de escribirle y le avisa a usted	Diario, 7:45 am	Cotizaciones y cobros
Inventario	Avisa de productos bajo el mínimo o que se van a acabar pronto, y sugiere a qué proveedor comprarle	Diario, 7:50 am	Inventario
Clientes frecuentes	Encuentra clientes que le compran o piden servicio seguido y no tienen nada recurrente, y sugiere qué ofrecerles según lo que compran	Diario, 7:55 am	—
Caja	Revisa las ventas rápidas y avisa de las que salieron por debajo del costo, muy por debajo del precio de lista o con un descuento grande	Diario, 8:05 am	Cotizaciones y cobros
Cotizaciones	Avisa de cotizaciones que siguen sin respuesta después del recordatorio o que están por vencer	Diario, 9:00 am	Cotizaciones y cobros
Informe ejecutivo	Junta lo que encontraron los demás agentes y escribe un resumen corto con las acciones más importantes del día (7.9.7). Usa IA	Diario, 9:15 am	—
Atención a clientes	Contesta al momento las preguntas de un ticket del portal que se resuelven con un dato que ya tiene (próxima visita, saldo, estatus de otro ticket). Ante cualquier duda o queja no contesta. Usa IA	Cuando un cliente abre un ticket en su portal	Tickets

• Los agentes marcados Usa IA gastan créditos de la cuota de IA de su plan.
• Si el módulo que un agente necesita está apagado, su interruptor está bloqueado con la nota "Requiere el módulo …: actívalo en Módulos".
• Clientes revisa solo lo de los módulos que tenga prendidos: pagos atrasados y clientes VIP con Cotizaciones y cobros; contratos por vencer con Contratos. Con los dos apagados, el agente queda bloqueado y no aparece en la Bandeja.
• Atención a clientes solo conoce el saldo del cliente si Cotizaciones y cobros está prendido, y sus contratos si Contratos lo está. Un dato de un módulo apagado no lo menciona ni lo supone.
• Agente desactivado por SERVIX: si SERVIX bloqueó un agente para su empresa, su tarjeta sale apagada, con candado y la nota "Desactivado por Servix para tu empresa. Si lo necesitas, contacta a soporte."; no se puede prender ni ajustar. Para habilitarlo, escriba a soporte.
• Al prender Atención a clientes se pide confirmación, porque le contesta directamente a sus clientes. Cada respuesta queda marcada en el ticket para que la revise.
• Al apagar Clientes, Inventario o Clientes frecuentes se borra lo que ese agente había calculado (etiquetas, alertas); se vuelve a calcular en su siguiente corrida si lo prende de nuevo.

Ajustar cuándo avisa: varios agentes tienen debajo un enlace Ajustar cuándo avisa con los días o porcentajes que usan. Deje un campo vacío para usar el valor recomendado.

Agente	Ajuste	Recomendado	Rango
Clientes	Considerar inactivo a un cliente sin movimiento en … días	90	30–365
Clientes	Avisar de contratos sin renovación que vencen en los próximos … días	30	7–120
Cobranza	Primer recordatorio al cliente a los … días de atraso	7	1–60
Cobranza	Segundo recordatorio a los … días de atraso	15	2–90
Cobranza	Dejar de escribirle y avisarle a usted a los … días de atraso	30	3–180
Inventario	Avisar si al ritmo actual un producto se acaba en menos de … días	14	1–90
Clientes frecuentes	Contar como frecuente con al menos … actividades en 90 días	3	2–50
Clientes frecuentes	…o con al menos … compras en 90 días	3	2–50
Cotizaciones	Avisar si no responden en … días después del recordatorio	7	1–60
Cotizaciones	Avisar si vence en … días o menos sin respuesta	3	0–30
Caja	Avisar si un producto se vende …% o más por debajo de su precio de lista	20	5–90
Caja	Avisar si el descuento es de …% o más de la venta	15	1–90

Haga clic en Guardar; el agente usa los valores nuevos desde su próxima revisión. En Cobranza los días deben ir en orden: primer recordatorio, segundo recordatorio y al final el aviso a usted.

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7.3 Gestión de Usuarios

Ruta: Menú lateral → Usuarios (sección "Equipo" del menú)

7.3.1 Lista de Usuarios

Nombre de la pantalla: Lista de Usuarios

Objetivo: Ver todos los usuarios activos de la empresa y gestionar su acceso.

Elementos de la pantalla:

• Tabla con: Nombre, Correo, Rol, Estado (Activo/Inactivo), Último acceso
• Botón + Nuevo Usuario
• Filtros por rol y estado
• Opciones por usuario: Ver, Editar, Enviar contraseña, Desactivar

7.3.2 Crear Nuevo Usuario

Paso a paso:

1. Haga clic en + Nuevo Usuario.
2. Complete el formulario:

Campo	Descripción	Obligatorio
Nombre completo	Nombre y apellido del usuario	✅ Sí
Correo electrónico	Será su nombre de usuario para ingresar	✅ Sí
Rol	Seleccione el rol asignado (Supervisor, Operador, Técnico, etc.)	✅ Sí
Cliente	Solo aparece si el rol elegido es de portal — asocia el usuario a un cliente existente	Depende del rol
Avatar	Foto o imagen de perfil del usuario	No

3. Haga clic en Crear Usuario.
4. El sistema crea al usuario en estado pendiente y le envía automáticamente un correo con un enlace para que configure su propia contraseña — no hay opción de contraseña temporal ni de desactivar este correo, el envío es siempre automático. El enlace de esta invitación es válido por 7 días (no lo confunda con el de "Enviar nueva contraseña" de 7.3.4, que dura 1 hora).

Resultado esperado: El usuario aparece en la lista en estado "Pendiente" hasta que abre el correo y configura su contraseña; después pasa a "Activo".

Correo distinto para los usuarios del portal: si creó al usuario con un Cliente asignado (rol de portal), el correo sale con la marca de su empresa — logotipo, nombre, color de marca y Reply-To, igual que sus demás correos a clientes — con el asunto "Tu acceso al portal de [su empresa]" y dos pasos: 1) Crear mi contraseña (le avisa que vence en 7 días y que después puede usar "¿Olvidaste tu contraseña?" con ese mismo correo) y 2) Instalar la app, que lleva a la misma página pública de instalación del enlace de 7.2.1, con los pasos para iPhone y Android. Los usuarios de su equipo siguen recibiendo el correo estándar de Servix.

Con el Portal de clientes apagado (7.2.5) no se ofrece el campo Cliente, los roles de portal no aparecen en el selector y los usuarios de portal que ya existan no se muestran en la lista.

Límite de usuarios de su plan: cuentan todos los usuarios que no estén eliminados, también los inactivos y los pendientes de activar; lo mismo aplica a las cuentas del portal de clientes. Si llega al límite, el sistema no deja crear más y le avisa: "Has alcanzado el límite de N usuarios en tu plan … Los inactivos o pendientes de activar también cuentan; si ya no los usas, elimínalos para liberar el lugar." El límite solo se revisa al crear, así que reactivar a alguien (7.3.5) siempre funciona.

Correo de bienvenida de su equipo: además del enlace para crear la contraseña, incluye el enlace para instalar la app en el celular con el logo de su empresa (7.2.1).

Posibles errores:

• "El correo ya está registrado": Ese correo ya tiene una cuenta. Use uno diferente.
• "El rol seleccionado no existe": Verifique que el rol esté activo en el módulo de Roles.

7.3.3 Editar Usuario

1. En la lista de usuarios, haga clic en el ícono ✏️ del usuario.
2. Modifique los campos necesarios, incluido el correo electrónico si hace falta corregirlo — sí es editable directamente desde este formulario.
3. Haga clic en Guardar Cambios.

7.3.4 Enviar Nueva Contraseña

Si un usuario olvidó su contraseña o necesita acceso urgente:

1. Haga clic en el ícono de "Enviar contraseña" (candado con flecha) del usuario.
2. Confirme la acción.
3. El sistema envía un correo con un enlace para restablecer la contraseña. Este enlace es válido por 1 hora; si vence, vuelva a enviarlo o pida al usuario que use "¿Olvidaste tu contraseña?" desde la pantalla de inicio de sesión.

7.3.5 Desactivar/Reactivar Usuario

• Para desactivar: Haga clic en el toggle de estado → confirme. El usuario no podrá iniciar sesión.
• Para reactivar: Haga clic nuevamente en el toggle → confirme. El usuario recupera el acceso.

Nota: Desactivar un usuario no elimina sus registros ni historial, pero sigue ocupando un lugar en el límite de usuarios de su plan. Para liberar el lugar hay que eliminarlo (7.3.6).

7.3.6 Eliminar un Usuario — Restricciones

Además de desactivar, un usuario con el permiso correspondiente puede eliminar una cuenta desde la lista. El sistema bloquea dos casos para que su empresa no se quede sin acceso:

Intento	Mensaje	Motivo
Eliminar su propia cuenta	"No puedes eliminar tu propia cuenta."	Nadie puede borrarse a sí mismo, sin importar su rol. Si alguien deja la empresa, pida a otro administrador que lo elimine o desactive
Eliminar al último administrador	"No puedes eliminar al único administrador del tenant."	Su empresa debe conservar siempre al menos un usuario con rol Administrador. Cree primero al nuevo administrador y después elimine al anterior

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7.4 Gestión de Roles

Ruta: Menú lateral → Configuración (menú desplegable) → Roles

7.4.1 ¿Qué es un rol?

Un rol es un conjunto de permisos que define qué puede hacer un usuario en el sistema. SERVIX viene con roles predefinidos, pero el Administrador puede crear roles personalizados con exactamente los permisos que necesita.

7.4.2 Crear Rol Personalizado

Paso a paso:

1. Vaya a Configuración → Roles.
2. Haga clic en + Nuevo Rol.
3. Ingrese el nombre del rol (ej: "Coordinador de Servicio").
4. Escriba una descripción breve.
5. En la sección de permisos, active cada permiso que este rol tendrá.
6. Los permisos están organizados por módulo: la barra lateral agrupa las secciones bajo el nombre de su módulo (Cotizaciones y cobros, Inventario, Tickets…). Los permisos de Actividades se dividen en subgrupos: Operación, Formularios y reportes, Control y Costos de obra (materiales y gastos de la actividad). Los permisos de los agentes aparecen en el grupo Agentes, y los de envío por WhatsApp junto a su módulo (7.14.9).
7. Haga clic en Guardar Rol.
8. Asigne este rol a los usuarios correspondientes.

Módulos apagados: los permisos de un módulo apagado (7.2.5) no se muestran. Al guardar el rol, esos permisos se conservan tal como estaban, así que al volver a prender el módulo el rol recupera lo que tenía. Un rol sin ningún permiso activo se oculta y no se puede asignar.

Los cambios llegan sin volver a entrar: los usuarios con ese rol ven los permisos nuevos al abrir su siguiente página, aunque tengan una sesión abierta.

Recomendación: Cree roles con el principio de "mínimo privilegio": otorgue solo los permisos estrictamente necesarios para las funciones del puesto.

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7.5 Gestión de Clientes

Ruta: Menú lateral → Clientes

7.5.1 Lista de Clientes

Nombre de la pantalla: Lista de Clientes

Objetivo: Ver todos los clientes registrados de la empresa.

Elementos de la pantalla:

• Tabla con: Nombre, Correo, Teléfono, Tax ID (RFC/RUC según país), Número de sitios, Estado
• Botón + Nuevo Cliente
• Buscador por nombre o correo
• Opciones: Ver, Editar, Vista 360°, Eliminar

Etiquetas inteligentes: si tiene prendido el agente Clientes (Configuración → Agentes, 7.2.6), junto al nombre de cada cliente pueden aparecer hasta cuatro etiquetas generadas automáticamente cada noche: Riesgo (contrato por vencer sin renovación automática), Pago pendiente (con el monto exacto al pasar el mouse), VIP (entre los clientes que más le pagan) e Inactivo (sin actividad reciente). Arriba del buscador aparecen chips para filtrar solo los clientes con cada etiqueta.

7.5.2 Crear Cliente

Paso a paso:

1. Haga clic en + Nuevo Cliente.
2. Complete el formulario:

Campo	Descripción	Obligatorio
Nombre / Razón social	Nombre del cliente o empresa	✅ Sí
Correo electrónico	Email de contacto principal	✅ Sí
Teléfono	Número de contacto	No
RFC / RUC / Tax ID	Para facturación (etiqueta según país)	No
Grupo	Asocia el cliente a un grupo existente (ver 7.5.9)	No
Dirección	Dirección principal	No
Notas	Comentarios internos sobre el cliente	No

3. Haga clic en Crear Cliente.

Resultado esperado: El cliente aparece en la lista y se puede asociar a sitios y actividades.

7.5.3 Vista 360° del Cliente

Objetivo: Ver toda la información consolidada de un cliente en una sola pantalla, sin necesidad de navegar entre módulos.

Barra de contacto rápido (parte superior): Muestra email, teléfono, contacto, RFC/Tax ID, dirección y contratos activos con enlace directo. Solo aparecen los campos que tienen valor.

KPIs:

• Total facturado (cotizaciones aprobadas/convertidas)
• Total de actividades y cuántas están completadas
• Tickets abiertos
• Cotizaciones en espera de aprobación
• Última actividad y próxima visita programada
• Cobrado vs. saldo por cobrar
• Satisfacción promedio (CSAT) si el cliente tiene calificaciones
• Contratos activos

Secciones de detalle (solo aparecen si hay datos):

• Actividades recientes con folio, estado, fecha y técnico asignado
• Cotizaciones con monto y estado
• Contratos vigentes con fechas, valor y frecuencia de pago
• Cobros con barra de progreso de pago
• Tickets con prioridad y estado

Instrucciones de uso:

1. En la lista de clientes, haga clic en el ícono de "Vista 360°".
2. Haga clic en cualquier registro para ver su detalle completo.

7.5.4 Datos Fiscales del Cliente

Ruta: Menú lateral → Clientes → (seleccionar cliente) → tarjeta "Datos Fiscales"

¿Para qué sirve? Almacena los datos fiscales de cada cliente para facilitar la emisión de comprobantes. Una vez completos, el sistema muestra la insignia "Completo" en verde; mientras falten campos, muestra "Incompleto" en ámbar.

Nota: Los campos y funciones de esta sección varían según el país configurado en su empresa. En México se integra con el SAT (RFC, Régimen Fiscal, Uso del CFDI, escáner de CSF con IA). En los otros 5 países soportados (Colombia, Perú, Chile, Argentina, Ecuador) muestra el identificador fiscal equivalente (NIT/RUC/RUT/CUIT) sin la integración específica del SAT.

Permisos requeridos: clients.fiscal.view para ver la tarjeta; clients.fiscal.edit para editarla (solo roles con permiso habilitado).

Campo	Descripción
RFC / RUC	Identificación fiscal del cliente (RFC en México, RUC en Perú). Se guarda en mayúsculas automáticamente
Razón Social	Nombre legal del cliente tal como aparece en el SAT
Código Postal Fiscal	CP del domicilio fiscal registrado ante el SAT
Régimen Fiscal	Selección del régimen SAT correspondiente (lista completa de 20 regímenes)
Uso del CFDI	Código de uso según SAT (ej: G01 Adquisición de mercancias, P01 Por definir, etc.)
CSF (Constancia de Situación Fiscal)	PDF de la constancia emitida por el SAT; se almacena de forma segura y es descargable desde el sistema

Autocompletar con IA:

Si el cliente proporciona su CSF en PDF, el sistema puede extraer los datos automáticamente:

1. Haga clic en Editar en la tarjeta "Datos Fiscales".
2. En el campo CSF, seleccione el archivo PDF.
3. Aparecerá el botón "Auto-completar con IA" — haga clic en él.
4. El sistema analiza el PDF y llena automáticamente el Tax ID, Razón Social, CP y Régimen Fiscal.
5. Revise los datos, complemente el Uso del CFDI si es necesario, y haga clic en Guardar.

Nota: Esta función requiere que el archivo sea un PDF válido del SAT. No funciona con imágenes escaneadas de baja calidad o PDFs no legibles.

Cuota de IA: cada lectura de una constancia cuenta como una consulta de la cuota mensual de IA de su plan. Si ya no le quedan consultas, el sistema lo avisa y puede capturar los datos a mano.

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7.5.5 Usuarios del Portal Cliente

Ruta: Menú lateral → Clientes → (seleccionar cliente) → pestaña "Usuarios"

¿Para qué sirve? Permite dar acceso al Portal Cliente a personas específicas de cada cliente. Cada usuario recibe un correo de invitación con sus credenciales.

Permisos requeridos: users.create — el mismo permiso con el que se crean usuarios internos (no existe un permiso separado solo para usuarios de portal).

Campos:

Campo	Descripción	Obligatorio
Nombre completo	Nombre del contacto del cliente	✅ Sí
Correo electrónico	Dirección donde llegará la invitación	✅ Sí
Rol de acceso	Define qué puede ver el usuario en el portal	✅ Sí

Paso a paso:

1. Abra la ficha del cliente → pestaña Usuarios.
2. Haga clic en Agregar Usuario.
3. Complete nombre, correo y rol → Enviar Invitación.
4. El usuario aparece en la tabla y recibe su acceso por correo.

