16. BUENAS PRÁCTICAS

16.1 Para Todos los Usuarios

Cierre siempre su sesión al terminar de trabajar, especialmente en computadoras compartidas. Use el botón Cerrar sesión en el menú de perfil.
No comparta su contraseña con nadie, ni siquiera con su supervisor. Si alguien necesita acceso, el administrador debe crear una cuenta independiente.
Active el 2FA para proteger su cuenta. Una contraseña robada sin el segundo factor no es suficiente para acceder al sistema.
Mantenga actualizado su correo electrónico en el perfil. Es el canal principal de comunicación del sistema.
Lea las notificaciones diariamente para no perder actualizaciones importantes de actividades y tickets.
Use comentarios en lugar de mensajes externos (WhatsApp, correo personal) para comunicaciones relacionadas con actividades y tickets. Así queda todo documentado en el sistema.

Establezca roles con el mínimo de permisos necesarios. Un técnico no necesita acceso a la configuración de la empresa. Un operador no necesita eliminar registros.
Revise periódicamente los usuarios activos. Desactive inmediatamente las cuentas de empleados que dejen la empresa.
Complete el catálogo de servicios antes de crear actividades. Un catálogo bien definido con formularios apropiados garantiza que los técnicos capturen toda la información necesaria.
Configure los correos electrónicos de sus clientes correctamente. La comunicación automática del sistema depende de tener correos válidos registrados.
Monitoree el módulo de Reportes al menos una vez por semana para detectar cuellos de botella (actividades atrasadas, tickets vencidos, cotizaciones sin respuesta).
Documente los formularios de servicio con instrucciones claras. Use las etiquetas de los campos para indicar exactamente qué debe medir o describir el técnico.
Haga respaldos frecuentes de su catálogo de servicios y configuración exportando la información disponible.

Revise el calendario de actividades cada mañana para identificar conflictos de agenda, técnicos sobrecargados o clientes sin atender.
Confirme que las actividades urgentes están siendo atendidas antes de que venza el SLA.
Use los comentarios internos para dar instrucciones adicionales al técnico sin que el cliente las vea.
Distribuya equitativamente la carga de trabajo entre técnicos. Evite asignar múltiples actividades urgentes al mismo técnico simultáneamente.
Revise las cotizaciones en estado "Enviada" que llevan más de 3 días sin respuesta. Es momento de dar seguimiento telefónico al cliente.
Verifique los tickets con SLA próximo a vencer diariamente y priorice su resolución.

Conecte su teléfono a WiFi o datos móviles antes de salir a campo. Descargue las actividades del día para uso sin conexión si va a zonas sin señal.
Registre la llegada inmediatamente al llegar al sitio. No espere para registrarla "cuando tenga tiempo".
Tome fotos de calidad. Fotos borrosas o mal iluminadas no sirven como evidencia. Tome fotos claras, con buena iluminación y encuadre que muestre el equipo/trabajo con claridad.
Documente los hallazgos inesperados en los comentarios. Si encuentra algo fuera de lo esperado, regístrelo inmediatamente aunque no sea parte del servicio contratado. Esto puede generar una actividad de seguimiento o una cotización adicional.
No cierre la actividad hasta que esté 100% terminada. Si debe regresar al día siguiente, deje el estado en "En Proceso" y registre en comentarios qué falta.
Use el asistente de IA si tiene dudas sobre el diagnóstico técnico o si necesita redactar un informe de cierre profesional.

Siempre incluya una fecha de vencimiento en las cotizaciones. Esto crea urgencia en el cliente y evita que queden cotizaciones abiertas indefinidamente.
Sea específico en las descripciones de las partidas. "Servicio de mantenimiento" no dice nada. "Mantenimiento preventivo de compresor de tornillo 50 HP: incluye cambio de filtros, aceite y revisión de válvulas" es claro y profesional.
Agregue notas y condiciones claras: tiempos de entrega, materiales que el cliente debe proporcionar, exclusiones del servicio.
Haga seguimiento a las cotizaciones enviadas después de 48-72 horas sin respuesta. Un recordatorio amable puede acelerar la decisión del cliente.
Registre siempre los pagos con comprobante. Esto evita disputas futuras y mantiene el historial financiero en orden.

Categorice correctamente la prioridad. Marcar todo como "Urgente" devalúa la clasificación y causa fatiga de alerta en el equipo. Reserve "Urgente" para problemas críticos reales.
Responda dentro del SLA. Si no puede resolver inmediatamente, envíe una respuesta de acuse de recibo informando que está trabajando en ello. Esto mantiene la confianza del cliente.
Proporcione soluciones, no solo diagnósticos. "El problema se debe a X" no ayuda al cliente. "El problema se debe a X. Para resolverlo, siga estos pasos: 1... 2... 3..." es lo que el cliente necesita.
Documente la solución en la respuesta final. Otros miembros del equipo pueden necesitar resolver el mismo problema en el futuro. Una respuesta bien documentada se convierte en base de conocimiento.
Cierre el ticket solo cuando esté resuelto. No cierre antes de confirmar con el cliente que el problema fue solucionado satisfactoriamente.