Para revocar el acceso, haga clic en el ícono de eliminar junto al usuario.

Si no aparece el botón "Agregar Usuario", verifique que existan roles de tipo portal configurados en Configuración → Roles.

7.5.6 Código QR del Cliente

Cada cliente tiene un código QR único que puede usarse como punto de verificación de llegada cuando la actividad está vinculada directamente al cliente (sin sitio ni unidad específicos).

Desde la ficha del cliente encontrará el panel QR en la columna lateral derecha:

• Botón PNG — descarga la imagen del QR para imprimirla o compartirla.
• Botón PDF — descarga una ficha con el logotipo y color corporativo de su empresa, nombre del cliente, folio y QR en alta resolución.
• Toggle "Verificación QR" — activa o desactiva la verificación QR para este cliente. Cuando está inactivo, las actividades vinculadas no requerirán escaneo aunque el toggle global esté activo. Además, mientras el toggle esté inactivo el panel oculta la imagen del QR, el identificador y los botones de descarga (PNG/PDF), mostrando en su lugar el aviso "Verificación QR desactivada".

7.5.7 Eliminar (desactivar) un cliente

Ruta: Lista de Clientes → ícono de basurero → confirmar

¿Qué hace realmente "Eliminar"? Es un borrado lógico, no físico: el cliente desaparece de la lista y su ficha deja de estar disponible, pero ningún registro se borra. Al confirmar, el sistema también:

• Cancela automáticamente los cobros recurrentes, series de actividades y contratos activos de ese cliente — ya no se generarán nuevos cobros ni actividades a partir de ellos.
• Bloquea el acceso al Portal Cliente de inmediato para todos los usuarios de portal asociados a ese cliente, aunque tengan una sesión abierta.
• Detiene los correos automáticos dirigidos a ese cliente: recordatorio de cotización pendiente y recordatorios de cobro vencido (incluida la escalación de Cobranza).
• Deja de aparecer en las etiquetas del agente Clientes (Riesgo, Pago pendiente), en las sugerencias del agente Clientes frecuentes y en las escalaciones del agente Cotizaciones.

Lo que NO cambia: sus actividades, cotizaciones y cobros ya existentes siguen intactos y visibles con normalidad en sus respectivos listados y reportes — solo se les deja de dar seguimiento automático hacia adelante.

Reactivar un cliente: si vuelve a registrar un cliente con el mismo RFC/Tax ID, el sistema lo reactiva automáticamente. Sin embargo, los cobros recurrentes, series y contratos que se cancelaron al desactivarlo no se reactivan solos — quedan cancelados hasta que alguien los revise y los vuelva a activar manualmente, para evitar reanudar cobros antiguos sin revisión.

7.5.8 Odontograma del cliente (expediente dental unificado)

Visible solo si el giro de la empresa (Mi Empresa, ver 7.1) es Consultorios dentales. El resto de los giros no ven esta pestaña.

En la ficha del cliente aparece una pestaña adicional Odontograma con el mismo diagrama interactivo de 32 dientes del formulario de servicio (ver 7.7.2), pero en modo de solo lectura y acumulado entre visitas: cada vez que se completa el campo Odontograma dental en cualquier actividad de ese cliente, los dientes marcados en esa visita se suman al expediente sin borrar lo que ya se había registrado en visitas anteriores para los dientes que esa visita no tocó.

• Los dientes se colorean según la condición más relevante marcada.
• Debajo del diagrama, la lista de hallazgos muestra la nota de cada diente y un enlace "actualizado [fecha]" que lleva a la actividad donde se registró ese hallazgo.
• Si el cliente aún no tiene ninguna visita con este campo lleno, la pestaña muestra el diagrama vacío.

7.5.9 Grupos de Clientes

Ruta: Menú lateral → Clientes → botón Grupos (junto a "+ Nuevo Cliente")

¿Para qué sirve? Agrupa varios clientes bajo una misma referencia — el caso típico es una inmobiliaria que administra un condominio y quiere ver a todos sus residentes agrupados, sin dejar de facturarles/darles seguimiento por separado. Un grupo no es un cliente: es su propia entidad, solo con nombre y notas, pensada exclusivamente para organizar el catálogo de clientes.

Cada cliente de un grupo sigue siendo 100% independiente: cargos, tickets, cotizaciones, contratos y actividades funcionan exactamente igual que con cualquier otro cliente. El grupo no afecta permisos, facturación ni ningún otro módulo — es solo una etiqueta de organización.

Crear un grupo:

1. En Clientes, haga clic en Grupos.
2. Haga clic en + Nuevo Grupo.
3. Complete Nombre (obligatorio) y Notas (opcional, ej. quién lo administra).
4. Haga clic en Guardar.

Asignar un cliente a un grupo: al crear o editar un cliente, seleccione el grupo deseado en el campo Grupo del formulario (ver 7.5.2). Si el grupo que necesita todavía no existe, el mismo formulario tiene un enlace "Crear grupo nuevo" que abre la pantalla de alta de grupos en una pestaña aparte, sin perder lo que ya llevaba capturado.

Ver los miembros de un grupo: al editar un grupo, o al ver el detalle de cualquiera de sus miembros, aparece una tarjeta "Miembros de este grupo" con la lista completa de clientes asociados, cada uno con enlace directo a su ficha.

Eliminar un grupo: desde el listado de Grupos, ícono de basurero. Es un borrado lógico — los clientes que pertenecían a ese grupo no se eliminan ni se modifican, simplemente quedan sin grupo asignado.

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7.6 Gestión de Sitios y Unidades

7.6.1 ¿Qué es un Sitio?

Un Sitio es la ubicación física de un cliente: su oficina, planta, sucursal, instalación o proyecto. Un cliente puede tener múltiples sitios.

Ejemplo: Cliente "Empresa ABC" tiene los sitios: "Corporativo Norte", "Planta Guadalajara", "Bodega Central".

7.6.2 ¿Qué es una Unidad?

Una Unidad es una subdivisión dentro de un sitio: un piso, área, equipo, máquina o cuarto específico donde se presta el servicio.

Ejemplo: Dentro del sitio "Planta Guadalajara": "Línea de Producción 1", "Compresor Central", "Subestación Eléctrica".

7.6.3 Crear Sitio

1. Vaya a Clientes → seleccione un cliente → Agregar Sitio. No hay un ítem de menú "Sitios" independiente — los sitios siempre se crean y administran desde dentro de la ficha del cliente al que pertenecen.
2. Complete el formulario:

Campo	Descripción	Obligatorio
Nombre del sitio	Nombre descriptivo	✅ Sí
Cliente	Cliente al que pertenece	✅ Sí
Dirección completa	Calle, número, colonia, ciudad, estado	No
Contacto del sitio	Nombre de la persona de contacto en ese sitio	No
Teléfono del sitio	Teléfono del contacto en el sitio	No
Correo del sitio	Email del contacto	No
Notas	Indicaciones especiales para el técnico (ej: "tocar en portería 2")	No

3. Haga clic en Crear Sitio.

Al guardar, el sistema asigna automáticamente un folio con el formato SIT-XXXX-00001 (donde XXXX es el prefijo de su empresa). Este folio es inmutable y sirve como identificador único del sitio en reportes y búsquedas.

Código QR del Sitio: Cada sitio genera automáticamente un código QR único. Desde la ficha del sitio puede descargarlo como imagen PNG o como ficha PDF con el logotipo y color corporativo de su empresa. Coloque este QR en la entrada del sitio para que los técnicos lo escaneen al llegar. El panel QR incluye un toggle "Verificación QR" para activar o desactivar la verificación en este sitio de forma independiente; mientras esté inactivo, el panel oculta el QR y los botones de descarga y muestra el aviso "Verificación QR desactivada".

7.6.4 Crear Unidad

1. Desde el detalle del sitio, haga clic en + Nueva Unidad.
2. Complete:

Campo	Descripción
Nombre de la unidad	Identificación del equipo o área
Descripción	Detalles técnicos o ubicación exacta
Servicios asociados	Seleccione qué servicios aplican a esta unidad

3. Haga clic en Crear Unidad.

Al guardar, el sistema asigna automáticamente un código con el formato UNT-XXXX-00001. Este código aparece en la ficha QR descargable de la unidad. Desde la ficha de la unidad puede descargar el QR como PNG o como ficha PDF con el logotipo y color corporativo de su empresa. El panel QR incluye un toggle "Verificación QR" para activar o desactivar la verificación en esta unidad de forma independiente; mientras esté inactivo, el panel oculta el QR y los botones de descarga y muestra el aviso "Verificación QR desactivada".

Nota: Asociar servicios a una unidad facilita la creación de actividades, ya que el sistema sugiere automáticamente los servicios disponibles para esa unidad.

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7.7 Gestión de Servicios (Catálogo)

Ruta: Menú lateral → Catálogos → Tipos de Servicio

7.7.1 ¿Qué es un Servicio?

El catálogo de servicios define los tipos de trabajo que su empresa realiza. Cada servicio puede tener un formulario personalizado con los campos específicos que el técnico debe llenar al ejecutarlo.

Ejemplos de servicios: "Mantenimiento Preventivo de Compresor", "Limpieza de Ductos HVAC", "Inspección Eléctrica", "Instalación de Equipo".

7.7.2 Crear Servicio

1. Vaya a Catálogos → Tipos de Servicio → + Nuevo Servicio.
2. Ingrese el nombre y descripción del servicio.
3. En la sección Formulario del Servicio, defina los campos que el técnico debe llenar:

Datos básicos

Tipo de campo	Descripción	Ejemplo de uso
Texto corto	Respuesta de una línea	"Número de serie", "Modelo del equipo"
Texto largo	Comentarios extensos o multi-línea	"Descripción del trabajo realizado"
Número	Valor numérico libre	"Temperatura de operación: ___ °C"
Fecha	Selección de fecha	"Fecha de próximo mantenimiento"
Hora	Selección de hora	"Hora de llegada al sitio"
Fecha y hora	Fecha + hora combinadas	"Inicio del evento registrado"
Rango / Slider	Valor entre un mínimo y máximo con unidad configurable	"Nivel de vibración: 0–100 RPM"

Selección

Tipo de campo	Descripción	Ejemplo de uso
Lista desplegable	Elige una opción de una lista	"Estado del equipo: Operativo / Falla / Mantenimiento"
Selección múltiple	Elige varias opciones de una lista	"Fallas detectadas: Ruido / Vibración / Calor"
Sí / No	Respuesta binaria rápida	"¿Se realizó prueba de funcionamiento?"
Casilla de verificación	Confirmación o check	"¿Se limpió el filtro?"
Calificación (estrellas)	Puntuación de 1 a N (configurable: 3, 5 o 10)	"Calidad de la instalación: ★★★★☆"

Archivos y captura

Tipo de campo	Descripción	Ejemplo de uso
Archivo adjunto	Sube uno o varios archivos (PDF, imagen, etc.)	"Adjuntar plano técnico"
Foto directa	Captura fotos con la cámara del dispositivo. Cada foto se guarda automáticamente al tomarla, sin necesidad de enviar el formulario. El máximo de fotos es configurable (3, 5 o 10). Aparece un contador y un botón de eliminación por foto.	"Fotografía del equipo antes/después"
Firma	Captura la firma del cliente en pantalla	"Firma de conformidad del cliente"
Código de barras / QR	Escanea o ingresa un código manualmente	"Código de activo del equipo"

Campos especiales

Tipo de campo	Descripción	Ejemplo de uso
Ubicación	Captura las coordenadas GPS del técnico	"Ubicación de registro de la actividad"
Teléfono / Email	Campo validado para contacto (configurable: teléfono o correo)	"Contacto del responsable en sitio"
Odontograma dental	Diagrama interactivo de los 32 dientes (notación FDI). El técnico toca un diente y marca una o varias condiciones (sano, caries, obturado, corona, endodoncia, extracción indicada, ausente, implante, sellante, fractura) más una nota libre. Solo tiene sentido usarlo si el giro de su empresa es Consultorios dentales	"Registro de hallazgos de la consulta"

Elementos visuales (no recopilan datos — estructuran el formulario)

Tipo de campo	Descripción
Encabezado	Título de sección dentro del formulario
Separador	Línea divisoria para agrupar visualmente
Párrafo de instrucciones	Texto explicativo o indicaciones para el técnico

4. Arrastre y suelte los campos para ordenarlos.
5. Cada campo (excepto los de tipo Archivo) tiene dos casillas independientes: "Obligatorio" (debe llenarse para completar la actividad) y "Permitir subir evidencia" (agrega un botón para adjuntar una foto de respaldo a ese campo específico, sin necesidad de crear un campo de tipo Foto aparte).
6. Haga clic en Guardar Servicio.

Generar el formulario con IA: en vez de agregar los campos uno por uno, el botón Generar con IA (junto a "Agregar Campo") sugiere un checklist completo a partir del nombre y la descripción del servicio, tomando en cuenta el estilo de los formularios que ya tiene armados su empresa. Aparece una lista con casilla por campo para que revise y desmarque lo que no quiera antes de guardar — nada se agrega sin que usted lo confirme. Al dar de alta un servicio nuevo, el sistema le ofrece generarlo automáticamente apenas lo crea. Esta IA (y la del borrador de actividad y las notas de cierre) usa vocabulario propio del giro elegido en Mi Empresa en vez de lenguaje genérico de mantenimiento.

Campo Odontograma dental: cada diente marcado durante una visita se acumula automáticamente en el expediente dental unificado del cliente (ver 7.5.8) — no hace falta volver a marcar desde cero los dientes ya revisados en visitas anteriores.

7.7.3 Requiere confirmación del cliente

Al crear o editar un servicio, además del nombre y la descripción hay una casilla "Requiere confirmación del cliente" (activada por defecto):

• Activada (comportamiento normal): al agendar una actividad de este servicio, el cliente recibe un correo con un enlace para confirmar la visita, y la actividad queda en Pendiente hasta que confirme (o hasta que un Supervisor la confirme manualmente — ver 8.3.3.1 en la guía de Supervisor).
• Desactivada: la actividad nace directo en Confirmada, sin correo ni enlace de confirmación. Útil para servicios donde el cliente casi nunca responde a tiempo y no tiene sentido bloquear el inicio del trabajo por eso.

Este ajuste solo afecta actividades nuevas creadas después del cambio — no modifica el estado de actividades ya agendadas.

En la lista de Servicios, cada servicio muestra una etiqueta Requiere confirmación (ámbar) o Se confirma sola (verde). La misma etiqueta aparece al elegir el tipo de servicio en el alta y edición de actividades y en el selector de las series, para que sepa de antemano si la visita va a esperar al cliente.

Crear un tipo de servicio sin salir de la actividad: en el buscador de Tipo de servicio del alta o edición de una actividad aparece + Crear tipo de servicio «…» (con lo que escribió) o + Nuevo tipo de servicio; en series, la opción + Nuevo tipo de servicio… del selector. Se abre una ventana con el Nombre y la casilla Requiere confirmación del cliente (marcada, salvo que la actividad o serie sea interna). El servicio se crea con un campo de Observaciones (con fotos) y queda elegido en el formulario; su checklist y demás campos se configuran después en Servicios. Si ya existe un servicio con ese nombre, se usa el existente. Requiere el permiso para crear servicios (services.create).

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7.8 Gestión de Inventario

Ruta: Menú lateral → Inventario

7.8.1 Lista de Productos

Objetivo: Ver y gestionar todos los productos del almacén con sus niveles de stock actuales.

Alerta de stock bajo: Los productos con inventario por debajo del mínimo configurado se muestran con una insignia de advertencia (🟡) para llamar la atención del administrador.

Buscar por código de barras: el buscador de la lista también encuentra productos por su código de barras, no solo por nombre o SKU — puede escribirlo, pegarlo, o usar el ícono de cámara junto al buscador para escanearlo.

7.8.2 Crear Producto

1. Haga clic en + Nuevo Producto.
2. Complete el formulario:

Campo	Descripción
Nombre del producto	Nombre descriptivo
SKU / Código	Código interno de identificación. Si su categoría tiene un prefijo configurado, el sistema le sugiere automáticamente el siguiente SKU disponible de esa serie.
Categoría	Seleccione de su catálogo de categorías
Marca	Seleccione de su catálogo de marcas
Proveedor	Seleccione el proveedor habitual
Unidad de medida	Piezas, litros, metros, etc.
Precio de costo	Precio de compra al proveedor. Se actualiza solo con el costo de su compra de stock más reciente (7.12.2); si el producto nunca ha tenido una compra de stock, se conserva el valor que capture aquí
Precio de venta	Precio al cliente (para cotizaciones)
Stock inicial	Cantidad inicial en almacén
Stock mínimo	Nivel mínimo antes de generar alerta
Código de barras	Opcional. Solo si el producto ya trae uno impreso de fábrica — no es obligatorio para poder guardar.
Foto del producto	Imagen del producto, visible en cotizaciones si el toggle correspondiente está activo
Descripción	Detalles técnicos del producto

3. Haga clic en Guardar Producto.

Código de barras — cómo capturarlo: junto al campo hay un ícono de cámara 📷 que abre el escáner del dispositivo (funciona en celular y en computadora con webcam). También puede usar un lector de código de barras físico (USB o Bluetooth, tipo "pistola") — estos actúan como un teclado, así que solo coloque el cursor en el campo y escanee, se llena solo. Y por supuesto, también puede escribirlo a mano.

¿El producto no trae uno de fábrica? Junto al campo hay un segundo ícono (🪄) "Generar código" — toma el SKU del producto y lo usa como código interno. Guarde los cambios y ya puede imprimir su etiqueta (7.8.5).

7.8.3 Registrar Movimiento de Stock

Cada vez que ingrese o salga material del almacén, registre el movimiento:

1. Vaya al detalle del producto.
2. Haga clic en Registrar Movimiento.
3. Seleccione el tipo:
   • Entrada: Compra, devolución, ajuste positivo
   • Salida: Uso en servicio, ajuste negativo, merma
   • Ajuste (nuevo total): en vez de sumar o restar una cantidad, pide directamente cuál es el stock final real después de un conteo físico — el sistema calcula la diferencia por usted.
4. Ingrese la cantidad (o el nuevo total, si eligió "Ajuste") y el motivo.
5. Haga clic en Registrar.

El historial de movimientos queda registrado para trazabilidad.

7.8.4 Movimientos Automáticos de Inventario

SERVIX descuenta y restaura el stock automáticamente en dos situaciones, sin necesidad de registrar el movimiento manualmente:

Evento	Tipo de movimiento	Condición
Cotización convertida a orden de trabajo	Salida (por las cantidades de cada línea)	Solo si la línea de cotización tiene un producto del catálogo asociado
Actividad cancelada que proviene de cotización	Entrada (restauración del stock)	Solo si la actividad fue creada desde una cotización
Material registrado o eliminado en una actividad (7.8.6)	Salida al registrar, Entrada al eliminar	Requiere el permiso activities.materials

Además: Al cancelar una actividad que provino de una cotización, el sistema revierte automáticamente el estado de esa cotización a Aprobada, permitiendo convertirla nuevamente en una nueva actividad cuando el cliente lo solicite.

Los movimientos generados automáticamente quedan registrados en el historial del producto con la nota: Cotización {folio} → Orden {folio} o Cancelación de orden {folio}, y son navegables: haga clic en la nota para ir directamente a la actividad o cotización relacionada.

7.8.5 Generar e Imprimir Etiqueta de Producto

Ruta: Detalle del producto (Inventario → clic en el producto) → botón "Ver / Imprimir etiqueta"

Solo aparece si el producto ya tiene un código de barras capturado (de fábrica, escaneado, o generado a partir del SKU — ver 7.8.2). Abre una etiqueta lista para imprimir con:

• Nombre, marca y categoría (si están capturados)
• Precio de venta
• Código de barras clásico (tipo CODE128, escaneable con cualquier lector físico o la cámara)
• Código QR (mismo código, formato alterno — útil si prefiere escanear con el celular)
• SKU

No requiere una impresora de etiquetas especial — funciona con cualquier impresora normal (láser, inyección de tinta) sobre papel adhesivo de etiquetas, o simplemente en hoja normal si solo necesita el código para pegar o archivar.

7.8.6 Materiales Usados por Actividad

Ruta: Detalle de una Actividad → sección "Costos de obra" → Materiales usados (o botón Material del panel de la actividad)

Objetivo: registrar el consumo real de material/insumo de una obra o servicio (ej. bultos de cemento, metros de cable, un tambo de aceite) cuando ese detalle no está — o no coincide — con las líneas de la cotización que se le mostró al cliente. Pensado para negocios que cotizan a precio cerrado o por servicio, pero necesitan saber cuánto material se gastó realmente en cada trabajo.

Permiso requerido: activities.materials. Es un permiso dedicado y restringido — por defecto solo el rol Administrador lo tiene; si quiere que Supervisor o Técnico lo capturen directo en campo, debe agregárselo a su rol desde Configuración → Roles (ver 4.3 en Roles y Permisos).

Cómo funciona:

1. Abra la actividad y despliegue la sección "Costos de obra", que junta los materiales usados y los gastos de la actividad (7.12.10). También puede usar el botón Material del panel de arriba, que lo lleva directo al buscador.
2. Busque el producto por nombre en el buscador, indique la cantidad y, si quiere, una nota (ej. "usado en muro norte").
3. Haga clic en Agregar.

Cada renglón agregado:

• Descuenta el stock del producto de inmediato (movimiento tipo Salida, visible en el historial del producto — 7.8.3).
• Muestra el costo real acumulado de la actividad (cantidad × costo del producto) en el encabezado de la sección.
• Se puede eliminar con el botón de basurero junto al renglón — al eliminarlo, el stock se restaura automáticamente.

No aparece en la cotización ni en el reporte PDF del cliente — es información puramente interna, independiente de lo que se cobró. Tampoco requiere que la actividad tenga una cotización de origen.

Bloqueado en actividades Completadas o Canceladas: una vez cerrada la actividad ya no se pueden agregar ni eliminar materiales, para no alterar el costo real de un trabajo ya cerrado. La única excepción es si el usuario también tiene el permiso activities.edit_locked (el mismo que permite editar una actividad cerrada).

7.8.7 Importar Datos (carga masiva)

Ruta: Inventario → botón morado "Importar datos" (junto a "Agregar al catálogo")

Objetivo: cargar de golpe, desde un archivo CSV, información que de otra forma habría que capturar registro por registro — útil sobre todo al empezar a usar SERVIX si ya tenía sus datos en Excel u otro sistema.

¿Aparece este botón? Solo si se cumplen dos condiciones a la vez:

1. Su rol tiene el permiso inventory.import (lo trae el rol Administrador por default).
2. Servix activó la función para su empresa (es un servicio que se activa por empresa, no viene prendido de fábrica).

Si no ve el botón y cree que debería tenerlo, contacte a soporte de Servix. Si se lo acaban de activar y sigue sin verlo, cierre sesión y vuelva a entrar — los permisos se cargan al iniciar sesión.

Qué se puede importar — cinco pestañas, cada una con su propia plantilla:

1. Clientes — nombre, RFC, contacto, correo, teléfono.
2. Sitios — sucursales/ubicaciones de cada cliente (necesita que el cliente ya exista).
3. Unidades — equipos dentro de cada sitio (necesita que el sitio ya exista).
4. Proveedores — empresa, RFC, contacto, correo, teléfono.
5. Inventario — sus productos y servicios. Es independiente de las otras cuatro, se puede importar en cualquier momento: si pone una marca, categoría, proveedor o unidad de medida que todavía no existe, el sistema la crea sola con ese nombre.

Cómo se usa (igual en cada pestaña):

1. Descargue la plantilla CSV (botón arriba a la derecha de cada pestaña) — ya trae una fila de ejemplo de cómo llenarla.
2. Llene su información ahí, sin cambiar las columnas.
3. Arrastre el archivo al recuadro punteado (o haga clic para elegirlo).
4. Revise la vista previa: cuántas filas están bien y cuántas tienen error, y por qué (nombre repetido, SKU repetido, precio faltante, etc.). Puede corregir su CSV y volver a subirlo las veces que haga falta — nada se guarda hasta que confirme.
5. Si todo se ve bien, haga clic en "Confirmar importación".

Solo en Inventario — código de barras y fotos (ambos opcionales):

• La plantilla trae una columna de código de barras — si la llena, el sistema revisa que no esté repetido.
• Antes de confirmar, puede adjuntar un archivo .zip con fotos de sus productos. Cada foto debe llamarse igual que el SKU (ej. si el SKU es FILT-G4-20, la foto se llama FILT-G4-20.jpg) — el sistema las relaciona solas, sin importar mayúsculas ni si vienen en una subcarpeta del zip. Formatos aceptados: JPG, PNG, WEBP, máx. 5 MB cada una. Si no sube el zip, o si alguna foto no encuentra su SKU, esos productos simplemente quedan sin imagen — se les puede agregar una después manualmente (7.8.2). Al terminar, el resultado le dice cuántos productos quedaron con foto, para detectar de una vez si hubo algún error de nombre en el archivo.

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7.9 Reportes

Ruta: Menú lateral → Reportes

7.9.1 Tipos de Reportes Disponibles

El módulo de Reportes está organizado en 11 pestañas. Cada pestaña muestra una descripción de lo que contiene justo debajo de las pestañas, antes de los filtros. Todas tienen opción de exportar a Excel o PDF.

Pestaña	Qué muestra
Cotizaciones	Cotizaciones aprobadas y convertidas — montos, estado de cobro y tasa de conversión por período
Actividades	Actividades de servicio con técnico, estado, duración y servicio realizado
Tickets	Tickets de soporte con prioridad, SLA y calificación CSAT
Clientes	Actividad consolidada por cliente: cotizaciones, actividades, tickets y monto generado
Ingresos	Ingresos del período divididos en cotizaciones aprobadas y cobros directos, con IVA y retenciones
Cobros	Estado de cada cobro: cuánto se facturó, cuánto se cobró, saldo pendiente y origen
Pagos	Cada movimiento de pago individual con método, referencia y quién lo verificó
Egresos	Detalle de cada egreso del período (compras ligadas a cotización, compras de stock y gastos operativos) — folio, concepto, tipo, estado de pago, proveedor/categoría y total, más un resumen mensual colapsable comparado contra ingresos
Rentabilidad	Cobrado vs egresos mes a mes con ganancia bruta, margen y saldo pendiente de cobro; detalle por cliente al filtrar
Margen	Detalle por cotización/cobro individual: cotización → cobro real (neto de retención) → costo, para calcular comisiones. Muestra también el total de factura (con IVA) como referencia, pero el margen se calcula sobre el subtotal menos la retención. Incluye el número de factura (serie y folio del CFDI adjunto al cobro, con su fecha; si el CFDI no trae folio, se muestran los últimos 8 caracteres del UUID, y el UUID completo al pasar el cursor). Incluye la actividad (orden de trabajo) creada al convertir la cotización, con su folio —enlace a la actividad— y su estado; si la cotización no tiene orden de trabajo ligada se muestra “—”. El costo suma todo lo comprado para la cotización, incluidos los conceptos adicionales (flete, mano de obra, etc.) y el costo de lo que salió de inventario; las compras canceladas no cuentan. También aparece en la exportación a Excel/PDF.
Facturas	Facturas (CFDI) de proveedores externos adjuntadas a los cobros, con los datos leídos directamente del XML: RFC y nombre del emisor y del receptor, subtotal, IVA, retenciones, total, moneda (si no es MXN), forma y método de pago, uso CFDI, el concepto, y el estado de pago del cobro al que está adjuntada (sin pagar/parcial/pagado/vencido/cancelado). En la columna Fecha, debajo de la fecha de la factura aparece en verde la fecha del último pago verificado del cobro

Pestañas y módulos: cada pestaña aparece solo si sus módulos están activos (7.2.5). Cotizaciones, Cobros, Pagos, Ingresos, Rentabilidad y Facturas requieren Cotizaciones y cobros; Egresos requiere Compras y gastos; Margen requiere los dos; Tickets requiere Tickets.

Cobros vs Pagos: Son complementarios. Cobros muestra el documento completo (un cobro de $10,000 = 1 fila). Pagos muestra cada movimiento (ese mismo cobro pagado en dos partes = 2 filas). Use Cobros para ver saldos y Pagos para ver cuándo entró cada depósito.

7.9.2 Filtros disponibles por pestaña

Cada pestaña tiene sus propios filtros además del rango de fechas global:

Pestaña	Filtros adicionales
Cotizaciones	Cliente (texto), Estado, Creado por
Actividades	Cliente (texto), Técnico, Servicio, Estado
Tickets	Estado, Prioridad, Asignado, Etiquetas (selección múltiple con las etiquetas que ya usó su empresa; muestra los tickets que tengan cualquiera de las elegidas). Los indicadores, la tabla y la exportación respetan el filtro, y la tabla y la exportación incluyen la columna Etiquetas
Clientes	—
Ingresos	Cliente (texto)
Cobros	Cliente (texto), Estado, Origen, Factura, Por fecha de creación o pago
Pagos	Cliente (texto), Por fecha de registro o pago
Egresos	Proveedor (texto), Categoría (texto), Tipo (Cotización/Stock/Gasto), Estado de pago (Pagado/Pendiente/Vencido), Método de pago
Rentabilidad	Cliente (texto) — al filtrar aparece tabla de detalle con cada pago
Margen	Cliente (texto), Estado de pago del cobro (sin pagar/parcial/pagado/vencido/cancelado), Facturación (facturados / sin factura — igual que en Cobros: con CFDI o con factura PDF adjunta; una cotización sin cobro cuenta como sin factura), Estado de la actividad (pendiente/confirmada/en proceso/completada/cancelada/reprogramada), Fecha por cotización o por factura
Facturas	Cliente (texto), RFC o nombre del emisor (texto), Estado del cobro, Uso CFDI, Forma de pago, Por fecha de factura o de pago (la de pago usa el último pago verificado del cobro; sirve para ver lo que realmente se cobró en el periodo)

7.9.3 Pestaña Rentabilidad

Compara mes a mes lo cobrado a clientes vs lo gastado en egresos para mostrar la ganancia bruta y el margen del período.

Indicador	Descripción
Total cobrado	Suma de pagos verificados de cobros en el período
Por cobrar	Saldo pendiente de cobro: total facturado en cargos generados en el período menos lo ya pagado
Total egresos	Gasto real del período: lo que se pagó a proveedores y en gastos. No incluye el costo de lo que salió de inventario, porque ese dinero ya se contó cuando compró el stock (el costo por cotización está en la pestaña Margen)
Ganancia bruta	Cobrado − Egresos
Margen %	Ganancia ÷ Cobrado × 100

La tabla mensual también incluye una columna Por cobrar y una tercera barra (ámbar) en la columna de proporción, junto a Cobrado (verde) y Egresos (rojo).

Al filtrar por cliente: aparece automáticamente una tabla de detalle con cada pago recibido de ese cliente — fecha, cobro, monto, método de pago y referencia. Útil para calcular comisiones o revisar el historial de pagos de una cuenta.

Nota: Los egresos se muestran como gasto total de la empresa, ya que no se atribuyen a clientes individuales.

Rentabilidad vs. Margen: Rentabilidad es un resumen a nivel empresa/mes; la pestaña Margen es un detalle por cotización/cobro individual (para calcular comisiones) — son cosas distintas.

7.9.4 Pestaña Egresos

Esta pestaña abre directo en una tabla de detalle con cada egreso individual del período — folio, concepto (el gasto real capturado, no solo la categoría), tipo (Cotización/Stock/Gasto), estado de pago, proveedor o categoría, método de pago, fecha y total. El folio es un link directo al egreso si tiene permiso para verlo.

El resumen mensual y el top de proveedores quedan colapsados debajo, en "Ver tendencia mensual y top proveedores":

Indicador	Descripción
Egresos	Número de órdenes/gastos en el período
Ítems	Total de líneas adquiridas
Total egresado	Suma del costo de todos los egresos, incluido el costo de lo que salió de su inventario en cotizaciones (sirve para calcular el margen)
Gasto real	Solo lo que se pagó a proveedores y en gastos, sin volver a contar stock ya comprado. Es la cifra comparable con el Dashboard y con Rentabilidad
Ingresos del período	Pagos verificados en el mismo rango, ubicados por su fecha real de pago (no la fecha en que se registraron en el sistema)
Margen bruto	Ingresos − Total egresado
Margen %	Porcentaje de margen sobre los ingresos

La tabla mensual trae también la columna Gasto real con su total, y la exportación a CSV/PDF la incluye.

El panel lateral, dentro de esa misma sección colapsable, lista los top 5 proveedores por monto. Use el filtro de Tipo para ver solo un origen (ej. solo Gastos operativos), Estado de pago para encontrar los vencidos, o Proveedor/Categoría para analizar por insumo.

7.9.5 Permisos por Pestaña

Cada pestaña tiene su propio permiso independiente. El Administrador puede configurar que ciertos roles vean solo algunas pestañas.

Permisos requeridos: reports.view para acceder al módulo + el permiso de cada pestaña (reports.quotes, reports.activities, reports.revenue, reports.invoices, etc.). Ver la Referencia de Permisos para la lista completa.

reports.margin es más restrictivo que las demás pestañas: por defecto, solo el rol Administrador lo tiene. Los demás permisos de pestaña suelen asignarse también a roles como Gerente o Supervisor; reports.margin no, ya que expone el costo real y el margen por venta individual.

Retenciones: cuando el CFDI adjunto a un cobro trae impuestos retenidos (TotalImpuestosRetenidos), el sistema los lee automáticamente igual que hace con el IVA (ver 7.14.5 — Adjuntar Factura). La pestaña Facturas los muestra como columna/KPI aparte, y la pestaña Margen los resta del subtotal para calcular el "facturado neto" sobre el que se computa el margen — el total de factura con IVA queda solo como referencia.

7.9.6 Generar un Reporte

1. Vaya a Reportes.
2. Seleccione la pestaña deseada.
3. Elija el periodo: use un atajo (Este mes, Mes anterior, Últimos 3 meses, Este año, Año anterior) o capture las fechas Desde / Hasta.
4. Configure los filtros disponibles para esa pestaña (cliente, técnico, estado, etc.).
5. Haga clic en Filtrar (los atajos de periodo se aplican solos).
6. Para descargar, haga clic en Excel o PDF en la esquina superior derecha.

Periodo: arriba de las fechas hay atajos — Este mes, Mes anterior, Últimos 3 meses, Este año y Año anterior. Al tocar uno se aplica de inmediato y se resalta el activo; los que incluyen el mes o el año en curso llegan hasta hoy. Para un rango a la medida, capture las fechas Desde / Hasta y haga clic en Filtrar. La pestaña, los demás filtros y la exportación conservan el periodo elegido.

Tope de 500 registros: las tablas de detalle muestran como máximo 500 filas (100 en Clientes). Si el rango es más grande, aparece un aviso ámbar "Se muestran solo los primeros 500 registros de N" — acote las fechas o use filtros para ver el resto. Los totales de Cobros y Pagos siempre cuentan todo el rango; en Clientes, Facturas y Margen los totales suman solo lo mostrado, y el aviso lo indica.

7.9.7 Informe Ejecutivo

Ruta: Menú lateral → Informe Ejecutivo

Se prende desde Configuración → Agentes → Informe ejecutivo (7.2.6); usa créditos de IA de su plan. Requiere el mismo permiso reports.profitability que la pestaña Rentabilidad, porque el informe incluye cifras de ganancia.

Cada mañana (9:15 am), después de que corren los demás agentes, el sistema genera un resumen ejecutivo corto (3-5 líneas) más una lista de hasta 5 acciones sugeridas, cada una marcada con el tema al que pertenece (Ventas, Ganancia, Cobranza, Tickets, Clientes frecuentes, Inventario, Contratos, Clientes). El informe de hoy aparece primero; abajo hay un historial plegable de los últimos 14 días.

• Ventas separa lo cotizado (la suma del periodo) de lo aprobado.
• Ganancia es lo cobrado menos lo pagado, con el mismo criterio que el Dashboard.
• Solo incluye temas de módulos prendidos y agentes activos, para no leer un cero como "todo bien".
• Para un cliente frecuente usa la misma sugerencia que el agente Clientes frecuentes, y no sugiere nada para los clientes que usted marcó como "no aplica" en la Bandeja de agentes (7.23).

El Informe Ejecutivo no ejecuta ninguna acción por sí solo — es un resumen para que usted decida qué hacer, no un botón de "ejecutar todo".

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7.10 Mis Pagos

Ruta: Menú lateral → Mis Pagos (o Configuración → Plan)

Aclaración importante: Esta sección cubre exclusivamente el pago de la suscripción de su empresa a la plataforma SERVIX. No tiene relación con los cobros que su empresa realiza a sus propios clientes; esos se gestionan desde el módulo de Cobros.

7.10.1 Ver Mi Plan Actual

¿Cuándo empieza a cobrarse su plan? Al día siguiente de que termina su periodo gratis, y de ahí cada mes en ese mismo día (por ejemplo, si el periodo gratis termina el 15, el primer cobro sale el 16 y después cada día 16). Si SERVIX lo cambia a un plan de pago antes de que termine su periodo gratis, el cobro igual arranca hasta que este termina. En los meses que no tienen ese día (29, 30 o 31), el cobro sale el último día del mes.

Muestra: Plan activo, fecha de renovación, funcionalidades incluidas y límites de uso (usuarios, actividades, IA, etc.). Los usuarios cuentan aunque estén inactivos o pendientes de activar (7.3.2). Las tarjetas de Portal de clientes y Cotizaciones solo aparecen si ese módulo está activo en su empresa; antes salían siempre y, sin el módulo, se leían como "Ilimitado". La comparación de planes incluye los módulos Contratos, Compras y gastos, Tickets y Series de actividades, y Respaldos automáticos aparece siempre como incluido: SERVIX respalda a todas las empresas, sin importar el plan.

7.10.2 Pagar Mi Suscripción

Cuando SERVIX genera una factura por su período de suscripción:

1. Vaya a Mis Pagos.
2. Vea el cobro pendiente con su monto y fecha de vencimiento.
3. Elija su método de pago:

   • Con tarjeta guardada (un clic): Si ya tiene una tarjeta registrada, aparece un botón con la marca y los últimos 4 dígitos. Haga clic para pagar de inmediato sin ingresar datos adicionales.

   • Con tarjeta nueva: Haga clic en Pagar con tarjeta. El formulario de pago abre una ventana segura (Conekta para empresas en México, Stripe para el resto de países). Ingrese los datos de la tarjeta y confirme el pago.

   • Pago en tienda (solo México): Haga clic en Pagar en tienda (efectivo en 7-Eleven, Circle K y otras) y descargue la ficha con la referencia para pagar en caja.

   • Por transferencia o depósito: en el bloque "o transfiere y sube tu comprobante" verá el banco, el titular, la CLABE y la Referencia de ese cobro, un número de 7 dígitos con botón para copiarla. Si va a depositar en ventanilla, use el dato Cuenta · depósito en ventanilla (en ventanilla piden el número de cuenta, no la CLABE); aparece también en la ficha y en los correos del cobro. El botón Descargar ficha baja un PDF con todos los datos de la transferencia, los pasos y un código QR para regresar a Mis Pagos; la misma ficha llega adjunta en el correo de cada cobro nuevo.

     1. Haga la transferencia por el monto exacto. Capture la referencia en el campo Referencia numérica de su banco y el folio del cobro (ej. SRV-202610-00008) en el concepto. Así SERVIX identifica su pago sin buscarlo a mano.
     2. Suba el comprobante (JPG, PNG o PDF). El sistema lo lee en unos segundos y lo compara con el cobro: monto, cuenta destino, referencia, folio y fecha. Si algo no cuadra, aparece "Comprobante enviado, pero revisa esto" con lo que encontró. El comprobante sí quedó enviado; mientras siga en revisión puede subir otro para reemplazarlo.
     3. Cuando SERVIX confirma el pago, recibe su recibo por correo.

     Cada cobro tiene su propia referencia: use siempre la del cobro que está pagando. La lectura del comprobante no gasta consultas de la cuota de IA de su plan. El comprobante de un depósito en ventanilla también se reconoce: la cuenta destino puede ser la CLABE o el número de cuenta.

4. Cuando SERVIX confirma el pago, la factura (CFDI) se genera sola si tiene sus datos fiscales y dejó encendida Facturar automáticamente mis pagos a Servix (7.2.2). Si no se generó, use Solicitar factura en ese pago (disponible únicamente para empresas en México).

Saldo a favor: si paga de más (por ejemplo, transfiere $500 por un cobro de $399), SERVIX abona la diferencia como saldo a favor. En Mis Pagos aparece el aviso "$101.00 de saldo a favor · se descontará de tu próximo cobro". Al generarse el siguiente cobro, el saldo se descuenta solo y el cobro muestra el desglose ("Mensualidad $399.00 − saldo a favor $101.00"); solo paga lo que falta. Si el saldo cubre todo el cobro, este queda pagado sin que haga nada y recibe su recibo. La factura sale por el total del plan.

Nota: El CFDI es emitido por SERVIX a nombre de su empresa por concepto de suscripción al servicio. Para que el CFDI se genere correctamente, asegúrese de tener su RFC y datos fiscales completos en Configuración → Mi Empresa → Datos Fiscales.

7.10.3 Guardar Tarjeta para Pagos Futuros

Si desea que los pagos futuros de su suscripción se carguen automáticamente:

1. Vaya a Mis Pagos.
2. En la sección Pago automático, haga clic en Guardar tarjeta para pagos futuros.
3. Ingrese los datos de su tarjeta en el formulario seguro. El proveedor de pagos es Conekta si su empresa está registrada en México, o Stripe si está en otro país.
4. La tarjeta queda registrada de forma segura. A partir de ese momento, cada vez que haya un cobro pendiente, podrá pagarlo con un solo clic desde el botón de tarjeta guardada.

Nota de seguridad: Los datos de su tarjeta son procesados y almacenados directamente por el proveedor de pagos (Conekta o Stripe, ambos certificados PCI-DSS). SERVIX nunca almacena el número completo de la tarjeta.

7.10.4 Solicitar Cambio de Plan

1. Vaya a Configuración → Plan.
2. Haga clic en Solicitar Cambio de Plan.
3. Seleccione el plan deseado.
4. Agregue un mensaje opcional con el motivo.
5. Haga clic en Enviar Solicitud.
6. El equipo de soporte de SERVIX revisará y aplicará el cambio.

7.10.5 Cancelar mi cuenta

Si su empresa decide dejar de usar SERVIX, puede cancelar la cuenta usted mismo, sin necesidad de contactar a soporte:

1. Vaya a Configuración → Tu plan.
2. Al final de la pantalla, en la sección roja "Cancelar mi cuenta".
3. Escriba el nombre exacto de su empresa en el campo de confirmación — el botón se activa solo cuando coincide.
4. Haga clic en Cancelar mi cuenta y confirme el aviso.

Qué pasa al cancelar:

• Todo su equipo pierde acceso de inmediato.
• Sus datos no se borran — quedan guardados. Si cambia de opinión, contacte a soporte para reactivar la cuenta.
• El equipo de SERVIX recibe una notificación automática.

Solo el Administrador (o quien tenga permiso de Configuración) ve este botón.

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7.11 Métodos de Pago (Catálogo)

Ruta: Menú lateral → Catálogos → Métodos de Pago

¿Para qué sirve? Define los métodos de pago que su empresa acepta o utiliza al registrar compras (ej: Transferencia bancaria, Tarjeta de crédito, Efectivo, Cheque). Es un catálogo por empresa; cada tenant tiene su propia lista.

Permisos requeridos: payment_methods.list para ver; payment_methods.create/edit/delete para gestionar.

7.11.1 Crear Método de Pago

1. Vaya a Catálogos → Métodos de Pago → + Nuevo Método.
2. Complete el formulario:

Campo	Descripción	Obligatorio
Nombre	Nombre del método (ej: "Transferencia SPEI", "Efectivo")	✅ Sí
Descripción	Detalle o instrucciones adicionales	No

3. Haga clic en Guardar.

7.11.2 Editar o Eliminar

• Editar: Haga clic en el ícono de lápiz → modifique y guarde.
• Eliminar: Haga clic en el ícono de basurero → confirme. El método pasa a estado inactivo (no se elimina permanentemente si está en uso).

Tip: Configure al menos 2–3 métodos de pago antes de empezar a registrar compras, para poder clasificar correctamente cada transacción.

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7.12 Módulo de Egresos

Ruta: Menú lateral → Egresos

¿Para qué sirve? Registra todo lo que su empresa compra o gasta en un solo lugar. Existen tres tipos:

Tipo	Cuándo usarlo
Ligada a cotización	Compró materiales para cumplir una venta específica — el sistema calcula el margen de ganancia
Compra de stock	Compró productos para reabastecer el almacén — el sistema actualiza el inventario automáticamente
Gasto operativo	Pagos del día a día (combustible, renta, servicios…) sin movimiento de inventario — ver 7.12.9

Permisos requeridos: purchases.list/view/create/edit/delete.

7.12.1 Compra ligada a cotización

Úsela cuando un cliente ya aceptó una cotización y usted sale a comprar lo necesario para cumplirla.

1. Vaya a la cotización correspondiente (debe estar Convertida — orden de trabajo generada).
2. En la tarjeta naranja "Compra", haga clic en "Registrar Compra".
3. Complete el encabezado: fecha de compra, método de pago, notas.
4. Si algún producto ya estaba cubierto por inventario existente, el sistema muestra una caja con la cantidad que salió de inventario y su costo unitario, tomado del Precio de costo del producto (7.8.2), y calcula automáticamente el faltante por comprar — solo ese faltante es lo que necesita capturar. El costo unitario de esa caja es editable: si no es lo que pagó por ese stock, corríjalo antes de guardar y el margen se recalcula. Si el producto no tenía costo en Inventario, el sistema lo avisa en esa misma caja. Si todo salió de inventario, el recuadro de la cotización dice "Todo salió de tu inventario" y el botón se llama Confirmar costos: no hay nada que comprar, solo confirmar los costos para que el margen quede bien.
5. Por cada línea (o por el faltante, si aplica) ingrese el proveedor y el costo unitario real pagado.
6. ¿Compró el mismo producto a varios proveedores? Haga clic en "+ Agregar proveedor" dentro de esa línea para dividir la cantidad entre dos o más proveedores, cada uno con su propio costo unitario. El indicador "Asignado: X / Y" debe cuadrar exactamente con la cantidad pendiente antes de poder guardar.
7. ¿Tuvo un costo real que no estaba cotizado como línea propia? (mano de obra, flete, viáticos, etc.) En la sección "Conceptos adicionales", al final de las líneas de la cotización, haga clic en "+ Agregar concepto": escriba una descripción libre, elija proveedor, cantidad y costo unitario. No está ligado a ningún producto de la cotización, así que no cuenta contra el faltante por comprar de ninguna línea — solo se suma al costo total de la compra.
8. El sistema calcula el margen en tiempo real: (precio venta − costo) × cantidad.
9. Haga clic en Registrar Compra.

Si la cotización ya tiene una compra registrada, el botón cambia a "Ver Compra" y no permite duplicados.

7.12.2 Compra de stock

Úsela cuando compra productos para reabastecer el almacén, sin que haya una venta específica detrás.

1. En Menú → Egresos, haga clic en Nuevo Egreso → Compra de stock.
2. Complete el encabezado: fecha, método de pago, notas.
3. Agregue los productos con el botón "Agregar producto":
   • Seleccione el producto del catálogo — el selector tiene buscador, y también puede escanear el código de barras del producto (ícono de cámara) en vez de buscarlo por nombre
   • Ingrese la cantidad total que compró de ese producto
   • Asigne el proveedor y el costo unitario (opcional) — el proveedor también tiene buscador
4. ¿Ese mismo producto se lo surtieron varios proveedores? Dentro del bloque del producto, haga clic en "+ Agregar proveedor" para añadir otra fila con su propio proveedor, cantidad y costo. El indicador "Asignado: X / Y" debe quedar en verde (la suma por proveedor debe igualar la cantidad total) antes de poder guardar.
5. Haga clic en Registrar Compra.

Al guardar, el sistema crea automáticamente un movimiento de entrada en el inventario por cada línea de proveedor y actualiza el stock del producto sumando la cantidad total. Los movimientos quedan vinculados a la compra para trazabilidad.

El Precio de costo del producto (7.8.2) se actualiza solo con el costo unitario de esta compra (si el producto se repartió entre varios proveedores, con el promedio ponderado). Así, cuando ese stock se use en una cotización, el costo que se registra es el que realmente pagó y no un valor capturado a mano. Al editar o eliminar la compra, el costo se vuelve a calcular con la compra de stock más reciente que quede; si ya no queda ninguna, se conserva el último valor.

Costos y totales: el costo de lo que ya estaba en inventario y se usó en una cotización (7.12.1) sirve para calcular el margen, pero no se suma otra vez como compra del mes en el Dashboard: ese dinero ya se contó cuando compró el stock.

7.12.3 Ver Detalle de Compra

• Compra de cotización: muestra fecha, método de pago, cotización de origen, margen por línea y margen total.
• Compra de stock: muestra fecha, método de pago, productos comprados y costo total (sin margen, ya que no hay precio de venta).

7.12.4 Editar una Compra

1. En el detalle, haga clic en Editar.
2. Puede modificar: fecha, método de pago, notas, y por cada línea el proveedor, la cantidad y el costo — incluyendo agregar o quitar proveedores para dividir un producto entre varios.
3. En compras ligadas a cotización, también puede agregar o quitar conceptos adicionales (ver 7.12.1, paso 7) — los que ya tenía guardados aparecen prellenados en esta misma sección.
4. Haga clic en Guardar.

Nota: En compras de stock, si cambia la cantidad total de un producto al editar, el sistema ajusta automáticamente el inventario por la diferencia y registra el movimiento correspondiente. Si solo redistribuye la misma cantidad entre proveedores distintos, el stock no se mueve.

Cobertura de inventario: si la compra tiene una porción cubierta por inventario existente, esa porción se muestra de solo lectura (no se puede editar ni quitar) — solo puede editar/repartir el faltante real que sí se compró a proveedores.

7.12.5 Eliminar una Compra

Lista de compras → ícono de basurero → confirme. La eliminación es permanente. Use Editar para correcciones menores. Una compra cancelada (ver 7.12.8) no puede editarse ni eliminarse.

7.12.6 Interpretación del Margen (compras de cotización)

Color	Significado
Verde	Vendió por encima de su costo de compra
Rojo	El costo superó el precio de venta cotizado

7.12.7 Lista de Egresos

La lista (?page=purchases) muestra cada fila con un pequeño detalle de qué contiene la compra (productos o conceptos), para identificarla rápido sin entrar al detalle. En gastos operativos, el título de la fila muestra el concepto real capturado (ej. "Internet de julio") en vez de un texto genérico.

Tabs de la lista: Todos / Compras (ligadas a cotización) / Stock (compra de stock) / Gastos (gasto operativo) — cada tab muestra un contador de cuántos egresos tiene.

Filtros disponibles: Fecha desde/hasta, Método de pago, Categoría (en gastos), Estatus de pago, Proveedor y Creado por (quién registró el egreso), Monto mínimo/máximo. El filtro de Proveedor solo aparece si algún egreso tiene productos con proveedor capturado — el dato vive por línea de compra, no por egreso, así que un egreso con productos de varios proveedores aparece filtrable por cada uno de ellos.

Compras canceladas: aparecen en gris (atenuadas) con un badge "Cancelada", sin los botones de Editar/Eliminar — solo puede consultarlas. Su costo no se cuenta en Reportes ni en el Dashboard.

7.12.8 Cancelar una cotización con compra registrada

Desde el detalle de la cotización (estado Enviada, Aprobada o Convertida), el botón "Cancelar cotización" (permiso quotes.cancel) cancela todo el proceso relacionado en un solo paso:

Elemento ligado	Qué pasa
Actividad (orden de trabajo)	Se cancela automáticamente, salvo que ya estuviera completada
Cobro pendiente	Se cancela automáticamente. Si ya tiene pagos verificados, el sistema no deja cancelar hasta que reembolse o cancele esos pagos primero
Compra registrada	Usted elige entre dos opciones (ver abajo)

Si la cotización tiene una compra activa, el sistema le pide elegir:

• Cancelar la compra: la marca como cancelada — no se borra. Queda en el historial de Egresos en gris, con badge "Cancelada", en modo solo lectura, y su costo deja de contarse en Reportes y Dashboard.
• Enviar a stock: si de todas formas quiere quedarse con lo que ya compró, el sistema ingresa esos productos al inventario (movimiento de entrada) en vez de cancelarlos; la compra permanece activa como registro histórico normal.

También puede escribir un motivo de cancelación (opcional), que queda registrado en la bitácora de la cotización.

A diferencia de versiones anteriores: cancelar la cotización ya no borra la compra registrada — solo la cancela (o la convierte a stock, si usted lo elige).

7.12.9 Registrar Gasto Operativo

Use este flujo para gastos del negocio que no afectan el inventario: combustible, renta, comidas, servicios, papelería, etc.

1. En Menú → Egresos, haga clic en Nuevo Egreso → Registrar gasto.
2. (Opcional) Foto del ticket: haga clic en Tomar / subir foto y tome o elija la foto del ticket de compra (también acepta PDF). Si el ticket es largo, agregue varias fotos con + Foto (máximo 5). Con la Inteligencia artificial activa, la IA lee el ticket en cuanto sube la primera foto y llena proveedor, fecha, conceptos, IVA, categoría, método de pago y folio; si agrega más fotos, use Leer de nuevo con IA para que las lea todas juntas como un solo comprobante. Revise lo que llenó antes de guardar. Si la IA no puede leer el ticket, capture los datos a mano: las fotos se guardan igual como comprobante.
3. Complete el encabezado:

Campo	Descripción
Fecha del gasto	Fecha real en que ocurrió el gasto
Categoría	Tomada del catálogo Catálogos → Categorías de Gasto — cada empresa administra las suyas (10 categorías de ejemplo precargadas: Combustible, Herramientas y equipo, Materiales y suministros, Transporte, Alimentación, Renta y arrendamiento, Servicios, Papelería y oficina, Mantenimiento, Otros). Permisos expense_categories.*
Fecha límite de pago	Opcional. Si se vence sin marcar el gasto como pagado, el sistema avisa una sola vez (correo, campanita y push) a los Administradores de la empresa
Método de pago	Cómo se pagó (opcional)
Proveedor / Pagado a	A quién se pagó (opcional)
¿Quién pagó?	La empresa, Caja chica o Un empleado (reembolsar); o Aún no se paga para dejarlo por pagar. Si elige un empleado, indique a quién reembolsar
Folio del ticket	El folio impreso en el ticket de compra (lo llena la IA si lo encuentra). Sirve para detectar duplicados
Notas	Observaciones adicionales

4. En la tabla de Conceptos, ingrese una línea por cada concepto del gasto con su descripción y monto.
5. Haga clic en Guardar.

Aviso de duplicados: al leer el ticket y al guardar, el sistema busca un gasto parecido (mismo folio, o misma fecha y mismo total) y le pregunta "¿Ya registraste este ticket?" con el gasto encontrado. Puede revisarlo o guardar de todos modos.

Reembolsos: un gasto que pagó un empleado queda con el badge Por reembolsar en la lista de Egresos. En el detalle del gasto, la sección ¿Quién pagó? muestra al empleado y el estado Reembolso pendiente; cuando le devuelva el dinero, haga clic en Marcar como reembolsado y queda Reembolsado el [fecha] por [usuario]. Al editar el gasto puede cambiar quién pagó y el folio.

Comprobante: el detalle del gasto muestra las fotos o el PDF del ticket (Comprobante). Al eliminar el gasto también se eliminan sus fotos.

En la lista, cada gasto muestra un badge de estatus: Pagado (verde), Pendiente de pago (ámbar), Vencido (rojo, si tiene fecha límite vencida sin pagar), Por reembolsar (ámbar, si lo pagó un empleado y falta devolverle el dinero) y Estimado (ámbar, adicional) si viene de una plantilla de Egresos Recurrentes marcada como monto variable (ver 7.19) — desaparece al editar el gasto o marcarlo como pagado.

7.12.10 Gastos de una actividad (foto del ticket)

Ruta: Detalle de una Actividad → botón Gasto del panel de arriba, o sección Costos de obra → Gastos

Permiso requerido: activities.expenses. Por defecto solo el rol Administrador lo tiene; si quiere que Supervisor o Técnico capturen gastos en campo, agrégueselo a su rol desde Configuración → Roles (subgrupo Costos de obra). Requiere el módulo Compras y gastos y al menos una categoría de gasto.

Sirve para registrar lo que se gastó en una obra o servicio (material comprado en la ferretería, gasolina, comidas del equipo) desde la misma actividad:

1. Abra la actividad y toque Gasto.
2. Tome la foto del ticket (se comprime en el celular antes de subirla) o elija varias si es largo, hasta 5.
3. Con la IA activa, la IA lee el ticket al subir la primera foto y extrae proveedor, fecha, conceptos, IVA, categoría y folio. Revise los datos, indique ¿Quién pagó? y guarde. También puede capturarlo sin foto o sin IA.

El gasto funciona igual que uno de Egresos (7.12.9): aparece en Egresos → Gastos, con el mismo aviso de duplicados, "¿Quién pagó?" y reembolso, y su detalle muestra la Actividad a la que pertenece con un enlace. Dentro de la actividad, las fotos del ticket se abren en un visor.

Igual que los materiales (7.8.6), no se pueden agregar gastos en una actividad Completada o Cancelada, salvo que el usuario tenga activities.edit_locked.

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7.13 Calendario de Actividades

Ruta: Menú lateral → Actividades

El calendario tiene dos vistas que el usuario puede elegir según su preferencia. La elección se guarda automáticamente y el sistema recuerda cuál usó por última vez.

7.13.1 Vista Clásica

La vista original, con dos modos:

• Calendario — grid de FullCalendar con vistas mes, semana, día y año. Los eventos se muestran con color según el tipo de servicio (canceladas en rojo, completadas en verde). Las actividades grupales (mismo evento, varios clientes — ver 9.1.1 guía Operador) muestran el ícono 👥 antes del título.
• Lista — tabla paginada con búsqueda, filtros de cliente, estado, responsable y rango de fechas. Las actividades grupales muestran un badge "👥 Grupal N" junto al folio.

En la vista de mes, el calendario muestra solo las semanas de ese mes (sin renglones de más al final). Las actividades internas (sin cliente, ver 9.1.2 en la guía de Operador) llevan la etiqueta morada Interna en la lista, el calendario y el Scheduler, y el filtro de cliente tiene la opción Internas (sin cliente) para ver solo esas.

7.13.2 Vista Scheduler

Vista inspirada en herramientas como Google Calendar o Flowlu, con layout de dos columnas:

Sidebar izquierdo:

• Mini-calendario de navegación — haga clic en cualquier día para ir a ese día en el calendario principal.
• Mis Calendarios — toggles por estado (Pendiente, Confirmada, En Proceso, Completada, Cancelada, Reprogramada). Al desactivar un estado, sus eventos se ocultan sin recargar la página.
• Filtro por Cliente — recarga los eventos del servidor al cambiar.
• Filtro por Responsable — disponible si tiene permiso para ver todas las actividades.
• Rango de fechas — desde / hasta para acotar el período.
• Botón Limpiar filtros — aparece solo cuando hay algún filtro activo.

Calendario principal:

• Vistas: Mes / Semana / Día / Lista.
• Tooltip al pasar el cursor sobre un evento: muestra título, folio, estado, hora, responsable, servicio, cliente y sitio.
• En móvil (< 640 px) arranca en vista Lista automáticamente.

7.13.3 Cambiar entre vistas

En el encabezado de cualquier vista aparece un toggle Clásica / Scheduler (en el celular se ve solo con íconos: lista = Clásica, calendario = Scheduler). Al hacer clic:

1. Se guarda la preferencia en el navegador (localStorage).
2. El sistema navega a la vista seleccionada.
3. Al entrar al módulo desde el menú lateral, siempre abrirá la última vista usada.

7.13.4 Descarga para uso sin internet (Offline)

Las visitas de cada persona se descargan solas a su celular o computadora: al abrir la app, cada 10 minutos mientras esté abierta y en cuanto vuelve la señal. Se guardan las actividades donde es responsable o colaborador, de 7 días atrás a 14 días adelante, más las que estén en curso, y solo se vuelven a bajar las que cambiaron. Sin señal, el técnico puede registrar su llegada, iniciar, llenar el formulario, tomar fotos y completar la visita; todo se sube solo al volver la señal, con la hora real en que lo hizo. El detalle de cómo se ve en campo está en la guía del Técnico (10.1).

El botón ↓ Offline (o su ícono en móvil) sigue disponible para forzar la descarga de todas las actividades del período que está viendo. El tooltip del botón muestra la fecha y hora de la última descarga.

Cada persona descarga sus visitas en su propio dispositivo: no hay un paquete que el supervisor prepare y reparta.

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7.14 Módulo de Cobros

Ruta: Menú lateral → Cobros

Permisos requeridos: charges.list para ver la lista; charges.view para el detalle; charges.create para crear; charges.edit para editar datos del cobro, registrar/verificar/rechazar pagos y adjuntar facturas; charges.delete para eliminar.

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7.14.1 ¿Qué es un Cobro?

Un Cobro es el documento de cargo emitido al cliente para cobrar un servicio prestado o acordado. Existen varios orígenes:

Origen	Descripción
Cotización	Se crea automáticamente cuando el cliente aprueba una cotización
Actividad	Se vincula a una actividad de servicio específica
Recurrente	Se genera automáticamente cada período desde una plantilla de Cobro Recurrente (7.20)
Contrato	Se genera bajo demanda desde un contrato de pago único (ver 7.18.8.1)
Directo	Cobro independiente, sin vínculo a otro documento

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7.14.2 Lista de Cobros

La lista muestra todos los cobros con:

• Folio CB-XXXX, cliente, título, monto total
• Badge de estado: Pendiente / Parcial / Pagado
• Badge "Vencido" en rojo: la fecha de vencimiento ya pasó y el cobro tiene saldo pendiente
• Badge "Facturado" en verde: el cobro tiene un CFDI adjunto
• Barra de progreso del porcentaje cobrado

Filtros disponibles:

• Estado (tabs: Pendiente / Parcial / Pagado / Vencido / Cancelado)
• Cliente (texto libre)
• Vencimiento desde/hasta
• Factura: Facturada / Sin facturar (CFDI adjunto o no)
• Origen (Cotización / Actividad / Directo / Recurrente / Contrato)
• Creado por (quién generó el cobro)
• Monto mínimo/máximo

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7.14.3 Crear Cobro Manual

Los cobros de cotización se crean, por defecto, automáticamente en cuanto el cliente aprueba la cotización (desde su Portal o desde el enlace del correo); ese comportamiento se puede apagar en Configuración → Operaciones (toggle "Cobro automático al aprobar", ver 7.2.3). Además, al convertir la cotización en Orden de Trabajo el modal ofrece el checkbox "Generar cobro por esta orden" (marcado por defecto — ver 8.4.2 en el manual de Supervisor); si el cobro ya existe por la aprobación, no se duplica. Si la cotización quedó Aprobada o Convertida sin cobro, su detalle muestra el botón Generar cobro con el desglose completo (ver 7.15.4). Para los demás orígenes:

1. Haga clic en + Nuevo Cobro.
2. Seleccione el Cliente.
3. Elija el Origen: Cotización, Actividad o Directo.
4. Complete el Título y la Fecha de vencimiento.
5. Agregue los Conceptos con cantidad y precio unitario, o use "Agregar del catálogo…" para elegir un producto o servicio ya registrado (precio precargado). Ahí también puede buscar o escanear por código de barras — si el código coincide exacto con un producto, se agrega directo.
6. Cada concepto también puede llevar descuento, en porcentaje (%) o en monto fijo ($), igual que en cotizaciones.
7. Active el toggle "Recordatorio de pago vencido al cliente" si quiere que el cliente reciba un correo automático en caso de que este cobro venza sin pagarse (apagado por defecto — ver 7.14.7).
8. Haga clic en Guardar.

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7.14.4 Editar Cobro

Los cobros en estado Pendiente o Parcial pueden editarse. Los cobros Pagados o Cancelados no se pueden modificar.

Para editar:

• Desde la lista: haga clic en el ícono de lápiz (✏️) en la columna de acciones.
• Desde el detalle: haga clic en el botón Editar cobro.

Puede modificar el cliente, título, fecha de vencimiento, impuestos y todos los conceptos. El sistema recalcula el total automáticamente.

Nota: Si el cobro tiene pagos parciales registrados, se muestra un aviso naranja indicando que cambiar el monto puede afectar el saldo pendiente.

Permiso requerido: charges.edit

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7.14.5 Gestión de Pagos

Registrar un Pago

1. Abra el cobro → sección Pagos → Registrar Pago.
2. Complete: Tipo (Anticipo / Pago final), Monto, Método, Referencia, Fecha. El campo Tipo se sugiere solo según el monto que capture: si cubre el saldo restante del cobro, cambia a Pago final; si es menor, se queda en Anticipo. Puede cambiarlo a mano en cualquier momento — una vez que lo toca, deja de autoajustarse en ese registro.
3. Suba el comprobante (JPG, PNG o PDF, opcional pero recomendado). Con la IA encendida, al elegir el archivo aparece "Leyendo comprobante…" y el sistema llena solo el monto, la fecha, la referencia o clave de rastreo, el método y una nota con el banco y quién pagó. No guarda nada por su cuenta: revise los datos antes de guardar. También le avisa si esa referencia ya está registrada en otro pago, si el monto es mayor al saldo o si la fecha se ve rara. Si no puede leerlo, el comprobante se sube igual y usted captura los datos a mano. Cada lectura cuenta como una consulta de la cuota de IA.
4. Haga clic en Guardar Pago.

El pago queda en estado Pendiente hasta ser verificado.

Verificar o Rechazar un Pago

Solo usuarios con permiso charges.edit pueden verificar o rechazar:

Acción	Efecto
Verificar	El monto suma al cobrado; el cobro actualiza su estado automáticamente
Rechazar	El pago se marca como rechazado; el operador debe registrarlo de nuevo
Cancelar	Revierte un pago verificado (ej: error de captura); descuenta el monto cobrado

Al hacer clic en Verificar, el sistema muestra un diálogo de confirmación con la opción "Enviar correo de confirmación al cliente" (activada por defecto). Si la deja marcada, el cliente recibe un correo con el detalle del pago confirmado (folio, concepto, monto y saldo pendiente si aplica). Puede desmarcarla si el cliente ya fue notificado por otro medio.

Estados de un Cobro

Estado	Condición
Pendiente	Sin pagos verificados
Parcial	Pagos verificados, pero sin cubrir el total
Pagado	Total cubierto por pagos verificados

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7.14.5 Adjuntar Factura (CFDI)

Una vez emitida la factura con el sistema externo de facturación:

1. Abra el cobro → sección Factura → Adjuntar Factura.
2. Suba el XML del CFDI primero: el sistema lee el archivo y llena automáticamente el Folio fiscal, la Fecha de emisión, el UUID, el subtotal, el IVA, las retenciones (si el CFDI trae impuestos retenidos) y el total.
3. Suba también el PDF del CFDI, y revise/corrija los campos autocompletados si hace falta.
4. Haga clic en Guardar Factura.

El cobro mostrará el badge "Facturado" en la lista.

Nota: SERVIX no genera CFDI. Esta función centraliza la factura que su empresa emite con su propio sistema.

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7.14.6 Reportes de Cobros y Pagos

El módulo de Reportes tiene dos pestañas relacionadas con cobros:

Pestaña Cobros — vista por documento:

KPI	Descripción
Total cobros	Número de cobros en el período filtrado
Total monto	Suma de todos los montos
Total cobrado	Suma de pagos verificados
Por cobrar	Monto pendiente (Total − Cobrado)
Vencidos	Cobros con fecha de vencimiento pasada y saldo pendiente
Sin factura	Cobros sin CFDI adjunto

Pestaña Pagos — vista por movimiento de pago:

Muestra cada depósito o pago individual registrado. Si un cobro se pagó en dos partes, aparece como dos filas. Incluye método de pago, referencia bancaria, quién lo verificó y la fecha exacta del pago. Filtre por cliente para ver todos sus movimientos en el período.

Ambas pestañas exportan a Excel o PDF con los filtros activos.

7.14.7 Notificación de Cobro Vencido

Un proceso automático diario revisa los cobros no pagados cuya fecha de vencimiento ya pasó y avisa por dos vías independientes:

• A los Administradores (correo, campanita y push) — siempre se envía, no se puede desactivar. Es el aviso interno para que le den seguimiento al cliente. El correo lleva el logotipo, color y nombre de su empresa (igual que el recordatorio al cliente), no los de Servix; lo mismo aplica al aviso de gasto vencido.
• Al cliente (correo con la marca de su empresa, recordatorio de pago) — solo si se activa el toggle "Recordatorio de pago vencido al cliente", disponible en:
  • El formulario de crear/editar un cobro individual — aplica solo a ese cobro.
  • El formulario de crear/editar una plantilla de Cobro Recurrente (7.20) — cada cobro que esa plantilla genere hereda el valor al momento de generarse.

Ambos apagados por defecto: si no se activa nada, solo ustedes se enteran, el cliente no recibe nada. El aviso a Administradores no se repite todos los días, solo una vez por cobro.

7.14.8 Venta Rápida (Piloto)

Ruta: Menú lateral → Venta Rápida (junto a Cobros)

Checkout tipo caja registradora para ventas de mostrador que se cobran en el momento — pensado para negocios con venta directa (ferreterías, distribuidoras, mostrador). Por debajo sigue creando un Cobro normal, ya pagado — no es un sistema aparte, así que aparece en los mismos reportes y listas que cualquier otro cobro.

Activación: apagado por defecto. SERVIX debe habilitarlo para su empresa (solicítelo al soporte de SERVIX), y además el usuario que va a operarlo necesita el permiso quicksale.create en su rol (además de charges.pdf si va a poder imprimir/ver recibos). Si se activa mientras alguien ya tiene sesión abierta, no le aparece el menú hasta que vuelva a iniciar sesión.

Flujo de venta:

1. Cliente (opcional, arriba de todo): por defecto "Cliente Mostrador" (sin registrar). Puede buscarse y elegirse un cliente real si se quiere asociar la venta a su historial o mandarle el recibo.
2. Agregar producto o servicio: buscador con texto libre (nombre, SKU o código de barras) o el ícono de cámara para escanear — funciona con la cámara del dispositivo o con un lector físico USB/Bluetooth (actúa como teclado, no necesita configuración especial). También se puede agregar una línea manual sin ligarla a ningún producto del catálogo.
3. Cada producto agregado muestra su stock disponible en tiempo real; si la cantidad puesta en el carrito supera el stock, se marca en rojo (aviso, no bloquea la venta).
4. Impuestos: mismo sistema de atajos e impuestos personalizados que usa Cotizaciones — por defecto aplica el impuesto principal del país configurado.
5. Descuento (dentro del carrito): botón "+ Aplicar descuento" — por porcentaje o monto fijo, se agrega como una línea negativa más (visible y transparente en el recibo, no se "esconde" en el total).
6. Método de pago: Efectivo, Tarjeta, Transferencia u Otro. Con Efectivo, se captura lo recibido y el sistema calcula el cambio en el momento.
7. Cobrar — la venta se crea y se marca pagada de inmediato, sin pasos intermedios de verificación (a diferencia de un Cobro normal, que puede quedar pendiente hasta que se registre y verifique un pago).

Varias ventas abiertas a la vez: arriba de la pantalla hay una franja con una pestaña por cada venta abierta y el botón Nueva venta. Sirve para cuando llega un cliente, pide varios productos y todavía no paga, y en ese momento llega otro que ya está listo: la primera venta se deja en espera y se atiende la segunda.

• Nueva venta deja la venta actual en espera y abre una vacía. Cada pestaña muestra el nombre del cliente (o "Venta 2", "Venta 3"…), cuántos productos lleva y su total. Se cambia de venta tocando su pestaña; al volver todo está como se dejó: productos, precios editados, descuento, cliente, impuestos, método de pago y efectivo recibido.
• Al cobrar una venta, su pestaña se cierra y la pantalla regresa a la que estaba en espera. Si era la última, se abre una vacía. La ✕ de una pestaña la descarta; si lleva productos, pide confirmación antes.
• Numeración: cada venta conserva su número mientras haya varias abiertas (así "Venta 3" sigue siendo "Venta 3" aunque cierre la 2), y la nueva toma el número libre más chico. Cuando queda una sola venta, vuelve a llamarse "Venta 1".
• Hasta 8 ventas abiertas a la vez. "Nueva venta" no acumula ventas vacías: si ya está en una vacía no hace nada, y si hay otra vacía en espera lo lleva a ella.
• Dónde se guardan: en el navegador del propio usuario, no en el servidor — no hay nada que activar. Se guardan solas mientras se trabaja, así que sobreviven a recargar la página o cerrar el navegador. Otro usuario que entre desde el mismo equipo no ve las ventas abiertas del primero.
• Cosas a tener presentes: (1) son propias de cada navegador y de cada equipo — una venta abierta en la caja no aparece en el celular; (2) una venta que lleva más de 2 días sin tocarse se descarta sola al abrir la pantalla; (3) al reabrir una venta en espera se vuelve a leer el stock y las fotos del catálogo (los precios y nombres quedan como se dejaron), y un producto que ya no esté en el catálogo queda como línea manual en vez de perderse; (4) si el navegador no permite guardar (modo privado), las pestañas funcionan igual pero solo mientras la página siga abierta; (5) conviene usar la Venta Rápida en una sola pestaña del navegador a la vez.

Accesos rápidos (productos con imagen): debajo del buscador aparece una tarjeta con los productos como tarjetas con imagen, nombre y precio. Un toque agrega el producto al carrito y otro toque suma una unidad (una insignia en la tarjeta indica cuántos lleva).

• Abre en Más vendidos: los productos con más ventas en los últimos 60 días de su propia empresa. Cuenta ventas, no unidades, para que una compra grande de una sola pieza no tape a lo que se vende todos los días. En Todos se ven primero esos y luego el resto por nombre; una lista Categorías filtra por categoría. Una empresa nueva, sin ventas todavía, abre en Todos.
• Si el producto no tiene foto (Inventario → editar producto), la tarjeta muestra su inicial sobre un color. Las tarjetas sin stock salen atenuadas con "Sin stock"; las que están en o por debajo de su mínimo dicen "Quedan N". Se pueden agregar de todos modos, igual que desde el buscador.
• Muestra hasta 60 tarjetas a la vez; el buscador encuentra el resto.

El carrito: cada línea muestra la imagen (o inicial) del producto, su nombre completo (hasta 3 líneas, y se puede editar), el precio unitario (editable), la cantidad con − y +, el subtotal y una ✕ para quitarla. El diseño se adapta al ancho de la pantalla:

• Pantalla ancha: tres columnas — productos, carrito y total/pago — para que el carrito quede junto a los productos y se vean todas sus filas.
• Laptop: dos columnas, con el carrito arriba del total en la columna derecha, que se queda a la vista al bajar. El total se hace más compacto para dejarle espacio al carrito.
• Celular: una columna con el carrito justo después de los accesos rápidos, y una barra fija abajo que dice cuántos productos lleva y el total; Ver carrito lo lleva hasta él.

Sugerencias "Suelen llevarse también": dentro del carrito aparecen hasta 3 productos que, en el historial de su empresa, se han vendido en el mismo cobro que lo que ya se agregó (al menos 2 veces en los últimos 180 días; sin productos inactivos ni sin stock). Se calculan con su propio historial, sin IA, y nunca se agregan solos. Vienen activadas por defecto; si prefiere no verlas, solicite a SERVIX que las apague para su empresa.

Alertas de Caja: si tiene prendido el agente Caja (Configuración → Agentes, 7.2.6), los Administradores reciben un aviso cuando una venta rápida salió con un precio o un descuento fuera de lo normal: un producto vendido por debajo de su costo, 20% o más abajo del precio de lista, o con un descuento de 15% o más (los dos porcentajes se pueden ajustar en Ajustar cuándo avisa). Cada venta rara queda en la Bandeja de agentes (7.23) hasta que alguien la revise. Solo avisa: no bloquea ni cambia la venta.

Al terminar la venta, aparece un aviso con el folio y el total, y tres formas de entregar el comprobante:

• Ver / Imprimir recibo — abre un ticket compacto (no la prefactura fiscal formal) con folio, fecha, cliente, método de pago, quién atendió, productos, un código QR y el sello "Pagado".
• Enviar por correo — solo si el cliente elegido tiene correo registrado; manda el mismo ticket por correo con el mensaje correcto ("ya pagado", no "pendiente de pago").
• Enviar por WhatsApp — arma el mensaje con el link del recibo; si el cliente tiene teléfono registrado, abre directo su chat (el número se completa con la lada de su país).

El carrito se limpia automáticamente en cuanto la venta se cobra con éxito (sin importar cómo se cierre el aviso), lista para la siguiente venta.

El recibo es de acceso público (no requiere iniciar sesión) — así el cliente puede abrirlo desde su celular al escanear el QR o al recibir el link por correo/WhatsApp, protegido por un enlace secreto en vez de pedir una cuenta.

7.14.9 Enviar el cobro por WhatsApp

En el detalle de un cobro que no esté cancelado aparece un botón verde que cambia según el estado del cobro:

Estado del cobro	Botón	Qué le llega al cliente
Pendiente (sin vencer)	Enviar por WhatsApp	El cobro: monto, fecha límite y el enlace con el detalle y los datos para pagar
Vencido	Recordar pago	Un recordatorio: saldo, fecha de vencimiento y el mismo enlace
Pagado	Enviar recibo	El enlace del recibo

Al confirmar se abre WhatsApp con el mensaje listo. Si el cobro o el cliente tienen teléfono, abre directo ese chat; si no, WhatsApp le pide elegir el contacto. SERVIX no puede saber si usted sí le dio enviar, así que el envío queda registrado en la bitácora del cobro (WhatsApp enviado) al abrir WhatsApp.

El enlace que recibe el cliente es la misma página pública del recibo, pero ya no dice "Pagado" cuando falta pagar: muestra el estado (Pendiente de pago, Pago parcial, Vencido, Cancelado o ✓ Pagado), la fecha límite (en rojo si ya venció), lo pagado y el saldo pendiente si hay abonos, y un recuadro Datos para transferencia o depósito con el banco, el titular, el número de cuenta, la CLABE y el folio como concepto (los datos de 7.2.4). Mientras no esté pagado, le pide enviarle su comprobante a su empresa.

Requiere el permiso Enviar Cobro por WhatsApp (charges.send_whatsapp). Se asignó solo a los roles que ya podían ver cobros; puede quitarlo en Roles (7.4).

Envíos por WhatsApp en otros módulos: con el mismo mecanismo (abrir WhatsApp con el mensaje listo y dejarlo en la bitácora) también se pueden mandar el reporte de una actividad y el aviso de visita (guía de Supervisor, 8.3.6), el contrato y el enlace de firma de los firmantes adicionales (7.18.5) y la encuesta de satisfacción de un ticket cerrado (guía de Supervisor, 8.5.5). Cada uno tiene su propio permiso.

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7.15 Bitácora de Cotizaciones

Cada cotización cuenta con una sección Bitácora y Comentarios al final de su vista de detalle. Registra automáticamente todo el historial de la cotización sin necesidad de configuración adicional.

7.15.1 Eventos registrados automáticamente

Evento	Quién aparece
Cotización creada	Usuario que la creó
Cotización editada	Usuario que guardó cambios
Estado cambiado (interno)	Usuario que cambió el estado
Aprobada o rechazada por el cliente	Nombre del cliente con badge "cliente"
Pago registrado / verificado / rechazado	Usuario que realizó la acción
Convertida en orden de trabajo	Usuario que hizo la conversión
Aprobación revertida	Usuario que la revirtió, con el motivo (si se escribió) y el folio del cobro que se eliminó
OC adjuntada (interna o desde el portal)	Usuario interno o nombre del cliente
Cotización cancelada	Usuario que canceló, con el motivo capturado (si se escribió uno)

Cuando la acción la realiza el cliente (desde el correo o el portal), el sistema muestra su nombre con un badge azul "cliente" en lugar del avatar interno.

7.15.2 Comentarios internos

Al pie de la bitácora encontrará un campo de texto para agregar comentarios. Estos comentarios son visibles solo para usuarios internos — el cliente no los ve.

Para agregar un comentario:

1. Escriba en el campo "Escribe un comentario…"
2. Haga clic en Enviar
3. El comentario queda registrado con su nombre y la fecha/hora exacta

7.15.3 Lectura de la bitácora

La bitácora muestra los eventos en orden cronológico ascendente (el más antiguo arriba, el más reciente abajo), mezclando eventos del sistema, acciones del cliente y comentarios internos en una sola línea de tiempo.

7.15.4 Banners de Vínculos y Sección de Pagos

Debajo del encabezado de la cotización, el sistema muestra un banner por cada registro relacionado que exista — Orden de trabajo, Compra asociada y Cobro asociado — con link directo a su detalle y un badge de estatus (ej. "Cancelada"/"Completada" en la actividad, "Activa"/"Cancelada" en la compra, "Pendiente"/"Parcial"/"Liquidado"/"Cancelado" en el cobro). Estos banners se muestran siempre que el vínculo exista, incluso con la cotización ya cancelada.

Si la cotización está Aprobada o Convertida pero aún no tiene cobro asociado, en lugar del banner "Cobro asociado" aparece un bloque con un botón Generar cobro que lo crea en ese momento, con el mismo desglose de líneas, impuestos y depósito de la cotización original (requiere el permiso charges.create). El bloque dice "Esta cotización está aprobada sin cobro" o "Esta orden se creó sin cobro" según el caso, y aparece cuando: el toggle "Cobro automático al aprobar" está apagado (7.2.3), un usuario del equipo marcó la cotización como Aprobada a mano, o se desmarcó el checkbox "Generar cobro por esta orden" al convertir.

La sección Pagos de la cotización funciona igual que la del cobro (7.14.5): sugiere Anticipo o Pago final según el monto y el saldo, lee el comprobante con IA, pide confirmación al Verificar y ofrece mandarle al cliente el correo de confirmación, y tiene Cancelar pago en los pagos verificados (quedan como Cancelado en la lista). Al quedar liquidada, la pantalla se recarga sola.

La sección Pagos (con el botón "Registrar Pago") solo se muestra mientras la cotización no esté cancelada — al cancelarla, se oculta por completo, aunque el cobro sigue disponible desde su propio módulo vía el banner "Cobro asociado".

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7.15.5 Revertir la aprobación de una cotización

Si el cliente aprobó por error (por ejemplo, la cotización equivocada), puede regresarla a Enviada sin cancelarla:

1. Abra la cotización en estado Aprobada.
2. Haga clic en Revertir aprobación, junto a "Cancelar cotización" (permiso quotes.revert_approval).
3. Escriba un motivo (opcional) y confirme.

Qué hace (todo en una sola transacción — si algo falla, no se cambia nada):

• La cotización vuelve a Enviada y el enlace de revisión del cliente se reabre, para que pueda responder de nuevo (vigente hasta la fecha de validez de la cotización).
• Si la aprobación había generado un cobro, ese cobro se elimina.
• Queda un evento Aprobación revertida en la bitácora (7.15.1) y en el registro de auditoría.

Cuándo el sistema no lo permite. El botón aparece en toda cotización Aprobada si su rol tiene el permiso, pero el sistema rechaza la reversión, con un mensaje que explica el motivo, cuando:

• El cobro ya tiene pagos registrados (incluso si aún están pendientes de verificar) o ya no está pendiente.
• El cobro ya tiene una factura (CFDI) adjunta.
• La cotización ya generó una orden de trabajo, una compra activa o un contrato.

En esos casos use Cancelar cotización (7.12.8), que sí cancela los procesos relacionados. Una cotización ya Convertida o Contratada no muestra el botón.

Lo que no se deshace: el aviso que recibió quien creó la cotización ("el cliente aprobó…") ya se envió, y el cliente vio su cotización como aprobada en el Portal hasta el momento de la reversión; después vuelve a aparecerle como pendiente de responder.

Permiso: quotes.revert_approval viene activo por defecto en el rol Administrador. Para dárselo a otro rol, agréguelo desde Configuración → Roles; el usuario debe cerrar sesión y volver a entrar para ver el botón.

7.16 Orden de Compra (OC) en Cotizaciones

Cuando un cliente emite una Orden de Compra (OC) para aprobar formalmente el trabajo, puede adjuntarla directamente en la cotización para tenerla como referencia histórica.

7.16.1 Adjuntar OC desde el sistema interno

Dentro de la vista de detalle de cualquier cotización en estado Enviada, Aprobada o Convertida encontrará la sección "Orden de compra del cliente" (en color ámbar).

Campos disponibles:

Campo	Descripción
No. de OC	Número o folio de la orden de compra del cliente
Fecha de OC	Fecha en que el cliente emitió la OC
Archivo	PDF, JPG o PNG del documento de la OC

Para adjuntar:

1. Haga clic en Adjuntar OC.
2. Capture el número y fecha de la OC.
3. Seleccione el archivo.
4. Haga clic en Guardar OC.

La OC queda registrada en la bitácora con el número y fecha capturados. Si el cliente ya subió su OC desde el portal, verá los datos aquí y puede actualizarlos si es necesario.

La sección de OC no está disponible en cotizaciones canceladas.

7.16.2 El número de OC en el PDF

Si la cotización tiene un número de OC registrado, este aparece en el encabezado del PDF de la cotización en color ámbar, junto al folio y los datos del cliente.

7.16.3 El cliente puede subir su OC desde el portal

Cuando el cliente abre el enlace de la cotización y la aprueba, la página le muestra inmediatamente la sección para adjuntar su OC sin necesidad de tener usuario ni contraseña. Solo necesita el enlace que recibió por correo.

Si la cotización ya está en estado Convertida (el trabajo ya inició), el cliente aún puede enviar su OC desde el mismo enlace. La página mostrará el mensaje "Cotización en proceso" y la sección de OC disponible.

Cada vez que el cliente sube su OC, el evento queda registrado en la bitácora con su nombre y los datos de la OC.

7.16.4 Subir OC desde el portal autenticado

Si el cliente tiene cuenta de portal (7.5.5), también puede subir su OC directamente desde ahí, sin depender del enlace por correo: en el detalle de la cotización, una vez que esta está Aprobada, Convertida o Contratada, encontrará un botón "Subir OC".

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7.17 Dashboard — Indicadores y Gráficas

El dashboard principal se organiza en pestañas: Resumen, Actividades (antes "Campo"), Tickets y Finanzas (cada una aparece solo si tiene el permiso correspondiente y su módulo está activo). Cada pestaña muestra indicadores clave (KPIs) y gráficas interactivas. Al pasar el cursor sobre cualquier gráfica aparece un tooltip con el valor exacto del punto seleccionado.

Tab Resumen

Muestra los contadores principales del sistema (clientes, servicios, productos, usuarios, etc.) más las gráficas de:

Gráfica	Qué muestra
Conversión de cotizaciones	Dona con la distribución por estado (aprobadas, enviadas, rechazadas, borrador). El centro muestra el % de aprobación sobre las cotizaciones respondidas.
Carga por técnico	Barras horizontales con la cantidad de actividades activas asignadas a cada usuario. Útil para detectar desbalance de carga.

Tab Actividades

KPIs: Pendientes, Confirmadas, En proceso, Completadas hoy, Vencidas. Debajo, dos listas — "Actividades de hoy" y "Vencidas sin cerrar" — y el Mapa de servicios.

Mapa de servicios: un mapa interactivo (OpenStreetMap) con las actividades de los últimos 30 días y los próximos 14 que tengan una ubicación conocida — el GPS real registrado al marcar Ya llegué en la actividad si existe, o si no, la ubicación geocodificada del sitio o del cliente. Cada actividad aparece como un punto de color según su estado (mismos colores que los badges de estado); haga clic en un punto para ver folio, cliente, fecha y un enlace directo "Ver actividad →". Si ninguna actividad tiene ubicación conocida todavía, el mapa no aparece y se muestra un aviso para agregar la dirección del cliente o sitio.

¿De dónde sale la ubicación? El sistema geocodifica automáticamente la dirección de cada cliente y sitio (vía OpenStreetMap/Nominatim, sin costo) en un proceso automático que corre por separado; no requiere que usted capture coordenadas a mano. Si la dirección completa no se puede ubicar, intenta de nuevo solo con el código postal.

Tab Tickets

Muestra los KPIs de tickets (total, abiertos, en proceso, resueltos, SLA, CSAT) más:

Gráfica	Qué muestra
Tendencia 7 días	Barras por día de los tickets creados en la última semana.
Tiempo promedio de resolución	Horas promedio que tomó resolver tickets, agrupado por prioridad (urgente, alta, media, baja). Solo considera tickets que ya tienen fecha de resolución.

Tab Finanzas

Muestra los KPIs de cobros y compras del mes seleccionado. El card "Cobrado" incluye un indicador ▲/▼ que compara con el mes anterior: verde si creció, rojo si bajó.

La gráfica Ingresos vs egresos compara lo que entra contra lo que sale y se ajusta sobre la marcha con los controles que trae arriba:

Control	Opciones
Fechas	Efectivo (predeterminado): ingresos por la fecha real del pago y egresos por la fecha en que se pagaron — un gasto sin marcar como pagado todavía no cuenta, y las compras ligadas a cotización y de stock, que no tienen fecha de pago, se cuentan en su fecha de compra. Devengado: ingresos por la fecha del cobro y egresos por la fecha de la compra o gasto, estén pagados o no.
Periodo	Últimos 6, 12 o 24 meses, o el año en curso. Siempre termina en el mes seleccionado arriba.
Agrupar por	Mes o Semana (las semanas empiezan en lunes).

La leyenda es interactiva: haga clic en Ingresos, Egresos o Utilidad para ocultar o mostrar esa serie. Utilidad es la línea de ingresos menos egresos de cada mes o semana, y solo aparece si su rol puede ver cobros y compras. Junto a los controles se muestran los totales del periodo, y al pasar el cursor sobre una barra aparece el detalle de cada serie. Sus elecciones se recuerdan en ese navegador.

Solo gasto real: los egresos de la gráfica no incluyen el costo de lo que ya estaba en inventario y se usó en una cotización, porque ese dinero ya se contó cuando compró el stock.

Cobrado del mes vs. gráfica: el card "Cobrado" cuenta los pagos por la fecha en que se registraron en el sistema, así que puede diferir de las barras de Ingresos en modo Efectivo cuando un pago se registró en un mes distinto al que se realizó.

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7.18 Módulo de Contratos

El módulo de contratos permite formalizar acuerdos de servicio recurrente con sus clientes. Cada contrato define el alcance, la vigencia, la frecuencia de pago y el valor pactado, e incluye la firma digital de ambas partes antes de activarse.

Permisos requeridos: contracts.create para crear y contracts.edit para editar. El rol Administrador tiene ambos por defecto; el rol Operador no incluye contracts.create.

7.18.1 Ciclo de vida de un contrato

Los contratos pasan por los siguientes estados en orden:

Estado	Color	Descripción
Borrador	Gris	Recién creado, editable. No visible para el cliente.
Enviado	Ámbar	Se compartió el enlace al cliente para su revisión y firma.
Activo	Verde	Ambas partes firmaron. Genera cobros recurrentes automáticamente.
Vencido	Rojo	La fecha de fin expiró sin renovarse.
Cancelado	Gris	Cancelado manualmente antes de vencer.

Una vez activo, el contrato ya no puede editarse ni eliminarse.

7.18.2 Crear un contrato

Desde el módulo de contratos:

1. Vaya a Contratos en el menú lateral.
2. Haga clic en Nuevo contrato.
3. Complete los campos y guarde.

Desde la vista de una cotización aprobada:

1. Abra una cotización en estado Aprobada.
2. En el bloque "Crear contrato" (sección de acciones), haga clic en Crear contrato.
3. El sistema prellenará los datos del cliente y el valor desde la cotización.

Si ya existe un contrato vinculado a esa cotización, el bloque mostrará "Ver contrato" en lugar del botón de creación.

7.18.3 Datos del contrato

Campo	Descripción
Título	Nombre descriptivo del contrato
Cliente	Cliente al que aplica
Sitio / Sucursal	Ubicación específica (opcional)
Fecha de inicio	Inicio de la vigencia
Fecha de fin	Vencimiento (opcional si es indefinido)
Renovación automática	Si se marca, el sistema registra la renovación al vencer
Frecuencia de pago	Semanal, Quincenal, Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral, Anual o Pago único
Cotización de origen	Vincula el contrato a una cotización existente (opcional)
Subtotal	Valor base antes de impuestos
Impuestos	Igual que en cotizaciones: IVA 16 %, RESICO, Frontera 8 % u otros personalizados
Total	Calculado automáticamente: subtotal + impuestos − retenciones
Notas y condiciones	Texto libre con los términos del acuerdo
Cláusulas	Lista de cláusulas (título + contenido), con presets comunes (Alcance, Forma de pago, Vigencia, Cancelación, etc.). Cada una tiene un botón "Redactar con IA" (permiso ai.help) que redacta o mejora el texto usando los datos ya capturados — cuando el contrato maneja pago, la IA recibe el subtotal y, si hay impuestos, también el total, y siempre los menciona correctamente (nunca como "valor neto")
Requiere firma	Marcado por defecto. Controla si el botón "Firmar" (7.18.6) aparece en el detalle del contrato — si se desmarca, el contrato puede activarse sin pasar por el paso de firma

7.18.4 Editar un contrato

El contrato puede editarse en cualquier estado. Si ya tenía firma o aceptación registrada (del cliente y/o del responsable), guardar la edición reinicia esa firma automáticamente: se borra la aceptación y ambas firmas, el contrato vuelve a estado Enviado y se genera un enlace público nuevo (el anterior deja de servir). Esto evita que una firma quede asociada a términos que el sistema modificó después de que alguien ya firmó. Tras editar un contrato firmado, comparta el nuevo enlace con el cliente para que lo revise y firme de nuevo.

7.18.5 Enviar al cliente

1. Abra el contrato en estado Borrador.
2. Haga clic en "Enviar al cliente" (botón ámbar).
3. El sistema cambia el estado a Enviado y copia automáticamente el enlace público en el portapapeles.
4. Pegue ese enlace en un correo, WhatsApp o cualquier canal para que el cliente lo reciba.

El enlace no requiere que el cliente tenga usuario en el sistema.

Enviar por WhatsApp: en el detalle del contrato (si no está cancelado) el botón verde Enviar por WhatsApp abre WhatsApp con el enlace para que el cliente revise y acepte el contrato. Si el contrato está en Borrador, al enviarlo pasa a Enviado y ya no se puede editar (el aviso lo advierte antes de confirmar). Si su empresa tiene habilitados los firmantes adicionales (piloto: testigos, representante legal, aval), cada firmante tiene también su botón WhatsApp para mandarle su propio enlace de firma. Los envíos quedan en la bitácora del contrato (WhatsApp enviado). Requiere el permiso Enviar Contrato por WhatsApp (contracts.send_whatsapp), que se asignó a los roles que ya podían editar contratos.

7.18.5.1 Reenviar el correo

Si el contrato ya fue enviado (o el cliente no lo recibió), abra el contrato y haga clic en "Reenviar correo" (botón azul, aparece en lugar de "Enviar al cliente" una vez que el contrato sale de Borrador, mientras no esté Cancelado).

• Se reenvía al mismo correo del cliente usando el mismo enlace público ya generado — no se crea uno nuevo ni se invalida el anterior.
• El estado del contrato no cambia.
• Solo disponible si el cliente tiene correo registrado.

No aparece en contratos en Borrador (use "Enviar al cliente" para el primer envío) ni en contratos Cancelados.

7.18.6 Firma del responsable (tenant)

El responsable de la empresa firma desde la vista interna del contrato:

1. Abra el contrato (estado Enviado o Borrador).
2. Haga clic en "Firmar" (botón azul en la sección de firmas).
3. Dibuje su firma con el dedo o el ratón en el área de canvas que aparece.
4. Haga clic en "Guardar firma".

Una vez firmado, aparece un badge "Firmado" en la sección del responsable y la firma queda registrada en el PDF.

7.18.7 Activación del contrato

El contrato se activa automáticamente cuando ambas firmas están presentes (cliente y responsable del tenant). No importa el orden — cualquiera puede firmar primero.

Al activarse:

• El estado cambia a Activo.
• Si la frecuencia de pago no es "Pago único", se crea automáticamente una plantilla de cobro recurrente vinculada al contrato, con el primer cobro programado para la fecha de inicio (o el día de hoy si esa fecha ya pasó).
• Si la frecuencia es Pago único, no se genera nada automáticamente — use el botón "Generar cobro" cuando lo necesite (ver 7.18.8.1).

7.18.8 Cobros recurrentes generados

Cuando un contrato se activa, el sistema crea una plantilla de cobro recurrente con:

• La frecuencia definida en el contrato
• El valor total del contrato como monto por período
• Los mismos impuestos configurados en el contrato

El cron diario (7:00 a.m. hora México) procesa las plantillas activas y genera los cobros correspondientes en el módulo de Cobros. Puede consultarlos en Recurrentes (Cobros).

Si la fecha de inicio del contrato es pasada, el sistema generará automáticamente todos los cobros vencidos en la primera ejecución del cron (catch-up).

Para crear y gestionar plantillas de Cobros Recurrentes sin depender de un contrato, ver sección 7.20.

7.18.8.1 Generar cobro (contratos de pago único)

Los contratos con frecuencia Pago único no generan ningún cobro automáticamente al activarse. En su lugar, la vista de detalle de un contrato Activo de pago único muestra un banner:

Este contrato de pago único aún no tiene un cobro generado. [Generar cobro]

Al hacer clic y confirmar, el sistema crea un cobro (folio COB-..., origen "Contrato") por el total del contrato, con impuestos incluidos, listo para gestionarse desde el módulo de Cobros (registrar pagos, adjuntar factura, etc.). El banner solo aparece mientras el contrato no tenga ya un cobro generado — una vez creado, cambia a un enlace directo hacia ese cobro.

7.18.11 Generar serie de actividades

Cuando un contrato está en estado Activo, aparece el botón "Generar serie" (verde) en la columna de acciones.

Al hacer clic, el sistema abre el formulario de nueva serie de actividades prellenado con los datos del contrato:

Campo prellenado	Origen
Título	Título del contrato
Cliente	Cliente del contrato
Frecuencia	Frecuencia de pago del contrato
Día del mes	Calculado de la fecha de inicio
Fecha de inicio	Fecha de inicio del contrato (o hoy si ya pasó)

Solo es necesario asignar el técnico y confirmar. La serie queda vinculada al contrato.

Si ya existe una serie vinculada, el botón cambia a "Ver serie activa" y navega directamente a ella.

7.18.9 Eliminar un contrato

Un contrato puede eliminarse desde la lista (ícono de papelera) en cualquier estado, tras confirmación. Eliminarlo no afecta la cotización de origen ni los cobros ya generados — si la cotización de origen estaba en estado Contratada, regresa automáticamente a Aprobada (ver 8.4.1 en la guía de Supervisor).

7.18.10 PDF del contrato

Desde la vista del contrato, el botón "PDF" genera el documento formal que incluye:

• Datos de la empresa y del cliente
• Condiciones, vigencia y frecuencia de pago
• Desglose de impuestos y total
• Firma del responsable y firma del cliente (si ya firmaron)

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7.19 Módulo de Egresos Recurrentes

Ruta: Menú lateral → Recurrentes (Egresos)

¿Para qué sirve? Automatiza el registro de gastos fijos que se repiten cada período (renta, nómina, suscripciones de software, servicios) para que no tenga que capturarlos a mano cada vez en Egresos → Nuevo Egreso → Registrar gasto.

Permisos requeridos: recurring_expenses.list/create/edit/delete.

A diferencia de los Cobros Recurrentes, una plantilla de Egreso Recurrente no está ligada a un cliente ni calcula impuestos — es un gasto operativo interno.

7.19.1 Crear una plantilla

1. En Menú → Recurrentes (Egresos), haga clic en + Nueva plantilla.
2. Complete el título interno de la plantilla, la categoría del gasto (catálogo Categorías de Gasto), método de pago y proveedor (opcionales) y notas.
3. Configure la frecuencia (semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual), el día del mes y la fecha de la primera ejecución.
4. Opcional: Plazo de pago (días) — calcula automáticamente la fecha límite de pago de cada egreso generado (ej. "30" = neto 30).
5. Opcional: casilla Monto variable (aproximado) — actívela si el monto real cambia cada período (ej. recibos de luz o agua). Cada egreso generado nace con el badge Estimado hasta que alguien lo edite o lo marque como pagado.
6. Agregue uno o más conceptos con su monto.
7. Haga clic en Crear Plantilla.

7.19.2 Generación automática

Un proceso automático corre todos los días a las 7:00 a.m. (hora México) y revisa qué plantillas activas tienen fecha de ejecución vencida. Por cada una, genera un egreso real (folio EGR-...) visible en Menú → Egresos, con su fecha límite de pago y estatus de "estimado" ya calculados según la plantilla, y avanza la fecha al siguiente período.

Si la fecha de la plantilla quedó atrasada varios períodos (por ejemplo, estuvo pausada), el sistema genera automáticamente todos los egresos pendientes en la siguiente ejecución del cron (catch-up).

Un segundo proceso automático corre a las 7:30 a.m., revisa los gastos con fecha límite de pago vencida sin marcar como pagados, y notifica una sola vez (correo, campanita y push) a los Administradores de la empresa.

7.19.3 Pausar, editar, eliminar e historial

• Pausar/Activar: toggle en la lista — una plantilla pausada no genera egresos.
• Editar: modifica cualquier campo, incluidos los conceptos.
• Eliminar: borra la plantilla permanentemente (no afecta los egresos ya generados).
• Historial (ícono de reloj): muestra todos los egresos generados por esa plantilla, con folio, fecha de generación, fecha del egreso y total.

7.19.4 Placeholders de fecha

Tanto las notas internas como las descripciones de los conceptos aceptan variables que se reemplazan automáticamente al generar cada egreso:

Placeholder	Resultado ejemplo
{mes}	Julio
{año}	2026
{mes_año}	Julio 2026
{fecha}	15 de Julio de 2026
{dia}	15
{mes_anterior}	Junio
{año_anterior}	2025 (si el mes actual es enero)
{mes_siguiente}	Agosto
{año_siguiente}	2027 (si el mes actual es diciembre)
{mes_año_siguiente}	Agosto 2026
{mes_año_anterior}	Junio 2026 (para plantillas de "pago vencido", ej. día 1 facturando el mes que acaba de terminar)
{periodo}	del 15 de Junio al 14 de Julio de 2026

Ejemplo: Concepto Internet oficina {mes_año} → genera Internet oficina Julio 2026 en el egreso real. Renta en atraso: título Renta {mes_año_anterior} ejecutado el 1 de agosto → genera Renta Julio 2026.

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7.20 Módulo de Cobros Recurrentes

Ruta: Menú lateral → Recurrentes (Cobros)

¿Para qué sirve? Los Cobros Recurrentes son plantillas de cobro que el sistema ejecuta automáticamente de forma periódica. Cada vez que llega la fecha programada, SERVIX genera un cobro real con su propio folio y lo agrega a la lista de Cobros, sin intervención manual. Son ideales para servicios de suscripción, mantenimientos mensuales, soporte continuo o cualquier cargo que se repita con regularidad.

Permisos requeridos: recurring_charges.list/create/edit/delete.

Cuando un Contrato se activa, SERVIX crea automáticamente una de estas plantillas vinculada al contrato (ver sección 7.18.8) — pero también puede crear plantillas manualmente sin pasar por un contrato, como se describe aquí.

7.20.1 Crear una plantilla

1. En Menú → Recurrentes (Cobros), haga clic en + Nueva plantilla.
2. Seleccione el cliente que recibirá el cobro.
3. Complete el título (acepta placeholders de fecha, ver 7.20.4) y notas internas opcionales.
4. Configure la frecuencia, el día del mes y la fecha de la primera ejecución.
5. Configure el plazo de pago (días) — cuántos días después de generarse tiene el cliente para pagar antes de que el cobro se marque como vencido.
6. Configure los impuestos (IVA, retenciones, etc.) y active "Notificar al cliente por correo" si desea que reciba un resumen cada vez que se genere el cobro.
7. Agregue los conceptos desde el catálogo o manualmente (las descripciones también aceptan placeholders).
8. Haga clic en Crear Plantilla.

7.20.2 Generación automática

Un proceso automático corre todos los días a las 7:00 a.m. (hora México) y revisa qué plantillas activas tienen fecha de ejecución vencida. Por cada una, genera un cobro real (folio COB-...) en estado Pendiente, visible en Menú → Cobros, y avanza la fecha al siguiente período. Si "Notificar al cliente" está activo, se envía un correo con el resumen del cobro.

Si la fecha de la plantilla quedó atrasada varios períodos, el sistema genera automáticamente todos los cobros pendientes en la siguiente ejecución del cron (catch-up). Los correos de notificación solo se envían para el cobro más reciente, no para los retroactivos.

7.20.3 Pausar, editar, eliminar e historial

• Pausar/Activar: toggle en la lista — una plantilla pausada no genera cobros.
• Editar: modifica cualquier campo, incluidos conceptos e impuestos.
• Eliminar: borra la plantilla permanentemente (no afecta cobros ya generados).
• Historial (ícono de reloj): muestra todos los cobros generados por esa plantilla, con folio, fecha de generación, vencimiento, total y estado.

7.20.4 Placeholders de fecha

Tanto el título como las descripciones de los conceptos aceptan variables que se reemplazan automáticamente al generar cada cobro:

Placeholder	Resultado ejemplo
{mes}	Julio
{año}	2026
{mes_año}	Julio 2026
{fecha}	15 de Julio de 2026
{dia}	15
{mes_anterior}	Junio
{año_anterior}	2025 (si el mes actual es enero)
{mes_siguiente}	Agosto
{año_siguiente}	2027 (si el mes actual es diciembre)
{mes_año_siguiente}	Agosto 2026
{mes_año_anterior}	Junio 2026 (para plantillas de "pago vencido")
{periodo}	del 15 de Junio al 14 de Julio de 2026

7.21 Módulo de Plantillas de Contrato

Ruta: Menú lateral → Plantillas (Contratos)

¿Para qué sirve? Si su empresa vende el mismo tipo de contrato una y otra vez (ej. "Mantenimiento mensual estándar"), una plantilla evita llenar título, frecuencia, impuestos y cláusulas desde cero cada vez — al crear un contrato nuevo solo elige cliente y sitio, y el resto se prellena.

Permisos requeridos: contract_templates.list/create/edit/delete.

Una plantilla no es un contrato: no tiene cliente, no aparece en el listado de Contratos ni cuenta para ningún reporte. Es solo un molde reutilizable.

7.21.1 Crear una plantilla

1. En Menú → Plantillas (Contratos), haga clic en Nueva plantilla.
2. Complete el nombre de la plantilla (solo para identificarla en este catálogo) y el título del contrato (el que verá el cliente).
3. Si la plantilla incluye pagos, configure frecuencia de pago, subtotal e impuestos (mismo selector que en Contratos).
4. Configure Renovación automática y Requiere firma según corresponda.
5. Agregue las cláusulas que quiere que traiga cada contrato creado desde esta plantilla.
6. Haga clic en Crear plantilla.

7.21.2 Usar una plantilla al crear un contrato

1. Vaya a Contratos → Nuevo contrato.
2. En el selector "Empezar desde una plantilla", elija la plantilla deseada.
3. La página se recarga con título, frecuencia, subtotal, impuestos, renovación automática, requiere firma y cláusulas ya prellenados.
4. Elija Cliente y, si aplica, Sitio — son los únicos campos que quedan vacíos.
5. Ajuste cualquier otro campo si ese cliente en particular necesita algo distinto, y guarde normalmente.

Cambiar datos al crear el contrato no modifica la plantilla — la plantilla es un punto de partida, no queda vinculada al contrato resultante.

7.21.3 Pausar, editar y eliminar

• Pausar/Activar: toggle en la lista — una plantilla pausada no aparece en el selector de "Nuevo contrato".
• Editar: modifica cualquier campo, incluidas cláusulas e impuestos. No afecta contratos ya creados desde ella.
• Eliminar: borra la plantilla permanentemente. No afecta ningún contrato ya creado a partir de ella — la relación es solo de copia al momento de crear.

Ejemplo: Título Mantenimiento {periodo} → genera Mantenimiento del 15 de Junio al 14 de Julio de 2026.

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7.22 Módulo de Series de Actividades

Ruta: Menú lateral → Series (Actividades)

Permisos requeridos: activity_series.list · activity_series.create · activity_series.edit · activity_series.delete

7.22.1 ¿Qué es una Serie de Actividades?

Una Serie es una plantilla de actividad recurrente. En lugar de crear manualmente una actividad cada semana o cada mes para el mismo cliente, se define la serie una sola vez y el sistema genera automáticamente cada actividad en la fecha que corresponda.

Casos de uso típicos: mantenimiento preventivo mensual en un sitio, visita quincenal de inspección, fumigación trimestral, revisión semanal de equipos.

Cada actividad generada por la serie queda vinculada a ella, lo que permite ver el historial completo de ejecuciones desde el detalle de la serie.

7.22.2 Lista de Series

Muestra todas las series del tenant ordenadas por: Activas primero, luego por próxima ejecución.

Columna	Descripción
Título	Nombre descriptivo de la serie
Cliente	Cliente al que aplica, o la etiqueta Interna si es una serie sin cliente
Servicio	Tipo de servicio asociado
Técnico asignado	Quién ejecutará cada actividad generada
Frecuencia	Con qué periodicidad se generan las actividades
Próxima ejecución	Fecha en que se creará la siguiente actividad
Estado	Activa / Pausada

7.22.3 Crear una Serie

Desde el módulo de series: haga clic en + Nueva serie, complete el formulario y haga clic en Crear serie.

Desde el alta o edición de una actividad: el botón Nueva serie abre el formulario de series ya lleno con lo que capturó en la actividad (interna o cliente, sitio, servicio, responsable, título, descripción, fecha, hora y duración). En el alta, el botón queda gris hasta que tenga los datos mínimos y le dice qué falta (cliente o marcarla interna, título, responsable y fecha); si marcó Actividad grupal, le avisa que una serie es para un solo cliente.

Desde un contrato activo: abra el contrato → "Generar serie" (botón verde) → el formulario se abre prellenado con título, cliente, frecuencia y fecha de inicio del contrato → asigne el técnico y ajuste lo necesario → Crear serie (queda vinculada al contrato automáticamente, ver 7.18.11).

Campo	Obligatorio	Descripción
Título	✅	Nombre descriptivo (ej: "Mantenimiento mensual - Planta Norte")
Descripción	—	Instrucciones o detalle adicional para el técnico
Serie interna (sin cliente)	—	Casilla para tareas de su propia empresa (ej. revisar anuncios, hacer inventario). Oculta el cliente y el sitio; las actividades que genera nacen Confirmadas y llevan la etiqueta Interna
Cliente	✅ (salvo serie interna)	Cliente al que pertenece la serie
Contrato	—	Contrato bajo el que se ejecutan las actividades
Sitio	—	Ubicación donde se realiza el servicio. Se elige de los sitios del cliente, en el alta y en la edición (antes el sitio de un contrato se perdía y al editar se borraba)
Servicio	—	Tipo de servicio (color en calendario + formulario de campo). El selector indica si cada servicio requiere confirmación o se confirma sola, y la opción + Nuevo tipo de servicio… lo crea ahí mismo (7.7.3). Si no aplica ningún tipo, se deja vacío sin problema
Técnico asignado	✅	Usuario que ejecutará las actividades generadas
Frecuencia	✅	Diaria / Semanal / Quincenal / Mensual / Bimestral / Trimestral / Semestral / Anual
Día del mes	—	Para frecuencias mensuales o superiores: día exacto (1–31) en que inicia cada ocurrencia
Duración del tramo (días)	—	Solo frecuencias mensuales o superiores. Ver nota abajo
Duración de la actividad (minutos)	✅	Duración estimada de cada visita
Fecha de inicio	✅	Desde cuándo debe generar actividades
Hora de inicio	✅	A qué hora se agenda cada actividad generada (por defecto 08:00)
Fecha de fin	—	Si la serie tiene fecha de término definida
Máximo de ocurrencias	—	Número máximo de actividades a generar (vacío = sin límite)

Cliente (salvo en series internas) y Técnico asignado son obligatorios. Dejarlos vacíos hacía que la serie quedara atorada (fallaba en silencio cada vez que el cron intentaba generar la actividad real).

Tramo de varios días por ocurrencia: además del día de inicio, se puede indicar una Duración del tramo (días) — ej. "día 18, dura 5 días" cubre del 18 al 22 (si cruza fin de mes, continúa en el siguiente sin problema). Con duración > 1 día aparece la opción "Es una sola actividad por ocurrencia": marcada, genera una actividad con "ventana" completable cualquier día del tramo; sin marcar (default), genera una actividad independiente por cada día del tramo. El tramo completo cuenta como una sola ocurrencia de la recurrencia.

Para frecuencias mensuales o superiores, si el mes no tiene el día configurado (ej. día 31 en febrero), el sistema ajusta automáticamente al último día del mes.

7.22.4 Generación Automática

Un proceso diario (cron, 1:00 a.m. hora México) revisa las series activas: si la próxima ejecución es hoy o anterior, crea la actividad y calcula la siguiente fecha; si la serie tiene fecha de fin o máximo de ocurrencias ya alcanzado, la pausa automáticamente.

Recuperación de períodos vencidos (catch-up): si la próxima ejecución quedó varios períodos atrasada, el sistema genera todas las actividades vencidas en una sola ejecución, avanzando período por período hasta la fecha actual.

7.22.5 Pausar/Activar e Historial

• Pausar/Activar: toggle en la lista — una serie pausada no genera nuevas actividades (las ya creadas no se eliminan).
• Editar: modifica cualquier campo; los cambios solo aplican a actividades futuras. Si cambia la frecuencia o el día del mes, actualice también "Próxima ejecución" para evitar una actividad en fecha incorrecta.
• Historial (ícono de reloj): muestra todas las actividades generadas por esa serie — folio, fecha, técnico y estado.

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7.23 Bandeja de agentes

Ruta: Menú lateral → sección Análisis → Bandeja de agentes

Permiso requerido: agents.inbox (el rol Administrador lo trae por defecto). La opción solo aparece en el menú si su empresa tiene prendido al menos un agente que deja avisos en la bandeja (Clientes, Cobranza, Cotizaciones, Inventario, Clientes frecuentes o Caja — ver 7.2.6). Junto al nombre, un número rojo indica cuántos pendientes hay.

Objetivo: ver en un solo lugar lo que detectaron los agentes y llevar control de qué ya se atendió, para que no le avisen lo mismo cada mañana.

Pantalla:

• Arriba, un resumen de los últimos 30 días: cuántos avisos se atendieron, cuántos se resolvieron solos y cuántos no aplicaban.
• Dos pestañas: Pendientes (con su número) y Cerradas (lo cerrado en los últimos 30 días, con quién lo cerró y la nota, si dejó una).
• Si tiene más de un agente activo, chips para filtrar: Todos y uno por agente, cada uno con su número. Los avisos por correo o notificación de cada agente llevan a la bandeja ya filtrada por ese agente.

Cada aviso muestra el agente que lo generó, desde cuándo está pendiente, qué pasa, el detalle y una línea Qué hacer con la sugerencia.

Botones de cada aviso:

Botón	Qué hace
Ver	Abre el cliente, cobro, cotización o producto del aviso
Ya lo atendí	Lo cierra como atendido. No se vuelve a avisar mientras la situación siga igual
No aplica	Lo cierra como descartado. Le pregunta, de forma opcional, por qué (p. ej. "solo le vendo productos")
Volver a pendientes	En la pestaña Cerradas, regresa un aviso atendido o descartado a Pendientes

Acciones de un clic: según el tipo de aviso, y solo si su rol tiene el permiso correspondiente, aparecen botones que lo llevan directo al siguiente paso con el cliente ya elegido:

Aviso	Botones
Clientes — pago pendiente	Escribirle por WhatsApp (con el mensaje listo) · Agendar llamada (crea una actividad "Llamada de cobranza")
Clientes — contrato por vencer	Escribirle por WhatsApp · Cotizar la renovación
Cobranza — dejó de escribirle al cliente	Escribirle por WhatsApp (menciona el folio) · Agendar llamada
Cotizaciones — sin respuesta	Escribirle por WhatsApp · Agendar llamada (seguimiento de la cotización)
Inventario — stock	Registrar compra (compra de stock)
Clientes frecuentes	Según la sugerencia: Crear cobro recurrente, Programar visitas (serie de actividades), Hacerle una cotización (precio por volumen) o Hacer contrato; y Escribirle por WhatsApp

El botón de WhatsApp solo aparece si el cliente tiene teléfono capturado.

Cómo se cierran los avisos solos: si lo que detectó el agente deja de pasar (el cliente pagó, el producto se surtió, la cotización se contestó), el aviso sale de Pendientes y queda en Cerradas como se resolvió solo. Si más adelante vuelve a pasar, se reabre.

"No aplica" en Clientes frecuentes es permanente: si marca a un cliente como "no aplica", ni ese agente ni el Informe ejecutivo le vuelven a sugerir nada para ese cliente.

Caja: cada venta rara entra como un aviso aparte y se queda en Pendientes hasta que alguien la revise; no se cierra sola.

Recordatorio diario del agente Clientes: si ese día no hay avisos nuevos pero siguen pendientes de días anteriores, los administradores reciben un recordatorio corto (campana y notificación push): "N pendientes en la bandeja del CRM", con los títulos de hasta tres y el enlace a la Bandeja. Si no queda nada pendiente, no llega nada.